E-Mail Schreiben Erstellen Versenden

Geändert am Do, 5 Jun um 11:31 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Grundlagen
Rechtschreibprüfung
Dateianlagen
Ansehen von Dateianlagen
Löschen von Dateianlagen
Email versenden

Grundlagen

Um eine neue E-Mail zu erstellen, gehen Sie oben im Menü auf „E-Mail erstellen/löschen/kopieren“ und dann auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“. Es wird (wie im Brieftext) links in der Tabelle ein neuer Eintrag angefügt. Rechts sehen Sie den dazugehörenden E-Mail-Text, der natürlich jetzt noch leer ist.

Haben Sie das E-Mail-Modul neutral (also kein offenes Dokument) betreten, ist oben die Empfängeradresse leer - ebenso wie das Feld „An E-Mail-Adresse“.

Wurde das E-Mail-Modul kundenbezogen oder auftragsbezogen (aus einem offenen Dokument oder dem Auftragsfenster) geöffnet, ist die Empfängeradresse und (falls in der Kundenverwaltung angelegt) auch die Empfänger-E-Mail-Adresse bereits eingetragen.

Wichtig sind die 3 Angaben „An E-Mail-Adresse“, „Betreff“ und die eigentliche „E-Mail-Nachricht“ (E-Mail- Text). Der Betreff mit einer kurzen und markanten Angabe wird links in die Tabelle unter „Bezeichnung“ eingetragen, sofern dort noch nichts eingetragen wurde.

Rechtschreibprüfung

Wie im LV-Vor-/Nachtext und im Brieftext gibt es auch hier eine Rechtschreibprüfung. Ist die Rechtschreibprüfung (Kästchen rechts oberhalb der EMail-Nachricht) aktiviert, werden unbekannte Wörter rot unterstrichen. Mit der Schaltfläche Optionen können Sie Vorschläge für die korrekte Schreibweise erhalten. Außerdem können Sie unbekannte Wörter ins Wörterbuch aufnehmen - diese werden Ihnen dann beim nächsten Auftreten nicht mehr „angekreidet“.

Dateianlagen

Unten haben Sie die Möglichkeit, Ihrem E-Mail beliebig viele Dateianlagen beizufügen. Um Dateianlagen anzufügen, gibt es drei Möglichkeiten:

a) Normale Auswahl:

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlage anfügen“. Es öffnet die normale Windows-Datei-Auswahlbox. Dort können Sie wie in Windows üblich eine Datei auswählen und mit „OK“ in die Liste übernehmen. Sie können nacheinander auch mehrere Dateien anfügen indem Sie den Vorgang wiederholen.

b) Auswahl aus den „Angehängten Dateien“

Im nächsten Kapitel finden Sie die Dokumentenverwaltung. Dieses sind dem System, einem Kunde oder einem Auftrag zugehörige Dateien (wie z.B. PDF-Dateien, Bilder/Fotos, GAEB-Dateien, Word-Dateien, Excel-Dateien uvm.). Aus diesen „angehängten Dateien“ können Sie Einträge übernehmen und als E-Mail-Anlage versenden. Klicken Sie dazu unten auf die Schaltfläche „Angehängte Dateien“.

c) Drag and Drop vom Windows-Explorer (Dateimanager)

Haben Sie den Windows-Explorer gerade offen, ist es die eleganteste Methode Dateianlagen zu Ihrer E-Mail hinzuzufügen. Markieren Sie dazu im Windows-Explorer eine oder mehrere Dateien. Ziehen Sie diese dann bei gedrückter linker Maustaste auf das gelbe Feld rechts unter der Dateiliste und lassen die Maustaste los. Alle markierten Dateien werden sofort zur Liste der Dateianlagen hinzugefügt.

Ansehen von Dateianlagen

Klicken Sie auf der Liste in der gewünschten Zeile auf das Lupe-Symbol. Bei gebräuchlichen Dateien können diese meist auch angezeigt werden. Unter Umständen erscheint eine Auswahl-Box in der Sie angeben müssen, mit welcher Anwendung die Datei geöffnet werden kann.

Löschen von Dateianlagen

Klicken Sie auf der Dateiliste in der gewünschten Zeile auf das rote „X“. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Datei aus der Liste entfernt. Die eigentliche Datei wird selbstverständlich nicht von Ihrer Festplatte gelöscht!

Email versenden

Um die E-Mail zu versenden, klicken Sie unten einfach auf die Schaltfläche „E-Mail absenden“. In der Liste der Email, links im Fenster wird unter der Spalte „Gesendet“ das Versanddatum und die Zeit gespeichert.