Textbusteine & Vorlagenverwaltung

Oft muss man Standardbriefe oder entsprechend individuell abgeänderte Briefe schreiben. Es wäre umständlich, diese Briefe jedesmal neu zu schreiben.

Stattdessen erstellen Sie den Brief einmal und legen diesen als „Mustervorlage“ ab. Sie können auf diese Weise beliebig viele unterschiedliche Vorlagen für alle möglichen Zwecke anlegen.

Möchten Sie einen Brief schreiben für die eine Ihrer Vorlagen passt, übernehmen Sie einfach die Vorlage auf den aktuellen Brief. Natürlich können Sie die übernommene Vo lage nun auf den individuellen Fall abändern.

Vorlage abspeichern

Wenn Sie einen aktuellen Brief als Vorlage abspeichern möchten, weil Sie ihn in dieser oder ähnlicher Form an anderer Stelle wieder verwenden möchten, gehen Sie oben im Menü auf „Muster- Vorlagenverwaltung“ und dann auf den Punkt „Diesen Brief als neue Mustervorlage speichern“.

Es öffnet sich die Vorlagenverwaltung und der Brief wird unten angefügt. Das Fenster sieht prinzipiell wie die normale Brief-Verwaltung aus. Der neuen Vorlage sollten Sie nun noch einen Namen (Bezeichnung) geben. Dazu ändern Sie den Eintrag „Bitte ändern Sie mich“ in eine sinnvolle Bezeichnung um.

Vorlage übernehmen / Verwaltung

Um eine Vorlage zu holen (als aktuellen Brief zu übernehmen) oder einfach um Vorlagen anzulegen, zu löschen oder zu ändern gehen Sie im Menü auf „Muster-Vorlagenverwaltung“ und dann auf „Brief- Vorlage holen / Verwaltung“. Sie gelangen prinzipiell in dasselbe Fenster wie die eigentliche Brief- Verwaltung.

Die Menü‘s sind identisch. Da es sich um Vorlagen handelt, kann hier keine Empfängeradresse eingegeben werden. Das machen machen Sie nach der Übernahme im eigentlichen Brief.

Um eine Vorlage zu übernehmen, klicken Sie links in der Tabelle die gewünschte Vorlage an und gehen unten auf die Schaltfläche „Übernahme“. Das Fenster wird verlassen und die Vorlage in den eigentlichen Brief übernommen. Dort ändern Sie den Brief eventuell ab und drucken diesen aus.

Alles andere, wie das Löschen, das Kopieren oder die Bearbeitung der Vorlagen ist identisch wie im eigentlichen Brieftext-Fenster - deshalb ist hier keine weitere Erklärung notwendig.