Dokumentenverwaltung

INHALTSVERZEICHNIS

• Allgemeines 
• Dokument anlegen (Angebot, Lieferschein, Rechnung,...) 
• Welches Dokument soll erstellt werden? 
• Bestehendes Dokument bearbeiten 
• Dokument löschen 
• Formulare 

Allgemeines 

Haben Sie für den Kunden einen Auftrag angelegt oder einen bestehenden Auftrag geöffnet, gelangen Sie in dieses „Dokumentenfenster“. In diesem Fenster finden Sie alle Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder auch Gutschriften zu dem gewählten Auftrag. 

Dokument anlegen (Angebot, Lieferschein, Rechnung,...) 

Um ein neues Dokument (z.B. Angebot oder Rechnung) anzulegen, klicken Sie links oben auf „Neues Dokument“. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier wählen Sie aus, was für ein Dokument (z.B. Angebot, Rechnung usw.) Sie erstellen möchten, und ob Sie Daten aus einem bereits bestehenden Dokument übernehmen möchten. 

In der Regel wird zuerst ein Angebot erstellt. Erhält man den Auftrag, wird danach ein Lieferschein, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung erstellt. 

Möchte man z.B. ein bestehendes Angebot in eine Rechnung umwandeln, wäre es natürlich aufwendig, die Rechnung nochmals neu zu schreiben. Deshalb gibt es ein automatisch arbeitendes Kopiersystem. 

Welches Dokument soll erstellt werden? 

Zuerst wählen Sie im oberen Bereich des Fensters aus, welches Dokumnet erstellt werden soll. Standardmäßig steht die Auswahl bereits auf „Angebot“. 

Leeres Dokument erstellen / Daten aus vorherigem Dokument übernehmen? 

Im zweiten Schritt wählen Sie aus, ob das neue Dokument ohne Daten erstellt werden soll, oder ob Sie die Daten aus einem bereits bestehenden Dokument übernehmen möchten (z.B. von einem Angebot in die Rechnung) 

Wenn es in dem Auftrag noch kein Dokument gibt, sehen SIe nur die schwarze Schaltfläche „Neues Angebot ohne Daten erstellen“. 

Wenn Sie allerdings z.B. von einem Angebot eine Auftragsbestätigung oder Rechnung erstellen möchten, wählen Sie unten aus der Tabelle das gewünschte Dokument aus und klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche „Dokument(e) in neues Angebot/Rechnung kopieren“. Das Programm legt dann das neue Dokument an und übernimmt automatisch alle ausgewählten Daten aus dem bestehenden Dokument. 

Es können so beliebig viele Dokumente für einen Auftrag (Bauvorhaben) erstellt werden. 

Im Kapitel 5.7.5 finden Sie weitere Infos zu diesem Fenster.

Bestehendes Dokument bearbeiten 

In der Dokumentenverwaltung sehen Sie alle bereits bestehenden Dokumente zu diesem Auftrag. Um ein Dokument anzusehen, zu drucken oder zu bearbeiten, klicken Sie die entsprechende Zeile doppelt an oder gehen in der Zeile auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. 

Dokument löschen 

Um ein Dokument zu löschen, markieren Sie das zu löschende Dokument, indem Sie es mit der Maus anklicken. Dann klicken Sie oben auf „Aktuelles Dokument löschen“. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Dokument gelöscht. 

Beim Löschen wird das Dokument sowie alle davon abhängigen Unterdokumente wie Rapporte, Aufmass oder Projektkalkulationen gelöscht. 

Formulare 

Über dieses Menü haben Sie die Möglichkeit, Leerformulare für den Auftrag auszudrucken. Sie können hier ein Auftragsformular, Rapportformular oder ein Aufmaßformular drucken und mit auf die Baustelle nehmen. 

Briefe/EMails/Anhänge 

Wie auch im letzten Fenster (dem Auftragsfenster) gibt es ein Menü um z.B. Briefe oder EMails zu erstellen und zu drucken/versenden oder Fremddateien (wie z.B. Word, Excel, PDF) „anzuhängen.“ 

Im Auftragsfenster werden diese Daten zum jeweiligen Kunden abgelegt. Hier im Dokumentenfenster haben Sie bereits einen Auftrag angelegt oder ausgewählt. Deshalb werden hier erfasste Briefe, EMails oder Dateianhänge zum ausgewählten Auftrag gespeichert/abgelegt.