Auftragsverwaltung

Allgemeines 

Im Kapitel erste Schritte wurde das Prinzip bereits vorgestellt und angewendet. Weil es so wichtig ist, dies zu verstehen - hier zur Wiederholung nachfolgend noch einmal das Schema: 

Alle Aufträge werden kundenbezogen angelegt. Man muss also zwingend in der Kundenverwaltung zuerst einen Kunden anlegen. In diesem Kunden wird dann ein Auftrag angelegt, in dem dann ein Angebot oder eine Rechnung erstellt wird. Alle LV-Dokumente, die für den Auftrag benötigt werden, werden im selben Auftrag erstellt. 

Auftrag anlegen / Auftragsdaten ändern 

Wenn Sie für ein Bauvorhaben ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung erstellen wollen, ist für dieses Bauvorhaben einmalig ein Auftrag anzulegen. 

Klicken Sie zunächst im Hauptmenü auf die Schaltfläche „Auftrag bearbeiten“. Rufen Sie Ihren Kunden auf, oder legen diesen neu an. Mit einem Doppelklick auf die Kundenadresse oder einem Klick auf die Schaltfäche „Weiter (F12)“ gelangen Sie in das hier abgebildete Auftragsfenster. 

Wie bereits im Kapitel „Erste Schritte“ gezeigt, klicken Sie links oben auf „Neuen Auftrag anlegen“. 

Nun geben Sie im nachfolgenden Fenster eine Auftragsbezeichnung ein und legen den Auftrag an. 

Danach gelangen Sie automatisch ins Dokumentenfenster. Dazu in Kapitel „3.3 Dokumentenverwaltung“ mehr. 

In diesem Fenster können Sie später auch noch die Auftragsbezeichnung ändern, einen Kommentar zum Auftrag hinterlegen oder eine eigene Auftragsnummer eintragen. Klicken Sie dazu einach in die Tabelle und tragen Sie den neuen Wert ein. 

In der Spalte „Status“ können Sie den Auftragsstatus für jeden Auftrag angeben. Klicken Sie dazu auf den Pfeil rechts neben dem Status und wählen Sie den nene Status aus. Oberhalb der Tabelle können Sie anklicken, welche Aufträge mit welchem Status angezeigt werden sollen. 

Bestehender Auftrag bearbeiten 

Im Auftragsfenster sehen Sie die Liste aller bestehenden Aufträge für den betreffenden Kunden. Mit der Schaltfläche „Öffnen“ gelangen Sie in die Dokumentenverwaltung. Siehe Kapitel „3.3 Dokumentenverwaltung“.

Auftrag löschen 

Um einen Auftrag zu löschen, markieren Sie diesen mit der Maus. Klicken Sie dann oben im Menü auf „Auftrag löschen“. Beachten Sie, dass alle Dokumente die zu dem Auftrag gehören, unwiderruflich gelöscht werden. Dieser Vorgang lässt sich auch nicht mehr rückgängig machen! 

Briefe / EMails / Anhänge 

Oben in diesem Menü gibt es einige weitere Menüpunkte um: 

- Kunden- / Auftragsbezogene Briefe zu erstellen und auszudrucken 

- Kunden- / Auftragsbezogene EMails zu schreiben und zu versenden 

- Andere Dateien (z.B. Word, Excel, PDF) zum Kunde / Auftrag „anzuhängen“ 

Alle diese Funktionen werden im Kapitel 7 oder natürlich in der jeweiligen Hilfe-Funktion (F1) näher beschrieben. 

Umsatzdaten anzeigen 

Mit deser Funktion öffnen Sie das Fenster „Umsätze / Listen“ und es werden automatisch die Umsatzdaten des aktuellen Kunden angezeigt.