Wenn wir den Auftrag zu unserem Angebot erhalten und ausgeführt haben, ist es an der Zeit, aus dem Angebot eine Rechnung zu erstellen.
INHALTSVERZEICHNIS
Wir starten das Programm.
Unser Ziel ist es, aus dem Angebot eine Rechnung zu machen und dort noch Änderungen vorzunehmen.
Um in einen bestehenden Auftrag zu kommen, geht es sehr bequem über die Liste der „Zuletzt bearbeitete Dokumente“, unten im Bildschirm. Dort sehen Sie alle Dokumente die Sie geöffnet haben. Sie können darüber dann entweder den Kunde in der Adressverwaltung öffnen, das Auftragsfenster oder das Dokumentenfenster des Auftrags öffnen oder direkt in das eigentliche LV-Dokument (also Angebot/ Rechnung/...) gehen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Dokument bearbeiten“.
Kunde auswählen
Sie wählen aber den normalen Weg über die Schaltfläche „Auftrag bearbeiten“.
Sie befinden sich jetzt wieder in der Kunden/Adressverwaltung.
Suchen Sie sich Ihren gewünschten Kunden aus und klicken Sie die Tabellenzeile doppelt an (am besten ganz vorne in der grauen Spalte). Oder Sie klicken in der gewünschten Adresszeile auf die Schaltfläche „Weiter (F12)“.
Auftrag auswählen
In der Auftragsverwaltung finden Sie Ihren bestehenden Auftrag. Diesen öffnen Sie mit der Schaltfläche „Öffnen“ oder mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile
Rechnung anlegen (Kopie vom Angebot)
Sie befinden sich im Dokumentenfenster. Hier finden Sie in der Tabelle das Angebot.
Allerdings möchten Sie nicht in das Angebot, sondern zusätzlich zu diesem Angebot die Rechnung erstellen. Deshalb klicken wir links oben auf „Neues Dokument (Angebot/Rechnung)“.
Hier klicken Sie nun zunächst oben an, dass Sie eine Rechnung erstellen möchten.
Nun sehen Sie unten in der Tabelle das bestehende Angebot. Dieses ist automatisch bereits markiert und Sie können auf die Schaltfläche „Dokument(e) in neue Rechnung kopieren“ anklicken. Wenn Sie eine neue, dem Angebot unabhängige Rechnung erfassen möchten, müssten Sie die obere (schwarze) Schaltfläche „Neue Rechnung ohne Daten erstellen“ anklicken.
Sie möchten in unserem Beispiel jedoch die Daten aus dem Angebot übernehmen und klicken deshalb die blaue Schaltfläche unten an.
Kopierte Rechnung bearbeiten
Jetzt sind Sie wieder in der LV-Aufstellung der neu kopierten Rechnung und sehen gleich alle Positionen aus dem Angebot.
Vortext eingeben / ändern
Das Angebot wurde übernommen. Wir starten wieder oben mit dem linken Reiter „Adresse/Kopf/ Vortext“. Hier sehen Sie nun rechts oben, dass es sich hier um eine Rechnung handelt. Sie brauchen nichts machen, auch die fortlaufende Rechnungsnummer wird automatisch eingetragen.
Entsprechen der voreingestellten Übernahmeeinstellung wird der Vortext unten nicht aus dem Angebot übernommen, da bei Rechnungen meist gar kein Vortext geschrieben wird.
LV-Aufstellung ändern/erweitern
Klicken Sie wieder auf den Reiter „LV-Aufstellung“. Als erstes nehmen Sie eine Änderung vor. In der zweiten Zeile ersetzen wir die Menge „50“ durch „60“ Quadratmeter. Sofort nach der Bestätigung mit <ENTER> wird auch der Gesamtpreis neu berechnet.
Zusätzlich sind noch weitere Arbeiten angefallen. Diese möchten Sie unten anfügen. Dazu erstellen Sie in der letzten Zeile wieder eine T-Zeile (Titelüberschrift) und geben unter der Spalte „Bezeichnung“ das Wort „Regiearbeiten“ ein.
Danach schreiben wir z.B. folgende zwei Zeilen.
Summen/Zuschläge/AZ‘s
Jetzt gehen Sie auf den Reiter „Summen/Zuschläge/AZ‘s“. Hier sehen Sie die Summen des aktuellen Dokuments. Zusätzlich dazu können Sie hierüber auch sowohl Zu- als auch Abschläge auf die Gesamtsumme eintragen. Einige Textvorschläge können Sie über die Auswahlfelder aufrufen, oder wenn Sie möchten selber einen Text eingeben. Die Eingabe der Zu- und Abschläge kann sowohl prozentual als auch als pauschaler Betrag hinterlegt werden. Abschläge müssen mit einem - (Minuszeichen) vorangestellt eingegeben werden.
Nachtext eingeben/ändern
Gehen Sie weiter auf den Reiter „Nachtext“. Auch hier wurde der Text bewusst nicht aus dem Angebot übernommen. Denn hier in der Rechnung schreibt man generell etwas anderes als im Angebot.
Sie können z.B. „Vielen Dank für Ihren Aufrag“ schreiben.
Klicken Sie zum Schluß auf den Reiter „Drucken/Faxen/EMail“.
Bevor Sie die Rechnung endgültig drucken, können sie die Funktion“Probedruck“ auswählen. Diese Form des Druckes soll Ihnen die Möglichkeit geben, einen Vorabdruck zu erstellen, den Sie dann nochmals prüfen können, bevor sie das Dokument endgültig drucken. Der Probedruck kann beliebig oft ausgeführt werden, vorausgesetzt, dass das Dokument noch nicht über die Schaltfläche „Drucken“ endgültig gedruckt wurde oder der Versand per Email durchgeführt wurde.
Nachdem die Rechnung gedruckt wurde, können Sie das Dokument wieder verlassen. Wenn Sie oben rechts auf den grünen Haken klicken, gelangen Sie wieder ins „Basisfenster“.
eRechnung (ZUGFeRD 2.0)
Sie haben die Möglichkeit für öffentliche Auftraggeber Ihre Rechnungen im Format eRechnung / ZuGFeRD auszugeben und zu versenden. Nähere Informationen finden Sie in Kapitel „5.6.3. eRechnung (ZUGFeRD 2.0)“
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