Erste Schritte (Angebot/Rechnung)

Geändert am So, 8 Jun um 4:10 NACHMITTAGS

Vorgehensweise

Nach diesem Einstieg wissen Sie, wie man Kunden anlegt, Kunden sucht, Aufträge anlegt sowie LV-Dokumente (LV steht für Leistungsverzeichnis) wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen erstellt.

Außerdem wird Ihnen gezeigt, wie Sie aus einem Angebot im handumdrehen eine Rechnung erstellen und wie Sie die erstellten Dokumente ausdrucken können.

Struktur

In baufaktura werden alle Aufträge „kundenbezogen“ angelegt. Nur über die Kundenverwaltung gelangen Sie in einen Auftrag.

Zu jedem Kunden können beliebig viele Aufträge angelegt werden.

Jeder Auftrag kann beliebig viele LV-Dokumente enthalten. So können z.B. im Auftrag mehrere Angebote enthalten sein, oder auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, mehrere Abschlagsrechnungen sowie eine Schlussrechnung. Alle LV-Dokumente werden gemeinsam in diesem Auftrag abgelegt.

Nachfolgendes Schema verdeutlicht die Auftragsverwaltung:

Ebenso verhält es sich mit den Rechnungen - ein Auftrag besteht oft aus mehreren Abschlagsrechnungen und einer Schlussrechnung. Aber auch mehrere Rechnungen für zusätzliche Materiallieferungen o.Ä.. können Bestandteil eines einzigen Auftrags sein.

Nach dem Start von baufaktura befinden Sie sich im Basisfenster:

Kunde anlegen

Um ein Angebot zu erstellen, legen Sie zunächst einen Kunden an. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Auftrag bearbeiten“.

Nun gelangen in die Adressen-/Kundenverwaltung. Es werden sofort die werksseitigen Musteradressen angezeigt.

Oben im Menü klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Adresse“. Es öffnet nun eine leere Adresse. Setzen Sie Ihren Cursor mit der Maus auf „Suchname“. Tragen Sie dort z.B. den Nach- oder Firmennamen ein. Mit der Tab-Taste gelangen Sie ins nächste Feld.

Füllen Sie die Daten wie folgt aus:

Unten links gibt es ein Eingabefeld Hinweistext. Dieses ist für spezielle, wichtige Notizen zum Kunden gedacht. Wird dieses Feld befüllt, wird das Adressfenster farblich verändert und fällt dadurch beim Aufruf des Kunden sofort ins Auge.

Nachdem Sie Ihre Kundendaten angelegt haben, öffen Sie das „Auftragsmenü“.

Sie haben drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie in das „Auftragsmenü“ gelangen:

- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter (F12)“ in der Tabelle beim gewünschten Kunden

- Drücken Sie die „F12-Taste“

- Doppelklicken Sie auf die gewünschte Adresse

Auftrag anlegen

Sie sind nun im Auftragsfenster, das wie folgt aussieht:

Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie links oben auf die Schaltfläche „Neuen Auftrag anlegen“

In diesem Fenster geben Sie nun eine Auftragsbezeichnung ein (z.B. Garagenneubau, Hofpflasterung, ...). Dies ist wichtig, um später die Aufträge wiederfinden zu können. Die eigene Auftragsnummer ist kein Pflichtfeld. Diese Nummer hat auch nichts mit der Angebots-/ oder Rechnungsnummer zu tun.

Ihre Eingabe sieht z.B. so aus:

Nun legen Sie den Auftrag mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „Jetzt den Auftrag anlegen“ an.

LV-Dokument (Angebot) erstellen

Sie befinden sich nun im Dokumentenfenster des angelegten Kunden und des neuen Auftrags.

In baufaktura nennen wir ein Angebot, einen Lieferschein oder eine Rechnung ein „LV-Dokument“ oder auch einfach „LV“ (Leistungsverzeichnis). Ein Auftrag kann viele verschiedene LV-Dokumente enthalten. So könnte in einem umfangreichen Auftrag hier ein Angebot, ein Nachtragsangebot und die Auftragsbestätigung enthalten sein. Außerdem verschiedene Abschlagsrechnungen und die Schlußrechnung.

In einem Auftrag „Materiallieferungen“ könnten wiederum etliche Lieferscheine enthalten sein und dann noch die Sammelrechnung dazu.

Hier abgebildet sehen Sie nun das Dokumenten-Fenster. Hier erstellen Sie diese LV-Dokumente.

Um ein LV-Dokument anzulegen, klicken Sie links oben auf die Schaltfläche „Neues Dokument (Angebot/ Rechnung/...). . Es öffnet sich nun dieses abgebildete Fenster:

Klicken Sie mit der Maus nun das Dokument an, welches Sie erstellen möchten. In unserem Beispiel also das „Angebot“.

Da es in diesem Auftrag ja noch kein bestehendes Dokument gibt, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Neues Angebot ohne Daten erstellen“.

Adresse/Kopf/Vortext

Nachdem das neue Dokument erstellt wurde, befinden Sie sich standardmässig auf dem Reiter „LV-Aufstellung“. Bevor wir jedoch die Positionen erfassen, klicken wir zuerst oben auf den ersten Reiter „Adresse/Kopf/Vortext“.

Hier finden wir alle wichtigen Kopfdaten (Empfängerdaten). Der obere Teil ist im wesentlichen bereits ausgefüllt. Die Adresse kommt natürlich automatisch aus der Kundenverwaltung.

Unten finden Sie den „Vortext“. Dieser Text enthält allgemeine Hinweise zum Angebot. Wir setzen mit der Maus den Cursor in das Feld und schreiben z.B. folgendes:

„Bezüglich Ihrer telefonischen Anfrage übersenden wir Ihnen nachfolgendes Angebot.“

Solche Vortexte können Sie z.B. auch als Muster abspeichern, die Sie dann in anderen Aufträgen verwenden können und Ihnen eine Menge Schreibarbeit ersparen.

Positionsaufstellung des Angebots

Das Wesentliche bei einem Angebot oder einer Rechnung ist die Positions- oder Leistungsaufstellung. Deshalb klicken wir nun oben in den Reiter „LV-Aufstellung“. Es wird folgendes Fenster angezeigt:

Sie sehen hier die Tabelle in der die Angebotsaufstellung geschrieben wird. Hier erfassen Sie alle Positionen, die Sie für dieses Angebot benötigen.

Im unteren Teil „Details zur aktuellen Eingabezeile“ gibt es weitere Reiter. Hier können Sie zu jeder Position spezielle Einstellungen oder Angaben hinterlegen, was wir in unserem Beispiel aber zunächst nicht benötigen.

Unser Ziel:

Unser Ziel ist es, ein einfaches Angebot mit ein paar Positionen zu erstellen. Als kleines Beispiel möchten wir als Bauunternehmen eine einfache Garage anbieten. Wir machen nicht alle anfallende Positionen, sondern nur 2 Titel mit je 2 Positionen.

Wir setzen den Cursor in die erste Zeile in die Spalte „ZA“. „ZA“ bedeutet Zeilenart. Hier wählen Sie aus, was für eine Zeile Sie erstellen möchten. Wir möchten als erstes einen Titel „Erdarbeiten“ machen. Dazu klappen wir die Auswahlliste durch klicken auf den Pfeil herunter. Hier wählen wir dann „T“ wie „Titelüberschrift“. Wir drücken nun <ENTER> bis unser Eingabecursor auf der Spalte „Bezeichnung“ blinkt. Dort schreiben wir „Erdarbeiten“.

Zur Bestätigung der Eingabe drücken wir erneut <ENTER> und dann nochmals <ENTER> (oder einmal F12 drücken) und landen in der zweiten Zeile.

Wir lassen unter ZA den Eintrag „N“ für Normalzeile und drücken wieder <ENTER>. Die Positionsnummer wird automatisch erstellt. Die Artikelnummer brauchen wir nicht und drücken erneut <ENTER> bis wir auf der Spalte „Bezeichnung“ stehen. Hier schreiben wir nun „Humus abschieben“. Dann bestätigen wir wieder ZWEIMAL mit <ENTER> (oder einmal mit F12) und tragen weiter folgende Daten ein:

Menge : 50

Einheit : qm

E-Preis: 3,50

Jede Eingabe bestätigen wir mit <ENTER> und gelangen dadurch immer in die nächste Spalte. Die Spalte „SF“ ist im Moment unwichtig und gehen weiter mit <ENTER>.

Als dritte Zeile geben Sie folgendes ein:

Bezeichnung: Streifenfundamente ausheben

Menge: 4

Einheit: cbm

E-Preis: 24,00

Wir gehen nun zu den Maurerarbeiten über und machen deshalb einen neuen Titel. Dann machen wir zwei weitere Zeilen wie in nachfolgender Hardcopy gezeigt wird.

Ihre Aufstellung beinhaltet nun folgende 6 Zeilen. In der Praxis brauchen wir für den Garagenanbau natürlich mehr Zeilen - aber als kleines Beispiel reicht dies völlig aus.

Summen/Rabatte ( Summen / Zuschläge / AZ`s )

In der Leistungsaufstellung sehen Sie die Summe des Angebots nicht. Deshalb gehen wir oben auf den Reiter „Summen / Zuschläge /AZ‘s“.

Wir möchten auf das Angebot noch 5% Rabatt geben. Wählen Sie im obersten Optionsfeld unter „Text des Zu-/Abschlags“ das Wort „Rabatt“ aus (statt auszuwählen, ist es auch möglich eine Bezeichnung von Hand einzutragen) . Den Eintrag „Prozentual“ lassen wir und als Prozentsatz geben wir „-5“ ein. Das Minus deshalb, um einen Abzug zu machen. Vergisst man das Minus-Zeichen vor der Zahl wird statt abgezogen hinzugerechnet.

Hier sehen Sie die Summen und Zu-/Abschläge des LV-Dokuments:

Nachtext

So wie es einen Vortext gegeben hat, können Sie am Ende der Aufstellung einen „Nachtext“ schreiben bzw. einen Musternachtext holen. Wir gehen oben auf den Reiter „Nachtext“ und schreiben z.B. folgenden Text:

Drucken

Ihr Angebot ist nun fertig. Wir müssen dieses nur noch ausdrucken. Deshalb gehen wir auf den Reiter „Drucken/Faxen/EMail“.

Hier gibt es eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten. Da die Grundeinstellungen im Allgemeinen passen, muss hier nichts verändert werden. Klicken Sie links unten auf „Vorschau“ und Sie sehen Ihr Angebot, so wie es auf Papier erscheinen würde. Im Moment ist noch der Muster-Briefkopf hinterlegt. Wie Sie den Briefkopf auf Ihre Firma umstellen wird im Kapitel „16.3 Rechnungs-/Formularköpfe“erklärt.

Auftrag verlassen

Das Angebot ist nun ausgedruckt. Um den Auftrag zu verlassen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Menü „Kunden/Aufträge“ - „Auftrag speichern/schließen“

2. Den grünen Haken rechts oben in der Symbolleiste anklicken (empfohlen)

Sie gelangen nun wieder ins „Basisfenster“.