Dokumente LV - Angebot & Rechnung

Adresse/ Kopf/Vortext 

Der Adresskopf jedes Dokuments (Angebot/Rechnung/...) ist sehr wichtig, wird aber in der Regel automatisch ausgefüllt. Wenn Sie ein Dokument betreten, stehen Sie deshalb auch generell im Reiter „LV-Aufstellung“, da oft im Kopf/Vortext gar nichts gemacht werden muss. 

Wenn doch, klicken Sie oben auf den Reiter „Adresse/Kopf/Vortext“. 

Da Sie ein Dokument ja immer über die Kundenverwaltung öffnen, steht in jedem neuen Dokument die Adresse bereits im Kopf. Natürlich können Sie die Adresse auch geringfügig ändern (z.B. Ansprechpartner hinzufügen). Ein kompletter Austausch der Adresse ist jedoch nicht zu empfehlen, da die Speicherung und die Ablage immer zur ursprünglichen Adresse erfolgt. Sie würden unter Umständen das Dokument gar nicht mehr finden. 

Der „Dokument-Typ“ (also Angebot, Rechnung, usw.) bestimmt die Art der Positionsaufstellung. Zwar sind alle LV-Typen prinzipiell identisch, trotzdem gibt es ein paar Unterscheidungen. Bei Angeboten gibt es z.B. keine Abschlagsrechnungs- oder Zahlungs-Tabelle.  

Die „LV-Bezeichnung“ können Sie meist belassen. Bei Abschlagsrechnungen wird oft die Nummer dahinter (also „Abschlagsrechnung 1“, „Abschlagsrechnung 2“ usw.) eingetragen.  Die Einträge „Zusatztext 1/2“ sind für spezielle Zusatzinformationen vorgesehen. Diese werden allerdings nur gedruckt, wenn im Brief-/Rechnungskopf die entsprechenden Platzhalter gesetzt wurden. Dazu mehr im Kapitel „16.3 Rechnungs-/Formularköpfe“. 

Wenn Sie auf die Schaltfläche mit dem „Pfeil rechts“ hinter dem Eingabefeld klicken, wird automatisch die Auftragsbezeichnung ins Feld gesetzt. Dies ist ganz praktisch wenn man diese Bezeichnung im Angebots- oder Rechnungskopf haben möchte.  

Das „Datum“ ist das Angebots-/Rechnungsdatum. Es wird automatisch eingetragen, kann aber jederzeit geändert werden.  Das „Leistungsdatum“ wird auf jeder Rechnung verlangt. 

Die beiden Felder „Int./Eig. Auftrags-Nr“ sind die interne bzw. eigene Auftragsnummer. Die interne  Nummer kann generell nicht geändert werden, die eigene Auftragsnummer nur im Auftragsfenster.  

Die „Dokument-Nr.“ ist die Angebots-/Rechnungsnummer, die bei jedem LV-Typ (Angebot, Lieferschein, AB, Rechnung) automatisch fortlaufend weitergeführt wird. Diese Nummer wird erst beim Drucken des Dokuments endgültig eingetragen und vergeben. Der Start und das Format der Nummer kann im Menü „Einstellungen“ unter „Autom. Nummernvergabe“ geändert werden.  

Im Feld „Kunden-Nr“ steht die Kundennummer des Kunden. Diese wird automatisch eingetragen. 

„Debit.- / Kred.-Kto:“

Hier tragen Sie das Debitoren- /Kreditoren-Konto des Kunden oder des Lieferanten ein. 

Auch die „USt-ID-Nr.“ des Kunden trägt das Programm automatisch aus der Adressverwaltung hier ein. 

Das Feld „Bearbeitet von“ kennzeichnet auf dem LV-Kopf, wer für diesen Auftrag zuständig ist bzw. wer diesen bearbeitet hat. Soll dieser Eintrag ausgedruckt werden, muss der Platzhalter für dieses Feld im Brief-/Rechnungskopf gesetzt werden. 

Zunächst wählen Sie im Startfenster der Software unter „Basis-Einstellungen“ den Punkt „Benutzer- Detaildaten“ aus und tragen Ihre Büromitarbeiter ein. Auf jedem PC kann ein Mitarbeiter als Standardbenutzer markiert werden. Dann können Sie den Eintrag in „Bearbeiter“ als „** Standard **“ lassen, da auf dem Druck dann der Mitarbeitername für diesen PC ausgedruckt wird. 

Der „Vortext“ besteht aus einer kleinen Textverarbeitung, die man ähnlich wie z.B. Microsoft Word bedient..Der Vortext ist nicht die Leistungsaufstellung, sondern nur für allgemeines Hinweise oder Vorbemerkungen vor der Leistungsaufstellung. 

Eine Rechtschreibprüfung ist hier ebenfalls enthalten Sie wirdmit der entsprechenden Box ein- bzw. ausgeschaltet. Die Einstellung Ein/Aus gilt gleichzeitig auch für den Nachtext und die Mustertexte. Kapitel „15.9.1. Rechtschreibprüfung in reinen Textfenstern“ nochmals erklärt. 

Mit der Schaltfläche „Sonstiges 1/2 und Vortext als Standard speichern“ können Sie für jeden LV-Typ eine Standard-Vorlage erstellen. Sind Sie z.B. in der Rechnung und speichern mit diesem Punkt den aktuellen Vortext als Standard ab, so erscheint dieser Vortext immer in jeder neuen Rechnung - nicht jedoch in einem neuen Angebot oder anderen LV-Typen. Dort können Sie ebenfalls einen Vortext eintragen und diesen als Standard speichern. 

Mit der Schaltfläche „Diesen Vortext als neuen Mustertext speichern“ können Sie den aktuellen Vortext in die Mustertext-Verwaltung aufnehmen. Sie geben dazu einen merkbaren Namen ein und können über „Mustertext holen/Verwaltung“ diesen Mustertext abrufen, ändern oder löschen. Es können beliebig viele Mustertexte angelegt werden. 

Weitere Infos finden Sie in der Hilfe mit der F1-Taste. 

Platzhalter im Vortext 

Im Vortext lassen sich diverse Platzhalter einfügen. Beim Druck werden dann statt der Platzhalter die richtigen Daten gedruckt.  Ein wichtiger Platzhalter ist z.B. die Briefanrede. Wird dieser eingefügt, wird beim Ausdruck des LV‘s automatisch die Anrede aus der Kundenverwaltung übernommen (z.B. „Sehr geehrter Herr Schuster,“).  Um einen Platzhalter einzufügen (oder auch zu löschen) klicken Sie im Reiter „Adresse/Kopf/Vortext“ rechts unten auf die Schaltfläche „VT-Platzhalter“. 

Es erscheint folgendes Fenster:

Hier können Sie einen Platzhalter in der Liste ausgewählen und mit der Schaltfläche „Diesen Platzhalter in den Text einfügen“ an die aktuelle Cursorposition übernehmen.  Dasselbe gibt es auch für den LV-Nachtext und in ähnlicher Weise im Brieftext. 

Bezahlcode/GiroCode 

Den GiroCode fügen Sie ganz einfach auch über die Platzhalter-Funktion in den Vortext oder Nachtext ein. Somit kann dieser auch standardmäßig z.B. in Rechnungen hinterlegt werden. Klicken Sie dazu einfach im Vortext oder Nachtext auf „VT- / NT-Platzhalter“. Dort finden Sie den Platzhalter mit der Bezeichnung „Bezahlcode GiroCode“ ganz unten in der Liste. 

Damit in Ihrem GiroCode alle relevanten Informationen enthalten sind, prüfen Sie vorab unter „Einstellungen“ - „Allgemeine Softwareeinstellungen“ - „Absenderdaten“, ob Ihre korrekten Bankdaten hinterlegt sind.