Kundenverwaltung

Geändert am Do, 5 Jun, 2025 um 9:43 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Allgemeines
Aufruf über „Auftrag bearbeiten“
Aufruf über „Funktionen“ - „Kunden- / Adressenverwaltung“
Neue Adresse anlegen
Adresse suchen
Intelligente Suche
Mehrere Suchbegriffe
Erweiterte Suche
Adressen markieren/selektieren
Adresse löschen

Allgemeines

Im Kapitel „1.16 Musterauftrag“ haben Sie ja bereits die Kundenverwaltung kennengelernt. Wir möchten nochmal daran erinnern, dass alle Aufträge, Angebote, Rechnungen und andere Dokumente „kundenbezogen“ gespeichert werden. Deshalb ist die Kundenverwaltung das Kernelement dieser Software. Über die Suche und den Aufruf eines Kunden kommen Sie zu dessen Aufträgen sowie den dazugehörenden Dokumenten wie z.B. Angeboten Auftragsbestätigungen und Rechnungen.

Aufruf über „Auftrag bearbeiten“

Wenn Sie im baufaktura Basisfenster auf die Schaltfläche„Auftrag bearbeiten“ klicken, gelangen Sie in die Kundenverwaltung. Hier haben Sie die Möglichkeit einen Kunden neu anzulegen oder zu suchen.

Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Adressezeile bzw „Weiter (F12)“ gelangen Sie in die Auftragsverwaltung.

Aufruf über „Funktionen“ - „Kunden- / Adressenverwaltung“

Über den Menüpunkt „ Funktionen“ und dann „Kunden- / Adressenverwaltung“ gelangen Sie ebenfalls in die Kundenverwaltung. Sie können genauso Kunden anlegen, suchen oder drucken. Allerdings ist hier die Schaltfläche „Weiter (F12)“ nicht freigeschaltet, da Sie sich „nur“ in der Kundenverwaltung befinden. Sie können über diesen Weg keine Aufträge bearbeiten.

Neue Adresse anlegen

Die Kundendaten werden pro Kunde einmalig erfasst.

Um eine Adresse anzulegen, klicken Sie links oben auf „Neue Adresse“. Sofort wird eine neue, leere Zeile in der Tabelle angelegt. Ihre Eingaben machen Sie unten in den Eingabefeldern. Mit der TAB-Taste (links neben „Q“) springen Sie zum nächsten Feld.

Weitere Infos erhalten Sie mit Aufruf der Hilfe-Funktion (über das Menü oder mit F1-Taste).

Adresse suchen

Automatische Anzeige aller Adressen

Im Menü „Einstellungen“ gibt es den Punkt „Beim Aufruf generell alle Kunden anzeigen“. Wenn diese Funktion markiert ist, werden Ihnen beim Aufruf der Adressenverwaltung immer alle Adressen angezeigt. Wenn Sie sehr viele Adressen haben, ist es sinnvoll diese Funktion abzuschalten.

Intelligente Suche

Im Feld „Suchbegriff“ geben Sie ein Stichwort zum jeweiligen Kunden ein. Um sofort zu suchen, drücken Sie die <ENTER>-Taste. Sie können auch ca. 2 Sekunden warten, dann startet die Suche automatisch und Ihre Suchergebnisse werden in der Tabelle angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Kundendaten aus. Unten im Fenster werden alle Angaben zum Kunden erfasst und angezeigt. Mit einem Doppelklick auf die Adresszeile gelangen Sie ins Auftragsmenü Ihres Kunden.

Die intelligente Suche sucht in allen Einträgen nach dem Suchbegriff also z.B. in Suchname, Name 1, Name 2, Strasse, PLZ, Ort und in den Kontaktdaten.

Mehrere Suchbegriffe

Um präziser zu suchen, können Sie auch mehrere Suchbegriffe eingeben. Jeder dieser Suchbegriffe muss zutreffen (UND-Verknüpfung). Sie können damit die Anzahl der Suchergebnisse stark einschränken. Die Suchbegriffe trennen Sie einfach durch ein Komma oder durch ein Leerzeichen.

Insbesondere wenn Sie viele Kunden in der Adressenverwaltung haben, werden Sie diese Funktion zu schätzen wissen!

Erweiterte Suche

Die zweite Suchmöglichkeit ist die „Erweiterte Suche“. Dort wird Ihr Suchbegriff nur in dem ausgewählten Feld in „Suche nach“ gesucht. Außerdem kann die „Art der Adresse“ und die Adressgruppe ausgewählt werden. Hier kann nur ein Suchbegriff eingegeben werden.

Wir empfehlen Ihnen die „Intelligente Suche“ zu verwenden.

Adressen markieren/selektieren

Um Adressen zu drucken, können mehrere Adressen selektiert werden. Dafür klicken Sie jeweils in die erste Spalte. Wenn Sie beim Anklicken die Strg-Taste gedrückt halten, wird die Adresse zusätzlich markiert. Wenn Sie die Shift-Taste (Großschreibtaste) gedrückt halten, können Sie einen ganzen Adressenbereich markieren - genauso wie in anderen Windows-Programmen.

Adresse löschen

Theoretisch ist das Löschen einer Adresse ganz einfach. Suchen Sie die Adresse aus und markieren sie diese wie zuvor beschrieben. Danach klicken Sie oben im Menü auf „Aktuelle Adresse löschen“.

Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Adresse gelöscht. Sollten beim zu löschenden Kunden allerdings bereits festgeschriebene Dokumente hinterlegt sein, also Rechnungen auf die bereits Zahlungen gebucht wurden, so kann die Adresse nicht mehr gelöscht werden.

!!!! Achtung: !!!!
Löschen Sie den Kunden, werden auch alle Aufträge unwiderruflich gelöscht.