Allgemeines zu Briefen/ EMails / angehängten Dokumente

Die Fenster von Brieftext und E-Mail haben sehr viel gemeinsam. Wichtig ist die Unterscheidung von „neutralen“ Briefen/E-Mails, von „kundenbezogenen“ oder von „auftragsbezogenen“ Briefen oder E-Mails. 

Die „Angehängte Dokumente“ ist eine kleine Dokumentenverwaltung für Dateien, die von einer anderen Software erstellt wurden - aber auf irgendeine Art mit einem Kunden oder Auftrag zusammenhängt. Es sind Dateien wie z.B. Word, Excel, PDF, GAEB-Dateien, Textdateien, HTML-Dateien, Bilder usw. Auch diese Fremddateien können neutral, kundenbezogen oder auftragsbezogen abgelegt (bzw. verlinkt) werden. 

Neutrale Briefe, E-Mails oder angehängte Dateien 

Neutrale Briefe oder E-Mails erstellen Sie für allgemeine Zwecke. Wenn es keinem konkreten Kunden oder Auftrag zugeordnet werden soll. 

Besonders für „allgemeine Rundschreiben“ oder „Rund-E-Mails“ sollten Sie „neutral“ verwenden, da es ja mehrere Empfänger gibt. 

Neutrale „angehängte Dateien“ sind z.B. Formulare, Begleitschreiben, Tabellen, Vorlagen die in Word, Excel, PDF o.ä. vorliegen und die Sie öfters benötigen. Diese können Sie von beliebiger Stelle aufrufen. 

Kundenbezogene Briefe, E-Mails oder angehängte Dateien 

Wenn Sie einem Kunden oder einem Lieferanten einen Brief oder ein E-Mail senden möchten, ist es vorzuziehen, dies nicht im neutralen Bereich sondern kundenbezogen zu schreiben. Kundenbezogene Briefe/E-Mails finden Sie später durch Aufruf dieses Kunden. 

Kundenbezogene „Angehängte Dokumente“ sind z.B. Formulare, Tabellen, Muster oder Vorlagen, die Sie für einen bestimmten Kunden öfters benötigen. 

Auftragsbezogene Briefe, EMails oder angehängte Dateien 

Briefe, E-Mails oder angehängte Dateien die zu einem bestimmten Auftrag gehören, sollten auftragsbezogen abgelegt werden. Man findet diese Dokumente dann ganz einfach nach der Auswahl des Auftrags. So hat alles seine Ordnung und neben den Angeboten, Rechnungen usw. zu einem Auftrag, haben Sie die zugehörenden anderen Dokumente ebenfalls hier abgelegt und dauerhaft zu diesem Auftrag gespeichert. 

Menü/Aufruf von Briefen, E-Mails und angehängte Dokumente 

Im Prinzip gibt es 4 verschiedene Stellen im Programm, an denen Sie Briefe, E-Mails oder angehängte Dateien zum bearbeiten aufrufen können. 

Das Aussehen von Brieftext-, E-Mail- oder des „angehängte Dokumente“-Fensters ist immer dasselbe, egal ob Sie diese neutral, kundenbezogen oder auftragsbezogen abrufen. 

a) Aufruf aus dem Basisfenster (kein LV-Dokument offen) 

Nach dem Start des Programms ist natürlich kein Auftrag offen. Deshalb gelangen Sie hier nur in den neutralen Bereich von Brieftext, E-Mails oder angehängte Dokumente. 

b) Aufruf aus dem Auftragsfenster 

Nachdem Sie in der Adressenverwaltung einen Kunden ausgesucht haben, gelangen Sie in das Auftragsfenster. Hier befindet sich rechts oben in der Menüleiste der Eintrag „Briefe/E-Mails/Anhänge“. 

Da bereits der Kunde ausgewählt wurde, gelangen Sie hier nur in den neutralen- oder in den kundenbezogenen Bereich von Brieftext, E-Mail oder angehängten Dokumenten.

c) Aufruf aus dem Dokumentenfenster 

Nach dem Neuanlage oder der Auswahl eines Auftrags gelangen Sie in das Fenster der LV-Dokumente. Hier stehen für Briefe, E-Mails und Anhänge alle 3 Bereiche (neutral, kundenbezogen, auftragsbezogen) zur Verfügung.

d) Aufruf aus dem Basisfenster mit offenem LV (Angebot/Rechnung/...) 

Wenn Sie ein LV (also z.B. ein Angebot oder Rechnung) offen haben, stehen Ihnen natürlich auch alle 3 Bereiche zur Verfügung. Möchten Sie speziell für den aktuellen Auftrag (Baustelle) z.B. einen Brief oder ein EMail schreiben, wird dieser auftragsbezogen erstellt.

Wenn Sie z.B. eine gescannte Ausschreibung oder einen Bauplan im PDF-Format zum Auftrag ablegen möchten, machen Sie dies bei den „Angehängte Dokumente auftragsbezogen“. So finden Sie diese Dokumente später schnell wieder. 

WICHTIG !!! 
Angehängte Dokumente sind Verknüpfungen zu den Original-Dokumenten, die auf Ihrem PC oder Server gespeichert sind. Werden die Dateien im Original-Ordner umbenannt, verschoben oder gelöscht, geht diese Verknüpfungen zu Baufaktura ebenfalls verloren!!