LV-Ausdruck / E-Mail Haupteinstellungen Druck

LV-Ausdruck / E-Mail Haupteinstellungen Druck

• Zu druckende Positionen 
• Druckart 
• Zu druckende Seiten 
• Kopienanzahl 
• Zeilenabstand Text 
• Positionsabstand 
• Wichtige Einstellungen 
• Ausgabegerät Drucken / Faxen 
  • Druckerschachtsteuerung 
  • Die Ausgabeschaltflächen: 
• Probedruck 
• „Einstellungen speichern“ 
• LV-Erweiterte Druckeinstellungen 

Informationen zu allen Druckeinstellungen finden Sie mit der Hilfe-Funktion (F1-Taste). Dort wird jeder Punkt ausführlich erklärt. 

In dieser Anleitung gehen wir nur auf die wichtigsten Einstellungen ein: 

Zu druckende Positionen 

Sie haben hier die Möglichkeit, „Alle LV-Positionen“ oder „Nur markierte LV-Positionen“ zu drucken. Dazu können Sie einen Auszug im LV markierten und ausdrucken ausdrucken. 

Bei Rechnungen gibt es diese Möglichkeiten allerdings nicht, weil es sonst zu Problemen mit der Zahlungskontrolle und dem Mahnwesen geben kann. 

Druckart 

In der Regel sollte hier „Normaldruck“ eingestellt sein. Speziell im Handwerk oder Bauwesen möchte man bei Angeboten jedoch manchmal pauschalierte Aufstellungen ausdrucken. 

Das ist besonders dann notwendig, wenn man z.B. selbst eine aufwendige Massenermittlung erstellt hat und die Mengen nicht unbedingt weitergeben möchte, so dass ein eventueller Mitbewerber diese dann einfach von Ihnen „abschreiben“ kann. Dazu können Sie unter 5 verschiedenen Pauschaldrucken den passenden Ausdruck wählen. 

Zu druckende Seiten 

In baufaktura ist es möglich, einzelne Seiten oder ganze Seitenbereiche nachzudrucken. Hier einige Beispiele: 

„Alle“ druckt alle Seiten

„5“ druckt nur Seite 5 

„-10“ druckt alle Seiten bis einschließlich Seite 10 

„3-“ druckt ab Seite 3 alle nachfolgenden Seiten 

„5-7“ druckt Seiten 5,6,7 

Kopienanzahl 

Hier wählen Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare aus. Per Fax oder per E-Mail wird selbstverständlich immer nur ein Exemplar versandt. 

Zeilenabstand Text 

Hier wählen Sie den Textabstand bei mehrzelligen Positionen. In der Regel lässt man diese Einstellung immer auf normal und arbeitet stattdessen mit dem nachfolgend beschriebenen Positionsabstand. 

Positionsabstand 

Diese Einstellung regelt den Abstand zwischen Ihren LV-Positionen. Möchten Sie mehr Platz zwischen den Positionen, wählen Sie „gross“ oder „sehr gross“. Möchten Sie einen platzsparenden Druck, wählen Sie „klein“ oder „sehr klein“. 

Wichtige Einstellungen 

In diesem Bereich können SIe weitere Einstellungen vornehmen, die den Ausdruck steuern. 

Zunächst haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob der komplette Text oder nur Teile davon gedruckt werden sollen. Standardmäßig ist hier „kompletten Text drucken“ angewählt. Manchmal ist es für den Überblick sinnvoll, die Aufstellung nur mit Kurztext oder mit 2 oder 3 Zeilen Text zu drucken. 

Die meisten weiteren Optionen sind selbst erklärend bzw. Sie erfahren die Funktionen detailliert über die Hilfe-Funktion (F1-Taste). 

Speziell den dritten Punkt „Nur Positionen mit vorhandener Menge drucken“ möchten wir hier aber doch etwas genauer erklären: 

Ist dieser Punkt ausgewählt, werden alle Positionen bei denen im LV unter Menge NICHTS oder „0,00“ steht, nicht ausgedruckt. Dies ist manchmal bei Rechnungen sehr sinnvoll, da oft LV-Positionen aus dem Angebot nicht zur Ausführung kommen und diese dann nicht ausgedruckt werden sollten. Wenn Sie das Kreuz entfernen, werden generell alle Positionen gedruckt. 

Ausgabegerät Drucken / Faxen 

Im LV-Druck müssen Sie vor Ihrem ersten Ausdruck einen Drucker auswählen. Das machen Sie mit der rechten Schaltfläche „Auswahl“. Auf diesen ausgewählten Drucker wird dann gedruckt, wenn Sie auf die Drucken-Schaltfläche klicken. Das Einstellen für das Ausgabegerät für Faxe funktioniert identisch. 

Druckerschachtsteuerung 

Mit der Druckerschachtsteuerung gibt es folgende Möglichkeiten: 

a) Keine Schachsteuerung ausgewählt 

Der Ausdruck erfolgt auf den im Windows-Druckertreiber eingestellten Drucker-Papierschacht. 

b) Kopienweise Druckerschachtsteuerung 

Hier kann jede Kopie (Original, 1. Kopie, 2.Kopie, usw) auf einem extra Druckerschacht ausgegeben werden. So können Sie z.B. das Original auf weissem Papier, die erste Kopie auf gelben Papier usw. ausdrucken. 

c) Seitenweise Schachtsteuerung 

Diese Angaben machen Sinn, wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier benutzen. In der Regel benutzt man auf der ersten Seite einen „aufwendigen“ Briefkopf. Um auf den Folgeseiten nicht soviel Platz zu verschwenden, druckt man die Folgeseiten aus einem anderen Druckerschacht. Dort liegt neutrales Papier bzw. Papier mit einem kleinen vorgedruckten Briefkopf. 

Auch diese Einstellungen nehmen Sie über Schaltfläche „Auswahl“ vor. Sie gelangen dann in das folgende Einstellungsfenster. 

Bevor Sie diese Einstellungen vornehmen, müssen Sie unter „Ausgabegerät Drucken“ Ihren Drucker ausgewählt haben. Jede nachträgliche Änderung dieses Druckers setzt die Schachtsteuerung wieder außer Kraft. 

Bitte beachten Sie, dass bei einigen Druckermodellen die Schachtsteuerung nicht funktioniert. Dies liegt nicht an unserer Software, sondern am Druckertreiber des entsprechenden Herstellers/Modells. 

Die Ausgabeschaltflächen: 

Vorschau 

Hier wird die Druckvorschau mit der Anzeige des Dokuments eingeblendet. Rechts oben können Sie die angezeigte Seite wählen. Oben gibt es weitere Optionen zur Anzeige. Die Druckvorschau zeigt normalerweise immer den Rechnungskopf für den Ausdruck an. 

Möchten Sie in der Vorschau sehen, wie der Ausdruck per Fax/E-Mail erscheint, markieren Sie die Box „Für den Druck den Fax/EMail-Kopf“ verwenden. 

Drucken 

Hier wird Ihr Dokument mit den eingestellten Druckoptionen auf dem ausgewählten Drucker ausgedruckt. Zusätzlich wird der Ausdruck von Rechnungen, Abschlags- und Stornorechnungen sowie von Gutschriften in der GoBD-Protokollierung vermerkt. Lesen Sie hierzu auch unbedingt die Informationen im Kapitel „5.7.2. Positionen in andere Dokumente kopieren“ „5.6.4. GoBD-Protokollierung“! 

Probedruck 

Über diese Schaltfläche lässt sich ein Probedruck vom aktuellen Dokument erstellen. Dieser beinhaltet weder die Überschrift, noch eine Dokument-Nummer und ist aus diesem Grund auch kein offizielles Dokument. Er dient lediglich zur Endkontrolle des späteren Ausdrucks. Lesen Sie hierzu auch unbedingt die Informationen im Kapitel „5.6.4. GoBD-Protokollierung“! 

Faxen 

Beim Faxen wird normalerweise ein Fenster eingeblendet, in dem Sie die Faxnummer eintragen müssen. Da Ihre installierte Fax-Software von einem anderen Hersteller kommt, wird die Faxnummer nicht automatisch übertragen. 

Allerdings legen wir die Faxnummer des Kunden automatisch in die Windows-Zwischenablage. Blendet das Eingabefenster für die Ziel-Faxnummer ein, müssen Sie nur die Tastenkombination „Strg + V“ drücken. Dies ist die Windows-Standardtastenkombination für „Aus der Zwischenablage einfügen“. 

E-Mail 

Wenn Sie das Dokument per E-Mail versenden, wird es automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt. Zusätzlich wird der Ausdruck von Rechnungen, Abschlags- und Stornorechnungen sowie von Gutschriften in der GoBD-Protokollierung vermerkt. 

Danach wird das „auftragsbezogene“ E-Mail-Fenster eingeblendet. Sie können dort den Betreff ändern oder zusätzlich eine Nachricht verfassen. Ihr Angebot/Rechnung/... ist als PDF-Datei in der 1.Anlage eingetragen. 

Natürlich muss Ihr E-Mail-System konfiguriert sein, um E-Mails zu versenden. Wie das geht, finden Sie im Kapitel „7.3.2. E-Mail-Einstellungen“. 

PDF 

Sie können den Ausdruck auch direkt als PDF-Datei erstellen lassen. Nachdem die Datei erstellt wurde, haben Sie die Möglichkeit, die PDF-Datei aufzurufen. 

Wenn die erstellte PDF-Datei aine Rechnung, Stornorechnung oder Gutschrift ist erfolgt natürlich auch bei dieser Ausgabe eine GoBD-Protokollierung des Dokuments. 

Die Schaltflächen für die Einstellungen: 

„Einstellungen speichern“ 

Diese Schaltfläche speichert alle hier eingestellten oder in den erweiterten Druckeinstellungen eingestellten Optionen. Die Angaben werden für jeden LV-Typ extra gespeichert. Wenn Sie also die Einstellungen bei einem Angebot gespeichert haben, gelten diese für alle Angebote - nicht jedoch für Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. 

Wenn Sie etwas nur für den aktuellen Ausdruck ändern möchten, ändern Sie einfach die Einstellung und drucken dann das Dokument aus. 

Das Speichern der Einstellungen ist nur notwendig, wenn Sie für alle zukünftigen Ausdrucke einen neuen Standard setzen möchten. 

„Werkseinstellungen laden“ 

Falls Ihnen Ihre Druckeinstellungen nicht zusagen, oder zu viel verstellt haben und dies nicht mehr korrigieren können, gibt es hier die Möglichkeit, einen „Reset“ der Druckeinstellungen durchführen, d.h. die werksseitigen Einstellungen wieder laden. 

LV-Erweiterte Druckeinstellungen 

In diesem Fenster finden Sie viele weiter Einstellungen um den Ausdruck an Ihre Wünsche anzupassen. 

Auch hier finden Sie alle Informationen zu den Druckeinstellungen mit der Hilfe-Funktion (F1-Taste).