GoBD Protokollierung

Geändert am So, 8 Jun um 7:59 NACHMITTAGS

Wichtiger Hinweis zum Thema „Rechnungen / Gutschriften drucken“:

GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“. Sie regeln die Aufbewahrung von handels- / steuerrechtlich relevanten Daten in elektronischer Form, wonach alle Rechnungen (auch Abschlagsrechnungen) und Gutschriften, die in einem EDV-System erstellt wurden, nicht gelöscht werden dürfen.

Änderungen die notwendig sind müssen nachvollziehbar protokolliert und archiviert werden. Ferner muss eine Schnittstelle gebildet werden, über die der Steuerprüfer buchungsrelevante Daten zu Prüfzwecken aus dem System exportieren kann.

Sobald in Baufaktura eine Rechnung oder eine Gutschrift gedruckt wird, oder das Dokument als E-Mail Anlage erstellt wird, erfolgt im System automatisch ein Eintrag im Buchungsprotokoll. Gleichzeitig wird zu diesem Dokument im Hintergrund eine PDF-Datei erstellt, welche ebenfalls gespeichert wird.

Sollten zu Rechnungen oder Gutschriften Änderungen nötig sein, können Sie diese selbstverständlich vornehmen. Nach dem erneuten Druck des Dokuments erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie eintragen können, weshalb dieses Dokument nochmals gedruckt wurde.

Auch diese Dokumente werden mit allen Änderungen protokolliert und archiviert. Somit kann der Steuerprüfer nachvollziehen, wieso und weshalb die Dokumente mehrfach gedruckt wurden und kann die vorgenommenen Änderungen nachvollziehen.

Diese Nachvollziehbarkeit muss lt. Gesetzgeber im System gegeben sein.

Zusätzlich musste eingeführt werden, dass buchungsrelevante Daten, wie Rechnungen und Gutschriften nach dem Einbuchen von Zahlungen festgeschrieben werden und dann nicht mehr geändert werden können.

Der Gesetzgeber geht sogar noch weiter. Sie als Unternehmer müssen dafür Sorge tragen, dass Dokumente ( Rechnungen und Gutschriften ) die in einem EDV-System geschrieben wurden, dauerhaft gespeichert werden und vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht werden dürfen.

Jeglicher Datenverlust, egal aus welchem Grund, entbindet Sie NICHT von dieser Verpflichtung. Insofern ist das Thema „regelmäßige DATENSICHERUNGEN“ wichtiger denn je.

Wenn Sie mehr Information zum Thema „Datensicherung“ haben möchten, rufen Sie uns an, wir beraten Sie gern.