Vorhandene Dokumente - Rechnung etc. ändern

Ist es möglich, eine vorhandene und bereits gebuchte Rechnung wieder zu ändern?

Grundsätzlich ist es möglich, eine fehlerhafte Rechnungsadresse zu korrigieren – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen: 

• Rechnung ist nicht über DATEV Schnittstelle exportiert
  
  
• KEIN Zahlungseingang wurde zur Rechnung gebucht. 

Wenn Dokumente, z.B. Rechnungen bereits gebucht, bzw. festgeschrieben und evtl. auch an den Steuerberater übermittelt wurden, ist eine einfache Änderung der Rechnungsadresse nicht mehr zulässig. Dies ergibt sich aus dem Dokumentationscharakter der Rechnung gemäß § 14 UStG sowie der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).

Insofern sind wir als Softwareentwickler bestrebt, Sie vor möglichen rechtlichen Folgen fernzuhalten.

Laut § 31 Abs. 5 UStDV darf eine Rechnung nur dann berichtigt werden, wenn es sich um die Korrektur falscher oder Ergänzung fehlender Angaben handelt. Sobald eine Rechnung jedoch bereits verbucht oder festgeschrieben wurde, ist eine nachträgliche Änderung nicht mehr zulässig, ohne dass dies dokumentiert wird.

In diesem Fall ist die korrekte Vorgehensweise wie folgt:

1. Stornierung der ursprünglichen Rechnung durch eine sogenannte Stornorechnung
   
   Mahnwesen Gutschrift Stornorechnung
   
   
2. Erstellung einer neuen Rechnung mit der gewünschten, korrekten Rechnungsadresse.

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass sowohl die steuerlichen Anforderungen als auch die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung erfüllt werden.

Bitte beachten Sie, dass die neue Rechnung das ursprüngliche Leistungsdatum und alle weiteren Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten muss.

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