Kopieren von Daten

Kopieren von Daten

• Kopieren von Daten
• Positionen innerhalb des Dokuments verschieben/kopieren 
• Kopieren markierter Positionen 
• Verschieben markierter Positionen 
• Löschen markierter Positionen 
• Weiteres zum Thema Markieren: 
• Positionen aus anderen Dokumenten holen/kopieren 
• Kopieren von Dokumenten innerhalb eines Auftrages 
• Welche Daten kopieren 
• Kopieren aus Jahresverträgen 

Mit dem „Kopieren“ von Daten vermeiden Sie Doppeleingaben. Sie haben die Möglichkeit bei Bedarf zwischen verschiedenen Kopierarten zu wählen. 

Das Kopieren ist deshalb so wichtig, weil man oft einzelne Positionen oder ganze Bereiche in anderen Dokumenten, Aufträgen/Kunden wiederverwenden kann. 

Positionen innerhalb des Dokuments verschieben/kopieren 

Oft kommt es vor, dass Sie in der LV-Aufstellung mehrere ähnliche Positionen erstellen müssen. Dabei schreibt man die erste Position ganz normal. Die weiteren, ähnlichen Positionen werden kopiert und dann geändert. 

Dazu setzen Sie das Kreuz in der Spalte „Ma“ und markiert so beliebig viele Positionen. 

Kopieren markierter Positionen 

Jetzt klicken Sie oben im Menü auf „Bearbeiten/Kopieren“ und „Kopieren von markierten Zeilen in die Zwischenablage“. 

Dann setzen Sie den Eingabecursor in die Eingabezeile vor der die Kopie eingefügt werden soll (eingefügt wird also oberhalb des Cursors). 

Nun geht man wieder auf „Bearbeiten/Kopieren“ und nun auf den Punkt „Einfügen von Zeilen aus der Zwischenablage“. Die Positionen werden jetzt eingefügt. 

Verschieben markierter Positionen 

Setzen Sie den Cursor in die gewünschte Zeile und verschieben Sie mit „Bearbeiten/Kopieren“ und „Verschieben von markierten Zeilen“ die Quellpositionen an die neue Stelle. 

Löschen markierter Positionen 

Um mehrere Zeilen zu löschen, markieren Sie die betreffenden Zeilen und gehen auf „Bearbeiten/ Kopieren“ und dann auf „Löschen von markierten Zeilen“. 

Weiteres zum Thema Markieren: 

Wenn Sie einen Titel oder ein Gewerk markieren, werden alle dazugehörenden Positionszeilen markiert. 

Unter „Bearbeiten/Kopieren“ gibt es die Schaltflächen „Alle Zeilen markieren“ und „Alle Markierungen entfernen“ um alles zu markieren oder zu demarkieren 

Positionen in andere Dokumente kopieren 

Wenn Sie einige Positionen in Ihrer Aufstellung haben und diese so oder in abgeänderter Form in einem anderen Dokument/Auftrag haben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Markieren Sie wieder in der „Ma“-Spalte die Positionen, die Sie kopieren möchten. 

Klicken Sie auf „Bearbeiten/Kopieren“ und dann auf den Punkt „Kopieren markierte Zeilen in die Zwischenablage“. 

Legen Sie das neue Dokument wie üblich an oder öffnen Sie ein bestehendes Dokument (Angebot/ Rechnung/etc.). Sie stehen nun in der LV-Aufstellung. Setzen Sie Ihren Cursor in die gewünschte Zeile, vor der die Daten kopiert werden sollen. 

Klicken Sie auf „Bearbeiten/Kopieren“ und dann auf „Einfügen von Zeilen aus der Zwischenablage“. Die Zeilen/Positionen werden kopiert. 

Daten-Kopier-System (komplettes LV aus anderem Auftrag kopieren) 

Im Menü Bearbeiten/Kopieren finden Sie diesen Punkt. Hierüber können Sie auf einfachste Art und Weise komplette LV-Dokumente kopieren. 

Nachdem Sie den Menüeintrag angeklickt haben, erscheint das Auswahlfenster der Aufträge und Dokumente des aktuellen Kunden. 

Wenn Sie Daten von einem anderen Kunden kopieren möchten, klicken Sie oben im Menü auf „Kunden / Adressverwaltung“ und wählen dort den anderen Kunden aus. Sofort werden hier die Aufträge des neu ausgewählten Kunden angezeigt. 

Hier können Sie nun sehr schnell und einfach das gewünschte Dokument auswählen, aus dem Sie Positionen kopieren möchten. 

Aus der Liste der „Aufträge des ausgewählten Kunden“ klicken Sie den gewünschten Auftrag an. 

In der Tabelle unten werden Ihnen dann sofort die „Dokumente des ausgewählten Auftrags“ angezeigt. Hier müssen Sie dann nur noch über die Spalte „Auswahl“ das gewünschte LV-Dokument anklicken.

Jetzt wird Ihnen das Fenster eingeblendet, in dem nochmal die Daten zu kopierenden Dokuments angezeigt werden. 

Im unteren Bereich bei „Welche Daten sollen kopiert werden?“ können Sie entscheiden, ob eventuell vorhandene Zusatzdaten, wie Aufmaß, Regieberichte, Kalkulationen oder ähnliches mitkopiert werden soll oder nicht. 

Mit „Kopiervorgang starten“ werden alle Positionen und die ausgewählten Zusatzdaten aus dem Quelldokument in das aktuelle Dokument kopiert. 

ACHTUNG: Sollten im aktuellen Dokument bereits Daten enthalten sein, werden diese gelöscht und mit den Positionen des ausgewählten Dokuments überschrieben.

Wenn Sie das nicht möchten, kopieren Sie die Daten nicht über das Daten-Kopier-System sondern so, wie in nachfolgenden Abschnitt beschrieben. 

Positionen aus anderen Dokumenten holen/kopieren 

In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie nur bestimmte Positionen aus einem anderen Dokument in das aktuelle LV-Dokument kopieren können. Dazu gehen wir wie folgt vor: 

Gehen Sie auf „Bearbeiten/Kopieren“ und dann auf den Punkt „Zweites Dokument öffnen (zum Ansehen/Kopieren)“. 

Es erscheint das Auswahlfenster der Aufträge und Dokumente des aktuellen Kunden. 

Dieses Fenster wurde bereits im vorherigen Abschnitt beschrieben. Die Vorgehensweise ist identisch. 

Wenn Sie Daten von einem anderen Kunden kopieren möchten, klicken Sie oben im Menü auf „Kunden / Adressverwaltung“ und wählen dort den anderen Kunden aus. Sofort werden hier die Aufträge des neu ausgewählten Kunden angezeigt. 

Aus der Liste der „Aufträge des ausgewählten Kunden“ klicken Sie den gewünschten Auftrag an. 

In der Tabelle unten werden Ihnen dann sofort die „Dokumente des ausgewählten Auftrags“ angezeigt. Hier müssen Sie dann nur noch über die Spalte „Auswahl“ das gewünschte LV-Dokument anklicken.

Im Gegensatz zum Daten-Kopier-System werden Ihnen jetzt in einem separaten Fenster die LV-Positionen aus dem ausgewählten Dokument angezeigt 

Markieren Sie nun alle Zeilen die Sie kopieren möchten. Hier gibt es keine „Ma“-Spalte. 

Markieren Sie stattdessen (wie in Windows-Tabellen üblich) über die erste (leere) Spalte. Wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und mit der Maus klicken, wird die Zeile zusätzlich markiert. Mit gedrückter Shift-Taste zusammen mit einem Mausklick können Sie ganze Bereiche markieren. 

Unterhalb der Tabelle können Sie angeben, ob beim Kopieren die Mengen und / oder die Kalkulationen mit übernommen werden sollen. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Kalkulationen mit übernehmen werden aufgrund veränderter Zuschläge eventuell die Preise geändert. 

Haben Sie alle gewünschten Zeilen markiert, gehen Sie unten auf die Schaltfläche „Übernahme der markierten Positionen“. 

Die markierten Positionen werden jetzt in Ihr aktuelles LV-Dokument kopiert. Nun können Sie dieses weiterbearbeiten und z.B. den Cursor an eine andere Stelle setzen und aus dem ausgewählten, zweiten Dokument weitere Positionen kopieren. 

Kopieren von Dokumenten innerhalb eines Auftrages 

Auch dies haben Sie bereits im Kapitel „Erste Schritte“ kennengelernt (dort wurde ein Angebot auf eine Rechnung übernommen). 

Immer, wenn Sie zu einem Auftrag ein neues LV-Dokument wie z.B. Angebot oder Rechnung erstellen, können Sie entscheiden, ob Sie Daten übernehmen möchten. Dies funktioniert aber natürlich nur, wenn bereits ein Dokument für den Auftrag existiert und Sie das zweite, dritte, ... Dokument anlegen. 

Klicken Sie im Dokumentenfenster auf den Menüpunkt „Neues Dokument (Angebot/Rechnung)“. 

Dann klicken Sie zuerst im Bereich „Welches Dokument soll erstellt werden?“ das gewünschte Zieldokument an, welches Sie erstellen möchten. 

Nun wählen Sie im nächsten Bereich „Leeres Dokument erstellen / Daten aus vorherigem Dokument übernehmen?“ aus, was erstellt werden soll. Für ein komplett leeres Dokument ohne Positionen, klicken Sie auf die schwarze Schaltfläche „Neues <Dokumentname> ohne Daten erstellen“. 

Dies machen Sie immer beim ersten Dokument eines Auftrages. Aber auch wenn Sie z.B. ein Nachtragsangebot erstellen möchten, was mit denbisherigen Dokumenten nichts zu tun hat. 

Um aber z.B. aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen, übernehmen Sie natürlich die Angebotspositionen in die neue Rechnung. Dazu klicken Sie in der Tabelle „Daten aus bestehendem Dokument übernehmen“ das ursprungsdokument an und gehen dann unten auf die blaue Schaltfläche „Dokuemnt(e) in neues <Dokumentname> kopieren“ an. 

Genauso kopieren Sie Abschlagsrechnung 1 auf Abschlagsrechnung 2, 3, 4, usw. bis zur Schlussrechnung. Nach der Übernahmergänzen Sie die Rechnungen bzw. setzen die Massenermittlung fort, bis Sie die nächste Abschlagsrechnung erstellen und die Kopie der letzten AZ übernehmen. 

Welche Daten kopieren 

Hier wählen Sie, was außer der Leistungsaufstellung alles kopiert werden soll. Die Standardeinstellungen sind dynamisch - d.h. das Programm macht hier immer sinnvolle Angaben. Wenn Sie z.B. ein Angebot auf eine Rechnung kopieren, ist es meist nicht sinnvoll die Vor- und Nachtexte zu kopieren, weil diese in der Rechnung einfach nicht passen. 

Wenn Sie aber z.B. Abschlagsrechnung 1 auf die neue Abschlagsrechnung 2 kopieren, ist die Vor-/ Nachtext-Übernahme automatisch angewählt, da dies Sinn macht. 

Kopieren aus Jahresverträgen 

Jahresverträge sind Leistungskataloge, die mit einem Auftraggeber (meist öffentliche Auftraggeber, wie Gemeinden, Bundeswehr, Land, Bund) für eine bestimmte Zeitdauer ausgehandelt wurden. 

Solche Leistungsdaten speichert man ganz normal in einem Dokument (i.d.R. als Angebot oder Aufstellung) des entsprechenden Auftraggebers (also z.B. unter dem Kunde: „Gemeinde Musterhausen“). Danach muss dieses Dokument als Jahresvertrag deklariert werden. Es erscheint dann in der Liste der Jahresverträge. Dazu gibt es im Menü „Bearbeiten/Kopieren“ den Menüpunkt „Jahresvertrag zuweisen“. 

Dann kann in jedem Dokument der Jahresvertrag blitzschnell aufgerufen werden und dort beliebige Positionen in die aktuelle Abrechnung kopiert werden (Menü „Bearbeiten/Kopieren“ --> „Positionen aus Jahresvertrag übernehmen“. 

In der Massenermittlung und bei den Regiearbeiten stehen dazu noch weitergehendere Funktionen zur Verfügung.