E-Rechnung in baufaktura

Inhaltsverzeichnis

• Ab welcher Version werden E-Rechnungen unterstützt?
• Wie richte ich die E-Rechnung im baufaktura Programm ein?
• Benötigt man einen Rechnungskopf (Briefbogen) in der Software
• Kann man Eingangsrechnungen in baufaktura einlesen?
• Erstellung einer XRechnung/ZUGFeRD bis Version 14.3.1
• Erstellung einer XRechnung/ZUGFeRD ab Version 14.4
• Kann ich einer E-Rechnung weitere Dokumente anfügen?

Ab welcher Version werden E-Rechnungen unterstützt?

baufaktura unterstützt ab der Version 14.2.5 die aktuellen Formate ZUGFerD 2.2 und XRechnung 3.0.

Wie richte ich die E-Rechnung im baufaktura Programm ein?

Um elektronische Rechnungen zu erzeugen, sind gewisse Grundvoraussetzungen erforderlich. 

Unter Einstellungen –> allgemeine Softwareeinstellungen –>Absenderdaten müssen alle Felder mit einem * ausgefüllt werden.

Bitte achten Sie darauf, dass die UStId-Nummer ausgefüllt und ausgewählt wird.

Sollten Sie keine UStId haben müssen Sie diese beantragen.

Benötigt man einen Rechnungskopf (Briefbogen) in der Software

Ja, Sie benötigen Ihren Rechnungskopf im baufaktura, da dieser für E-Rechnungen im ZUGFeRD Format benötigt wird.

Gerne können Sie unseren Formularservice buchen. Über diesen werden wir Ihren Briefbogen nach Ihrer Vorlage (Datei) in das Programm einarbeiten. 

Den Formularservice können Sie hier im Onlineshop erwerben.

Kann man Eingangsrechnungen in baufaktura einlesen?

Dies ist nicht möglich, da baufaktura keine Buchhaltungssoftware ist. 

Hier gehen Sie bitte auf Ihren Steuerberater zu. 

Erstellung einer XRechnung/ZUGFeRD bis Version 14.3.1

Um eine Rechnung als E-Rechnung auszugeben ist es erforderlich im Reiter „Drucken/Faxen/EMail“ unter „Ausgabe als E-Rechnung“ einen Haken bei E-Rechnung (ZUGFeRD 2.2 / XRechnung 3.0) zu setzen.

Im Anschluss haben Sie zwei  Möglichkeiten. Entweder Sie versenden eine E-Mail (hier wird eine  ZUGFeRD PDF versendet) oder Sie gehen auf PDF, wählen einen Speicherort aus. Nun werden Ihnen beide zur Verfügung stehenden Datenformate angezeigt (ZUGFeRD und xRechnung), die Sie dann zur Weiterverarbeitung nutzen können (z.B. in ein Portal hochladen).

Nachfolgend öffnet sich ein Fenster, indem Sie Rechnungsbegleitende Angaben machen können.

Wenn Sie keine Leitweg-ID haben, können Sie in dieses Feld auch einen Punkt setzen. (Dies gilt nur bei B2B Rechnungen)

Unten im Fenster haben Sie auch die Möglichkeit Dokumente und Bilder in die E-Rechnung einzubinden.

Erstellung einer XRechnung/ZUGFeRD ab Version 14.4

Um eine Rechnung als E-Rechnung auszugeben, gehen Sie im Reiter „Drucken/Faxen/E-Mail“ auf “E-Rechnung erstellen”. Hier können Sie auswählen, ob Sie eine E-Rechnung für ein Rechnungs-Portal erstellen möchten, oder wenn sie nichts auswählen, wird eine „normale“ eRechnung für B2B erzeugt.

Darunter haben Sie die Möglichkeit die Zusatzinformationen zur Rechnung einzugeben. Hier ist es wichtig, alle Informationen, die Sie vom Auftraggeber erhalten haben, vollständig und korrekt einzutragen. Besonders bei Behörden ist die Angabe der Leitweg-ID (eine eindeutige Identifikationsnummer für den elektronischen Rechnungsversand) und des E-Mail-Empfängers zwingend erforderlich.

Rechts davon können Sie optional Rechnungsbegleitende Dokumente (z.B. Aufmaße oder Rapporte) hinzufügen.

Anschließend wählen Sie das gewünschte Format der E-Rechnung aus. Das Format X-Rechnung muss gewählt werden, wenn die Rechnung an ein Rechnungs-Portal übergeben wird. Es wird dann vom Programm eine XML-Datei erstellt.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein universelles Format das aus einer lesbaren PDF-Datei besteht, die aber zusätzlich die XML-Daten enthält, die dann automatisiert gelesen werden können.

Um die E-Rechnung zu versenden, haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder Sie versenden die Datei per E-Mail direkt aus baufaktura oder Sie gehen auf “Datei erstellen” und wählen einen Speicherort aus.

Kann ich einer E-Rechnung weitere Dokumente anfügen?

Unter “E-Rechnung erstellen” im Reiter „Drucken/Faxen/EMail“ haben Sie die Möglichkeit unter “zusätzliche rechnungsbegründende Unterlagen”

Dokumente (z.B. Aufmaße oder Rapporte) und Bilder in die E-Rechnung einzubinden.

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Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass ein Update Ihrer Software nur dann bestellt werden muss, wenn keine bestehende Servicevereinbarung mit uns vorliegt. Kunden mit einer aktiven Servicevereinbarung erhalten Updates automatisch und müssen keine zusätzlichen Schritte unternehmen.

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