Rapporte / Regiearbeiten

Allgemeines 

Regiearbeiten kommen fast auf jeder Baustelle vor. Es gibt Aufträge, die nur aus Regiearbeiten bestehen, andere dagegen haben wenig oder gar keinen Regieanteil. 

Bei Aufträgen, bei denen nur wenige Arbeitsstunden und wenig Maschinen und Material verwendet wurde empfehlen wir, diese Regiedaten unter einem extra Titel „Regiearbeiten“ direkt in der Rechnung zu erfassen. Dazu ist dieses Modul dann zu umständlich. 

Mit diesem Programmteil können Sie tägliche Regieberichte/Rapporte erstellen. Diese gesammelten Daten können Sie dann in ein Dokument (Rechnung oder Abschlagsrechnung) übernehmen.

Parallel zu den Regiearbeiten können jedoch auch Akkordarbeiten (Leistungen per Massenermittlung) oder Rechnungs-Handeingaben getätigt werden. In dieser Software ist alles mischbar.

Wie Sie bereits aus dem Kapitel 5 kennen, werden Mengen in der Leistungsaufstellung, die aus den Rapporten hervorkommen, mit einem „R“ gekennzeichnet, Aufmass-Mengen mit einem „A“, Direkt- Mengenermittlung im LV mit einem „D“ und LV-Handeingaben sind ohne Kennzeichnung. So ist die Mengenherkunft in einer LV-Aufstellung (z.B. Rechnung) in dieser Software immer klar und übersichtlich. 

Vorbereitungen / LV 

Es ist bereits ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung vorhanden 

Rapporte schreibt man normalerweise zu einer Abrechnung. Wenn Sie zum Auftrag bereits ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung haben, legen Sie zuerst eine neue Rechnung an. Übernehmen Sie dabei die Daten aus dem 

Angebot bzw. der Auftragsbestätigung. 

Im Angebot bzw. der Auftragsbestätigung ist in der Regel die Mengenspalte ausgefüllt. Die wirklichen Mengen kommen jedoch in diesen Rechnungen aus den Rapporten und werden bei der Übernahme automatisch überschrieben. 

Da nur die Mengen überschrieben werden, die auch in den Rapporten erfasst wurden und die „unbenutzten“ Positionen stehen bleiben, ist es in der Regel sinnvoll, vor der Rapporterfassung alle Mengen in der Rechnung zu löschen. 

Dazu gibt es im LV unter „Bearbeiten/Kopieren“ den Menüpunkt „Verschiedene LV-Funktionen“. Dort gibt es oben „Spalteninhalte löschen“. Hier kann man über „Mengenspalte komplett löschen“ alle vorhandenen Mengen aus dem kopierten Dokument löschen. 

Noch kein Angebot oder Auftragsbestätigung vorhanden 

Um Rapporte zu erfassen, sollte auf jeden Fall ein LV (Rechnung) mit den wichtigsten Löhnen, Materialien, Geräten usw. vorhanden sein. Deshalb legen Sie nun eine neue Rechnung an. Um die wichtigsten Positionen zu erfassen, gibt es folgende Möglichkeiten: 

a) Erfassung von Löhnen, Materialien, Geräten von Hand 

b) Übernahme der benötigten Positionen aus der Artikelverwaltung 

c) Kopieren der Positionen aus einem anderen Regieprojekt. 

d) Übernahme von Positionen aus einem Jahresvertrag (dazu später mehr) 

Wenn Sie die Daten erfassen, tragen Sie Positionsnummer, Bezeichnung, Einheit und E-Preis ein. Die Menge tragen Sie nicht ein - diese wird später automatisch aus den Rapportdaten ermittelt und eingetragen. 

Da man oft nicht weiß, welche Positionen auf der Baustelle überhaupt eingesetzt werden, ist es nicht wichtig, dass diese Rechnungsaufstellung vollständig ist. Die wichtigen/häufigen Positionen sollten jedoch enthalten sein. Dies erleichtert die Arbeit wie Sie später sehen werden. 

Positionen, die hier nicht erfasst wurden, können direkt in den Rapporten angelegt werden - oder man schließt die Rapporte und ergänzt ganz normal die LV-Aufstellung und startet dann die Rapporterfassung wieder. 

So könnte Ihre vorgeschriebene Rechnung mit den wichtigsten Positionen aussehen. 

Rapport erfassen 

Um einen Rapport zu erfassen, gehen Sie von der angelegten Rechnung oben im Menü auf „Funktionen“ und dann auf „Regieberichte (Rapporte)“. Sie gelangen in folgendes Fenster: 

Zentraler Punkt in diesem Fenster ist der Kalender links oben. Dort wird beim Öffnen des Fensters immer der aktuelle Tag markiert. 

Jedes Mal wenn Sie einen Rapport erfassen, beziehen sich die Eingaben auf das im Kalender markierte Datum. Klicken Sie im Kalender auf ein anderes Datum, werden die aktuellen Eingaben unter diesem Datum gespeichert und der Rapport des neu angeklickten Datums geladen. Das aktuell ausgewählte Datum wird im Kalender fett dargestellt. 

Zur besseren Übersicht wird dieses zusätzlich noch oberhalb des Erfassungsfensters dargestellt. Ist noch kein Rapport vorhanden, erhalten Sie ein leeres Formular.  

Allgemeine Angaben 

Rechts oben können Sie für jeden Regie- oder Tagesbericht folgende „allgemeinen Angaben“ machen: 

Bericht/Rapport-Nr: Falls Sie eine eigene Nummerierung oder spezielle Nummern haben, können Sie diese Angabe hier machen. Falls nicht - einfach leer lassen. 

Wetter/Arbeitsbeschreibung: 

Dies ist normalerweise eine wichtige Angabe. Sie können hier z.B. die Wetterbedingungen eintragen und was an diesem Tag an der Baustelle gemacht wurde. 

Interner Kommentar: 

Dieser Kommentar ist nur für Sie selbst. Hier können Sie z.B. besondere Vorkommnisse auf der Baustelle an diesem Tag eintragen. Der Kommentar wird auf keinem Druck ausgegeben. 

Bilder für Berichte: 

In diesem Bereich sehen Sie die Bilder für den aktuellen Bericht / Rapport. Wenn Sie ein Bild anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier können Sie neue Bilder mit aufnehmen, löschen und die generelle Druckbreite der Bilder festlegen. In der Tabelle sehen Sie alle Bilder des aktuellen Rapports. Rechts daneben haben Sie die Möglichkeit, die Bilder über die Pfeiltasten zu sortieren. Dazu klicken Sie einfach auf die Pfeil-nach-oben-, bzw. Pfeil-nach-unten-Taste und das aktuell angeklickte Bild verschiebt sich entsprechend. 

Neues Bild ( „+“ ): 

Hier öffnet sich ein Dateiauswahlfenster und Sie können ein neues Bild in den Rapport einfügen. 

Bild löschen: 

Mit dieser Schaltfläche wird das aktuelle Bild gelöscht. 

Alle löschen: 

Diese Schaltfläche löscht alle hier aufgelisteten Bilder. 

Bild groß drucken: 

Damit wird das Bild über den Drucker ausgegeben, samt Bildnummer und Pfadangaben. 

Auch hier gilt: Baufaktura erstellt zu Ihrem Bild ein Verknüpfung. das Bild selbst muss also auf Ihrem Rechner gespeichert sein. 

Aufstellung Löhne/Maschinen/Material 

In der Mitte des Bildschirms folgt nun die Aufstellung aller eingesetzten Löhne, Geräte und Materialien. 

Die Eingabetabelle besitzt folgende Spalten: 

Nr: 

Ist eine fortlaufende Nummer der Zeilen. Hier ist keine Eingabe/Änderung möglich. 

Ma: 

Wie in der LV-Aufstellung ist dies die Markierungs-Box um Zeilen zu markieren und anschließend zu kopieren, zu verschieben oder zu löschen. 

Za: 

Dies ist die Zeilenart. Die Zeilenart „N“ wird automatisch eingetragen, wenn sie eine Position aus der unteren Tabelle ( Abrechnugns-LV ) in die Aufstellung übernehmen. Mit Eingabe „K“ können sie eine Kommentarzeile erfassen, die sie beim Ausdruck des Rapportes mit ausgeben können. 

PosNr: 

Die Positionsnummer ist eine wichtige Angabe, denn diese verweist auf die Position in der LV-Aufstellung. Steht Ihr Eingabecursor auf dieser Spalte, wird unten automatisch das Abrechnungs-LV und im zweiten Reiter das zugewiesene Jahres-LV (dazu später mehr) eingeblendet. 

Normalerweise können Sie in der Rapport-Tabelle nur Positionen erfassen, die im Abrechnungs-LV vorhanden sind. Deshalb haben wir vorhin bereits erwähnt, dass die Rechnungspositionen im LV bereits vorhanden sein sollten. 

Es gibt 3 Möglichkeiten um eine Position vom Abrechnungs-LV (unten) oben in die Eingabe-Tabelle zu übernehmen. 

a) Sie geben oben in der Tabelle die „Positionsnummer“ ein und drücken die <Enter>-Taste. 

b) Sie klicken unten im „Abrechnungs-LV“ die Position an und gehen rechts auf die Schaltfläche „Übernahme der Position“. 

c) Sie klicken unten im „Abrechnungs-LV“ die Position doppelt an (Doppelklick). 

Die Position wird nach oben übernommen und der Eingabecursor springt auf die Kommentarspalte. 

Bezeichnung: 

Unter Bezeichnung ist keine Eingabe möglich, da die Position nur vom Abrechnungs-LV (oder Jahres-LV) übernommen werden kann. Wenn sie als Zeilenart „K“ ausgewählt haben, steht im Bezeichnungsfeld „***Kommentarzeile ***“. 

Wenn Ihnen im Abrechnungs-LV eine Position fehlt, kann diese angelegt werden - lesen Sie dazu Kapitel „Neue Position ins LV aufnehmen“. 

Kommentar: 

Zu jeder Eingabezeile können sie einen Kommentar schreiben. Ein Kommentar kann bei Löhnen z.B. der Mitarbeitername sein. Bei Materialien z.B. die Lieferscheinnummer - oder einfach das Bauteil an dem gearbeitet wurde. Wird kein Kommentar benötigt, lässt man diesen aus und drückt ENTER. 

Kommentare, die immer mal wieder benötigt werden kann man als „Standardkommentare“ hinterlegen. Wenn der Cursor auf der Kommentarspalte steht, wird unten eine Tabelle mit den vordefinierten Regiekommentaren eingeblendet. Mit der direkten Eingabe der Kommentarnummer oder einem Doppelklick auf den gewünschten Kommentar wird dieser in die Regiezeile übernommen. 

Wenn Sie als Kommentar ein Pluszeichen („+“) eingeben, wird der Kommentar aus der letzten Zeile übernommen. 

Die Regiekommentare legen Sie oben im „Regie-Menü“ unter dem Punkt „Regiekommentare definieren“ an. 

Zusammengesetzte Kommentare: 

Auch die Übernahme von zwei zusammengesetzten Kommentaren bzw. das Zusammensetzen aus einem Kommentar und einer Handeingabe spart weitere Schreibarbeit. Dazu zwei Beispiele: 

Beispiel 1: 

Geben Sie bei der Rapporterfassung in der Kommentarspalte zwei Nummern hintereinander ein werden beide Kommentare hintereinandergesetzt. 

Die Eingabe „3 4“ ergibt z.B.: „Fremdfirma Entspr. Absprache“ 

Beispiel 2: 

Geben Sie „3 #Müller“ ein wird Kommentar Nr. 3 übernommen. Alles nach dem Doppelkreuz („#“) ist die Handeingabe und wird hinter den Kommentar Nr. 3 gesetzt. Das Ergebnis ist dann „Fremdfirma Müller“.

Menge oder Berechnung: 

Hier können Sie entweder die Menge als einfache Zahl (z.B. „8,50“) oder auch eine Berechnungsformel (z.B. „4+8,50+6,25+3,50“) eingeben. 

Wenn Sie allerdings nur eine einfache Zahl eingeben, empfehlen wir hier die Eingabe auszulassen und die Zahl direkt in der Spalte „Menge“ einzutragen. 

Menge: 

Hier tragen Sie die Menge ein. Falls Sie bereits unter „Menge oder Berechnung“ etwas eingetragen haben, wird das Ergebnis hier automatisch eingetragen. 

Wenn Sie hier eine Eintragung vornehmen, wird der Eintrag unter „Menge oder Berechnung“ gelöscht, da dann dieser Eintrag vorrangig behandelt wird. 

Einh.: 

Hier bei der „Abrechnungseinheit“ ist keine Eingabe möglich, denn diese wird im Abrechnungs-LV definiert und steht hier nur zur eigenen Information da. Stimmt diese nicht, muss sie im Abrechnungs-LV geändert werden. 

Hier nochmals einen Bildschirmausdruck mit einem Rapport. 

Neue Position ins LV aufnehmen 

Vorher wurde bereits erwähnt, dass bei der Rapporterfassung ein Rechnungs-LV vorliegen sollte. Jedoch ist es aber auch möglich, direkt im Rapport neue Positionen aufzunehmen. Dazu müssen Sie in der Eingabetabelle oben in der Spalte „PosNr“ stehen. 

Unten wird jetzt Ihr aktuelles „Abrechnungs-LV“ angezeigt. Um nun eine neue Position in das angezeigte Abrechnungs-LV ein- oder anzufügen klicken Sie rechts auf die Schaltfläche „Neue LV-Position“. 

Es öffnet sich folgendes Fenster: 

Hier können Sie nun eine neue Position von Hand eintragen. Dazu einfach die entsprechenden Felder ausfüllen. Mit der TAB-Taste gelangen Sie jeweils ins nächste Feld. 

Natürlich steht auch die Artikelverwaltung oder der Artikel-Direkt-Abruf zur Verfügung. 

Unten gibt es die Angabe „Wo einfügen“. Sie können die neue Position entweder unten im LV anfügen lassen oder an eine beliebige Position dazwischenfügen. Im ersteren Fall ist die Bedienung klar - einfach auf die Schaltfläche „Einfügen dieser Position ins LV (F9)“ anklicken oder die F9-Taste drücken. 

Möchten Sie die Position zwischendrin einfügen, weil diese Position in einen bestimmten Titel oder zu einer Gruppe von Positionen passt, klicken Sie auf das Feld „An eine bestimmte Position“. 

Sofort öffnet sich ein Fenster mit einer Tabelle aller LV-Positionen (nur Kurztext). Nun klicken Sie die Zeile an, vor der Sie die neue Position einfügen möchten. Dann klicken Sie unten auf „Einfügen der Position oberhalb der markierten Zeile“. Natürlich genügt auch ein Doppelklick auf die entsprechende Position in der Tabelle. 

Sie gelangen nun zurück in die Rapporterfassung, die Position wurde eingefügt, sofort in die Eingabetabelle übernommen und Ihr Eingabecursor steht bereits auf der „Kommentar“-Spalte. 

Auf diese Weise können Sie neue Positionen problemlos und schnell ins Abrechnungs-LV aufnehmen. 

Um spezielle Positionen (z.B. neue Gewerke oder Titel) aufzunehmen müssen Sie allerdings die Rapporte verlassen und diese Zeilen direkt in Ihr LV eintragen. Danach gehen Sie dann wieder in die Rapporte und setzen die Arbeit fort. 

Rapporte drucken 

Um die Rapporte zu drucken, gehen Sie oben auf den Menüpunkt „Druckmenü“. 

Oben sehen Sie im grünen Kasten die Anzahl sowie das Startdatum und das Datum des letzten Berichtes. Dies ist nur zu Ihrer Information. 

Im mittleren Bildschirmbereich sehen Sie zwei Kalender. Im linken Kalender wählen Sie das Startdatum für den Druck aus. Im rechten Kalender wählen sie das Datum des letzten zu druckenden Rapportes aus. Wenn Sie das Druckfenster aufrufen, ist in beiden Kalendern das aktuelle Rapportdatum (der Erfassung) markiert. 

Im blauen Kasten darunter sehen Sie nochmals die Anzahl der in den Kalendern ausgewählten Berichten. Mit der Schaltfläche „Alle Berichte auswählen“ werden in den Kalendern alle Berichte zu Ihrem Dokument automatisch ausgewählt. 

Im unteren Bereich (links) wählen Sie einen der 4 Basisdrucke: 

1. Druck Berichte einzeln 

Hier werden die Berichte entsprechend Ihrer Eingabe ausgegeben. Jeder Berichtstag ergibt eine separate Druckseite. Diese Rapporte kann man auch vom Bauherr unterschreiben lassen. Dazu gibt es die Option „Unterschriftenzeile“. 

2. Druck Berichte zusammenhängend 

Hier werden mehrere Berichte auf einer Druckseite ausgegeben - dies spart natürlich Platz. Möchten Sie z.B. wöchentliche Berichte, markieren Sie in den Kalendern jeweils eine Woche und drucken es aus. Passen die ausgewählten Berichte nicht auf eine Seite, wird automatisch auf einer neuen Seite fortgesetzt. Auch hier funktioniert die Option „Unterschriftenzeile“. 

3. Druck sortierte Liste 

Dieser Druck ist für die Überprüfung der Abrechnung sehr sinnvoll. Hier werden die einzelnen Rapportdaten nach LV-Positionen sortiert und ausgegeben. Jede Position wird mit Menge, Datum und Rapportnummer aufgelistet. Dieser Druck ist für die schnelle Überprüfung der Eingaben gedacht. 

4. Druck Zusammenfassung 

Hier werden alle Positionen zusammengefasst und zusammengerechnet. Man erhält im Prinzip die 

Aufstellung, die man später in der Rechnung findet. Ideal als Ausdruck für Zwischendurch, um zu sehen wieviel Stunden, Material usw. inzwischen auf der Baustelle angefallen sind. 

Die Berichte Druck 1 und 2 können mit einer Unterschriftszeile versehen werden. 

Obwohl eher unüblich, können die Berichte auch mit Preisangabe gedruckt werden. Klicken Sie für die beiden Optionen die entsprechende Auswahlbox an. Bei Bedarf können sie auch eine „Summenzeile drucken“ lassen, welche den Gesamtwert des Rapportes ausgibt. Wenn sie die Kommentare, die im Rapport erfasst wurden ebenfalls drucken möchten, müssen sie die Option „K-Zeilen drucken“ ebenfalls auswählen.Normalerweise wird nur die 1. Zeile des LV-Positionstextes gedruckt (Kurztext). Sie können dies aber auch umschalten, so daß bis zu 3 Zeilen vom Positionstext ausgedruckt werden. 

Ansonsten können Sie Kopienanzahl und Zeilenabstand einstellen. Die Ausgabe kann dann als Druckvorschau oder auf den Drucker geschehen. 

Oben im Menü unter „Formulareinstellungen“ können Sie die Formularköpfe für die Rapporte umgestalten. In der Regel kann man die voreingestellten Formulare so verwenden. Mehr dazu im Kapitel „16.3 Rechnungs-/Formularköpfe“. 8.6 Rapportdaten in die Rechnung übernehmen Wenn Sie das Eingabefenster der Rapporte verlassen, werden Ihre Daten automatisch gespeichert. Danach erscheint dann das abgebildete „Übernahmefenster“. 

Wie auch im Druckfenster, sehen Sie oben in grün die vorhandenen Rapporte. In der Mitte sind standardmäßig alle Rapporte in den Kalendern angewählt. Wenn Sie nicht alle Rapporte in die Rechnung übertragen möchten, können sie im linken Kalender ein „VON“-Datum und im rechten Kalender ein „BIS“-Datum anklicken. Mit den Schaltflächen unten entscheiden Sie, ob die Übernahme in die Rechnung erfolgen soll (linke obere Schaltfläche) oder ob keine Übernahme erfolgen soll (rechte Schaltfläche). Bei der Übernahme/Normalabrechnung werden alle Rapporte zusammengefasst und die einzelnen Positionen aufsummiert. 

Die Summe der Mengen aller Positionen wird ins LV zurückübertragen. Sie finden dann dort z.B. die Summe von 245,750 Meisterstunden und 322,80 Facharbeiterstunden usw..  

Alternativ kann auch eine Sammel-Regierechnung erstellt werden. Sehen Sie dazu das nächste Kapitel. Wenn man nur kurz in den Berichten etwas nachschauen möchte, kann man sich die Zeit für die Berechnung und Übernahme sparen. und klickt auf Keine Übernahme. Wenn Sie die Daten übernommen haben, gelangen Sie wieder zurück in Ihr Rechnungs-Dokument. Sie sehen, dass bei allen Positionen die in den Rapporten vorkommen, die Menge und der G-Preis berechnet wurde. Alle Mengen aus den Rapporten tragen das „R“-Kennzeichen. So wissen Sie, dass diese Mengen aus den Rapporten kommen. Dies sehen Sie auf nachfolgendem Bildschirmausdruck: 

8.7 Sammel-Regierechnung erstellen 

Um eine Sammel-Regierechnung zu erstellen, klickt man nach dem verlassen der Regieberichte im Übernahmefenster auf die abgebildete Schaltfläche: Im Gegensatz zur Normalberechnung werden hier die Mengen der Rapportpositionen nicht zusammengefasst, sondern es wird eine extra Rechnung erstellt, indem jeder Rapport einzeln aufgelistet wird. 

Nach der Rechnungserstellung gelangen Sie ins LV zurück. Dort erscheint eine entsprechende Meldung, dass ein neues LV-Dokument erstellt wurde. Das aktuelle LV-Dokument für die Regieabrechnung bleibt unverändert. Wie gesagt, wird für die Sammel-Regierechnung eine extra, zusätzliche Rechnung erstellt. Um nun in diese neu erstellte Rechnung zu gelangen um diese z.B. auszudrucken, öffnen Sie das Dokumentenfenster des aktuellen Auftrages. 

Klicken Sie auf das Dokumenten-Symbol oben in der Icon- Leiste (3. von links). 

Im Dokumentenfenster sehen Sie gelb/grün markiert diese neue Sammel-Regierechnung. Diese können Sie mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ öffnen.

Haben Sie die Rechnung geöffnet, sehen Sie, dass alle Regieberichte in der Rechnung einzeln aufgelistet werden. Wenn Sie viele Rapporte haben, ergibt sich dadurch eine lange Rechnung. Anmerkung: Diese Abrechnungsart ist eine Besondere. 

In der Regel brauchen die meisten Betriebe nur die normale Regieabrechnung in der alle Mengen zusammengefasst werden. Zum Nachweis der Rapportarbeiten wird die sortierte Rapportliste ausgedruckt und der Rechnung beigelegt. 

Wie sie hier sehen, werden alle Rapporte aufgelistet und jeweils durch eine Kommentarzeile getrennt. 

Sehr wichtige Hinweise!

Im Gegensatz zur normalen Regieabrechnung dürfen Sie zu der automatisch erstellten Abrechnung keine Zeilen hinzufügen oder ändern. Bei der nächsten Erstellung würden die Einträge wieder gelöscht werden. 

Von der Regierechnung können Sie auch nicht ins Aufmaß, Kalkulation, Rapporte oder andere Programmteile gelangen, da dies eine automatisch erstellte Aufstellung ist. Um Ihre Rapporte für die Regierechnung zu erweitern oder abzuändern, müssen Sie das ursprüngliche LV aufrufen und dort das Regiemodul betreten - nicht über diese extra Regierechnung. 

Ansonsten können Sie in dieser Regierechnung fast alles machen, was Sie in anderen Rechnungen auch können (LV-Kopf, Vortext, Nachtext, Zuschläge, Rabatte).