Artikel Suche

INHALTSVERZEICHNIS

• Allgemeines zur Suche
• Einfachsuche
• Suchbegriff(e)
• Volltextsuche
• Nur Favoriten
• Lieferant
• Sortierung der Egebnisliste
  • Letzte (F6)
  • Suchbaum Gewerk / Titel
• Komplex Suche
• Mehrere Suchbegriffe
• Volltextsuche
• Suche starten
• Speichersuche
  • Speichersuche anlegen / verwalten
  • Speichersuche ausführen

Allgemeines zur Suche

In der Artikelverwaltung können sehr viele Artikel oder Leistungen verwaltet werden. Deshalb ist es wichtig, über eine komfortable „Suchfunktion“ die gewünschten Einträge schnell zu finden.

Das Programm verfügt über drei verschiedene Suchmöglichkeiten. Diese sind in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben.

Einfachsuche

Dies ist wohl die am meisten verwendetes Suche in baufaktura. Der Vorteil ist, dass sehr schnell gesucht werden kann, weil nicht viele Angaben notwendig sind. Das System sucht hierbei den Suchbegriff in den wichtigsten Feldern im Artikel.

Suchbegriff(e)

Hier geben Sie den gesuchten Begriff ein. Dies kann ein Teil der Artikelbezeichnung, der Artikelnummer, des Suchtextes, des Gewerks oder Titels sein. Wenn Ihr Suchmodus auf Volltextsuche steht, wird der gesuchte Begriff auch innerhalb des Textes gefunden. Wenn die Volltextsuche abgeschaltet ist, muss der Suchbegriff am Anfang der Bezeichnung oder der Artikelnummer stehen.

Sie können auch mehrere Suchbegriffe hintereinander eingeben. Trennen Sie die Suchbegriffe durch ein Komma oder ein Leerzeichen.

Je nach Auswahl wird der erste Suchbegriff wahlweise als Volltextsuche oder als Anfangssuche gesucht. Alle weiteren Suchbegriffe werden immer als Volltextsuche in Kurztext, den ersten beiden Langtextzeilen, in Gewerk und Titel als gesucht.

Alle Suchbegriffe werden UND-verknüpft. Das heißt, es werden nur Artikel angezeigt, die alle gesuchten Begriffe enthalten.

Volltextsuche

Wenn das Feld markiert ist, sucht das System aus dem vollen Text. Wenn Sie beispielsweise den Artikel „Bodenfliesen Madagaskar“ heraussuchen möchten, können Sie bei Volltextsuche das Wort „Madagaskar“ eingeben. Ist die Volltextsuche ausgeschaltet, müssen Sie am Anfang beginnen und z.B. „Bodenfliesen Mad“ eingeben.

deutlich langsamere Suchgeschwindigkeit.

Nur Favoriten

Haben Sie dieses Feld markiert, wird nur in Ihren Favoriten gesucht. Ist das Feld nicht angekreuzt, werden alle Artikel durchsucht.

Lieferant

Hier können Sie einen Lieferanten manuell eintragen oder auswählen. Die Suche wird dann nur bei diesem Lieferanten durchgeführt.

Sortierung der Egebnisliste

Wählen Sie hier das Feld aus, nach dem die Tabelle sortiert werden soll. Die Sortierung ist immer alphanumerisch in aufsteigender Reihenfolge aufgebaut.

Letzte (F6)

Das System merkt sich immer den letzten Suchbegriff bzw. die letzten Sucheinstellungen. Mit dieser Schaltfläche wiederholen Sie die letzte Suche.

Suchbaum Gewerk / Titel

In der Einfachsuche ist außerdem ein Suchbaum nach Gewerk/Titel vorhanden.

Wenn Sie ihre Artikel in Gewerke und Titel untergliedert haben, bilden diese Gewerke und Titel den Suchbaum. Sie können dann einfach ein Gewerk oder einen Titel auswählen, dann werden Ihnen anschließend alle zugeordneten Artikel angezeigt.

Wenn Sie Artikeldaten über z.B. Datanorm importieren haben, werden Informationen wie Gewerk und Titel automatisch aus der Warengruppendatei erzeugt und die Artikel sind über den Suchbaum gegliedert.

Relevant für diese Suche sind die Angaben „Gewerk“ und „Titel“ im Artikel rechts unten (roter Rahmen im Bild unten).

Dies können Sie bei der Neuanlage eines Artikels auch selbst hinzufügen, damit der Artikel danach im Suchbaum eingegliedert wird. So lassen sich auch Gliederungen nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.

Der Suchbaum lässt sich auch deaktivieren. Näheres finden Sie in Kapitel „4.15 Einstellungen Artikelverwaltung“ auf Seite 76.

Auch im Suchbaum haben Sie die Möglichkeit über einen Suchbegriff nach Artikeln zu suchen. Einfach einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben und ENTER drücken. Wenn Sie nicht ENTER drücken, wird die Suche automatisch nach ca. 2 Sekunden gestartet.

Komplex Suche

Wenn Sie sehr umfangreiche Datenbestände haben (z.B. Datanorm-Daten) erhalten Sie mit der „Einfachsuche“ oft zu viele Treffer in der Tabelle. Die Einfachsuche ist auch deutlich langsamer, da diese in mehreren Datenbankfeldern gleichzeitig sucht.

Mit der „Komplexen Suche“ können Sie viele weitere Sucheinschränkungen angeben.

Mehrere Suchbegriffe

mehrere Suchbegriffe eingeben (wie bei der Einfachsuche). Geben Sie zwischen den einzelnen Suchbegriffen ein Komma oder ein Leerzeichen ein.

folgenden Suchbegriffe suchen immer als Volltextsuche im Kurztext und den ersten beiden Langtextzeilen des Artikels. 

Durch dieses Verfahren können Sie auch bei großen Datanorm-Datenbeständen schnell und optimal die gewünschten Artikel auffinden.

Für zusätzliche Einschränkungen verwenden Sie den „Suchbegriff 2“, den Sie in einem anderen Feld suchen können.

Zusätzlich gibt es zahlreiche weitere Suchenschränkungen wie Artikeltyp (Material, Leistungen, ...) , Lieferant oder eine der Checkboxen, die Sie markieren können. Alle Sucheinschränkungen sind UND-verknüpft. Das heißt, es werden nur Artikel angezeigt, die allen gesuchten Kriterien entsprechen.

Volltextsuche

In beiden Suchbegriffen haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken der Box im Volltext zu suchen. Sie geben als Suchbegriff ein Wort oder Teil eines Wortes ein, das irgendwo im zu suchenden Feld steht.

Wenn Volltextsuche nicht angeklickt ist, müssen Sie immer die Anfangsbuchstaben eingeben.

werden gefunden, denn diese enthalten irgendwo diese Buchstabenkombination. Es wird z.B. auch der Artikel „Verdichtetes Stahlrohr“ gefunden.

Geschwindigkeit der Volltextsuche sehr langsam, denn das System wird alle Artikel in der Datenbank einzeln durchsuchen.

Bei der Nicht-Volltextsuche geht die Suche sehr schnell, da alle Datensätze in der Datenbank alphabetisch geordnet sind.

Tipp: Wenn Sie also sehr viele Artikel (z.B. Datanorm) haben, sollten Sie sich angewöhnen, die Volltextsuche nur in Ausnahmefällen zu benutzen.

Suche starten

Um die Suche zu starten drücken Sie die ENTER-Taste oder klicken mit der Maus auf die Suchen- Schaltfläche oben rechts mit dem Fernglas.

Speichersuche

Wer viele Artikel verwaltet (z.B. Datanorm-Daten), dem empfehlen wir die Speichersuche. Sie können eine ganz normale Suche ausführen (Einfach- oder Komplex-Suche) und diese als „Vorlage“ für die Speichersuche abspeichern. Dann können Sie auch komplizierte Suchvorgänge mit einem einzigen Mausklick ausführen.

Speichersuche anlegen / verwalten

Sie legen also für oft benötigte Artikelgruppen eine Suchvorlage an, indem Sie einmalig ganz normal über die Einfach- oder Komplexsuche suchen. Dann klicken Sie oben im Menü auf „Einstellungen“ und dann auf „Speichersuche“ ablegen.

Klicken Sie im nun geöffneten Fenster dazu auf die Schaltfläche „Aktuelle Suche als Speichersuche am Ende einfügen“. Geben Sie dann noch einen eindeutigen Namen für die Suche ein und Ihre Speichersuche ist abgelegt.

Sie können die neue Suche auch einfügen oder einen Eintrag überschreiben. Dazu klicken Sie die zweite oder dritte Schaltfläche an.

Brauchen Sie z.B. sehr oft „PVC-Rohre“ können Sie diese einmal suchen und dann im Menü „Einstellungen“ im Punkt „Speichersuche(n) anlegen/ändern/löschen“ abspeichern. 

Speichersuche ausführen

Wenn Sie also mal wieder in Ihrem Angebot / Rechnung die „PVC-Rohre“ benötigen, brauchen Sie keinen Suchbegriff mehr eingeben, sondern klicken einmal auf den Reiter „Speichersuche“ und wählen dort die entsprechende Suche aus. Danach wird die gespeicherte Suche sofort ausgeführt.