Lagerverwaltung

INHALTSVERZEICHNIS

• Artikel als Lagerartikel kennzeichnen 
  • Aktueller Bestand 
  • Mindest-Bestand 
  • Bestellmenge 
• Lagerplatz 
  • Bemerkung 
• Automatische Lager-Abbuchung bei Lieferscheinen/Rechnungen 
  • Halbautomatisch gesteuerte Lagerabbuchung 
• Fenster Lagerverwaltung 
• Listendruck Lagerverwaltung 
• Etikettendruck Lagerverwaltung 
• Lageraktualisierung per UGS-Datei 
• Zusammenfassung Lagerverwaltung 

Artikel als Lagerartikel kennzeichnen 

Zur Software baufaktura gibt es eine einfache Lagerverwaltung, die Sie als Zubehörmodul erwerben können. 

Standardmässig sind neue Artikel keine Lagerartikel. Sie müssen also jeden lagerhaltigen Artikel als Lagerartikel kennzeichnen. Dazu gibt es unten in der Artikelverwaltung den Reiter „Lager/ Gewichtspreise“. Hier setzen Sie den Haken im Feld „Dieser Artikel ist ein Lagerartikel“. 

Sofort erscheinen weitere Felder, die Sie ausfüllen können:

Aktueller Bestand 

Hier wird der aktuelle Lagerbestand für diesen Artikel eingegeben. 

Mindest-Bestand 

Dies ist der minimale Bestand, der in Ihrem Lager vorhanden sein sollte. Sie haben bei der Suche die Möglichkeit, Artikel zu suchen deren Lagerbestand kleiner als der Mindestbestand ist. Diese Artikel können dann bestellt werden, um das Lager wieder aufzufüllen. 

Bestellmenge 

Hier geben Sie die „übliche Bestellmenge“ ein. Diese wird dann bei der Bestellung später automatisch eingetragen. Sie können aber bei der Bestellung trotzdem noch eine andere Menge angeben. 

Lagerplatz 

Damit Sie den Artikel in Ihrem Lager wiederfinden, geben Sie hier den Lagerplatz ein. 

Bemerkung 

Hier können Sie eine beliebige Zusatzangabe zu Ihrem Lagerartikel machen. 

Automatische Lager-Abbuchung bei Lieferscheinen/Rechnungen 

Wenn Sie Artikel aus der Artikelverwaltung in Ihr LV-Dokument übernehmen, tragen Sie in der Artikelverwaltung die „verbrauchte“ Menge in die Mengenspalte ein. Mit dem Menüpunkt „Übernahme F12“ übernehmen Sie die Artikel mit dieser Menge in Ihr LV-Dokument. 

Bei Aufstellungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Gutschriften passiert bezüglich der Lagerverwaltung nichts, da die Artikel ja noch nicht verkauft bzw. ausgeliefert sind. 

Wenn Sie jedoch Lagerartikel in einen Lieferschein,eine Abschlagsrechnung oder eine Rechnung 

übernehmen, wird das Lager automatisch aktualisiert. D.h. der Lagerbestand wird um die übernommene Menge reduziert. 

Halbautomatisch gesteuerte Lagerabbuchung 

Wenn Sie z.B. ein Angebot auf die Rechnung kopieren, wird keine automatische Lagerabbuchung mehr vorgenommen. In diesem Fall können Sie die „halbautomatische Lagerabbuchung“ verwenden. 

Dazu klicken Sie im LV-Dokument auf das Menü „Bearbeiten/Kopieren“ und dann auf „Verschiedene LV-Funktionen“. 

In diesem Fenster finden Sie ganz unten „Sofortige Lagerabbuchung von Positionen“. 

Hier haben Sie die Möglichkeit, die aktuelle LV-Position oder alle markierten Positionen, oder alle Positionen vom Lager abzubuchen. Einfach entsprechende Option anklicken und auf „Lagerabbuchung durchführen“ klicken. 

Wenn Sie im LV-Dokument Artikelpositionen textlich oder preislich verändert haben, verlieren diese Artikel den Bezug zur Artikelverwaltung - die Abbuchung vom Lager funktioniert dann nicht mehr. 

Fenster Lagerverwaltung 

Sie gelangen in die Lagerverwaltung vom „Basisfenster“ aus. Klicken Sie im Menü „Funktionen“ auf den Eintrag „Lagerverwaltung“. 

Beim Aufruf des Fensters werden automatisch alle Lagerartikel aufgelistet. Oben haben Sie eine Suchfunktion, um nur bestimmte Artikel anzuzeigen. Rechts oben können Sie Artikel anhand des Lagerbestandes selektieren. Jedesmal, wenn Sie den Suchbegriff oder eine Suchoption verändern, startet die Suche automatisch. 

Direkt in der Tabelle können Sie die Lagerdaten ändern oder eingeben. Die eingegrauten Spalten können Sie nicht in der Tabelle, sondern unten unter „Details“ eingeben. 

In diesem Fenster, wird der Bestand farblich unterschieden. Hellgrün sind alle Bestände, die grösser oder gleich dem Mindestbestand sind. Hellrot werden die Bestände gekennzeichnet, die unter dem Mindestbestand sind. Der Bestand kann auch unter „Null“ fallen. Dies ist sinnvoll, um Fehler im Lager 

oder in der Verwaltung zu erkennen oder aufzuzeigen, denn in der Praxis kann ein Lagerbestand nicht unter Null fallen. 

Wenn Sie Material einkaufen, ist es sinnvoll die Lagerverwaltung aufzurufen und die neuen Bestände in das Fenster einzubuchen (einfach den neuen Bestand in die Tabelle eintragen). 

Listendruck Lagerverwaltung 

Oben im Menü finden Sie „Listendruck“. Hier können Sie Lagerlisten oder Inventurlisten ausdrucken. 

Bestellungen von Lagerartikeln machen Sie über die „Artikelverwaltung“. Hier können Sie in der „Komplex-Suche“ die Option „Nur Lagerartikel < Mindest-Bestand“ anwählen. Tragen Sie dann bei den zu bestellenden Artikeln die Bestellmenge ein und klicken Sie dann im „Hauptmenü“ auf „Bestellung/ Preisanfrage markierter Artikel“. 

Etikettendruck Lagerverwaltung 

Ebenfalls oben im Menü finden Sie den Eintrag Etikettendruck. Der Etikettendruck ist allerdings nicht auf A4-Etikettenbögen ausgelegt, sondern ausschließlich auf Einzeletiketten. Das heißt, dass Sie für den Ausdruck einen Etikettendrucker benötigen. 

Die Etiketten finden hauptsächlich Verwendung, um das Lager zu beschriften. Es können beliebig große Etiketten gedruckt werden (nur vom Drucker abhängig). 

Hier das Fenster des Artikel-Etikettendrucks: 

Oben können Sie aus bis zu 4 verschiedenen Etikettenarten auswählen. Diese sind mit gängigen Größen vorbelegt. Die Bezeichnungen können Sie mit der Schaltfläche rechts ändern. Die Etikettengröße muß nirgends angegeben werden, da dies technisch keine Rolle spielt. Wird unten eine Druckposition außerhalb der verwendeten Etikette angegeben, wird dies einfach ignoriert und nicht gedruckt. 

Wichtig ist hier, den Etikettendrucker auszuwählen. Darunter können Ränder gesetzt werden um den Druck horizontal oder vertikal zu verschieben. Sie können die Kopienanzahl auswählen und dahinter, ob zum Preis eine entsprechende Kennung dazugedruckt werden soll. 

Weiter unten können Sie bis zu 11 Druckzeilen frei belegen. Diese Belegung wird jeweils zur oben ausgewählten Etikettenart gespeichert. Sie können bis zu 4 Vorlagen hinterlegen. Sie wählen hier das Druckfeld, dann die X- und Y-Position in mm (gemessen vom linken, bzw. oberen Rand). Dann die Schriftgröße (11 ist normale Schreibmaschinenschriftgröße) und dahinter können Sie noch Fett, Kursiv oder Unterstrichen wählen. Gedruckt wird immer der Schriftfont „Arial“. 

Unten können Sie noch einen Barcodedruck (zum Scannen) generieren. Unter „Bild-Druck“ unten können Sie auswählen, ob ein dem Artikel hinterlegtes Bild mit ausgedruckt werden soll. 

Lageraktualisierung per UGS-Datei 

Im Fenster der Lagerverwaltung finden Sie oben den Menüpunkt „Lageraktualisierung per Datei“. 

Mit diesem Menüpunkt können Sie z.B. nach einer Inventur Ihre Lagerbestände automatisiert auf den aktuellen Stand bringen. Dies geschieht mit Hilfe einer standardisierten UGS-Datei. 

Diese UGS-Datei wird erzeugt, indem mit einem Handscanner die Barcodes aller Lagerartikel eingescannt werden und die aktuelle Lagerstückzahl nach dem Scannen in den Handscanner eingetippt wird. So gehen Sie das ganze Lager durch - nach Beendigung übertragen Sie die Scannerdatei auf den PC und können dann in diesem Fenster die Lageraktualisierung starten. 

Automatisch werden die alten Lagerbestände in baufaktura durch die eingescannten Werte ersetzt - einfacher und schneller geht es nicht. 

Zusammenfassung Lagerverwaltung 

1. Um einen Artikel als Lagerartikel kenntlich zu machen, wird der Artikel in der Artikelverwaltung als Lagerartikel gekennzeichnet. Dort kann man den aktuellen Lagerbestand, Mindestbestand, die Bestellmenge und den Lagerplatz erfassen. 
2. Wenn Sie einen Artikel in ein LV-Dokumente vom Typ Lieferschein, Abschlagsrechnung oder Rechnung aus der Artikelverwaltung übernehmen (dort Menge eintragen) wird bei der Übernahme ins LV-Dokument diese Menge vom Lagerbestand abgebucht. 
3. Wenn Artikel in ein anderes LV-Dokument (z.B. Angebot, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Aufstellung) übernommen werden, erfolgt keine automatische Abbuchung vom Lager. 
4. Falls gewünscht, muss dies halbautomatisch über das Menü des Basisfensters „Verschiedene LV-Funktionen“ unter dem Punkt „Sofortige Lagerabbuchung von Positionen“ geschehen. 
5. Im Menü „Funktionen“ unter dem Punkt „Lagerverwaltung“ finden Sie das übersichtliche Fenster mit allen Lagerartikeln. Hier können Sie Lagerbestände oder andere Daten manuell ändern. Ausserdem können Sie hier Lagerlisten oder Inventurlisten ausdrucken.