INHALTSVERZEICHNIS
Allgemeines
Im Kapitel „1.16 Musterauftrag“ haben wir die LV-Positionen manuell erfasst. Sinnvoll ist es, Artikel oder Leistungen die Sie öfter benötigen, in der Artikelverwaltung anzulegen. Diese können dann entweder direkt über die Artikelnummer oder über die Suche abgerufen werden und in Angebote, Rechnungen oder sonstige LV‘s übernommen werden.
Auch eine Datanorm-Schnittstelle ist verfügbar, mit der Sie Daten vom Großhändler in die Artikelverwaltung einpflegen können.
Die Artikelverwaltung starten Sie aus der LV-Aufstellung mit der <F6>-Taste oder oben über das Menü „Funktionen“ und dort auf „Artikel- / Leistungsverwaltung“.
Alternativ können Sie auch in der Symbolleiste auf das hier gezeigte Symbol klicken.
Neuen Artikel oder Leistung anlegen
Um einen neuen Artikel anzulegen, klicken Sie oben im Menü auf „ Artikel...“ und dann auf „...neuer Artikel“. Sofort wird in der Tabelle eine leere Zeile angelegt. Die Daten werden unten im Fenster erfasst.
In diesem Handbuch erklären wir Ihnen nur die wichtigsten Eingabefelder. In der Hilfe (F1-Taste) bekommen Sie weitere Details.
Artikel-Typ
Geben Sie an, ob der Eintrag ein Artikel (Material), eine Leistung (z.B. zusammengesetzt aus Lohn und Material), Personal oder Fremdleistung ist. Die Angabe ist nicht unbedingt notwendig. Wenn Sie dies jedoch gewissenhaft machen, können Sie später bei der Artikelsuche z.B. „nur Artikel“ oder „nur Leistungen“ etc. filtern.
Favorit
In der Artikelverwaltung ist es sinnvoll, mit „Favoriten“ zu arbeiten - besonders dann, wenn Sie über Datanorm viele tausend Artikel eingespielt haben. Setzen Sie das Häkchen bei allen Einträgen, die Sie oft benötigen.
Wenn Sie später Artikel suchen, können Sie in der Suchbox auswählen, ob in allen Artikeln oder nur in den Favoriten gesucht werden soll. So finden Sie Ihre gewünschten Artikel viel schneller.
Art-Nr. / Pos-Nr.
Die Artikelnummer wird bei neuen Artikeln immer vorgeschlagen. In den Einstellungen des Basisfensters können Sie den Startpunkt und die Formatierung der Artikelnummer einstellen.
Natürlich können Sie auch eigene freie Artikelnummern eintragen. Erlaubt sind Zahlen und Buchstaben, Bindestrich und Punkt.
Komma, Leerzeichen oder alle anderen Sonderzeichen sollten möglichst nicht verwendet werden, da sonst Probleme bei der Suche auftreten können.
Bei Leistungen kann man hier auch die „Positionsnummer“ eintragen.
Technisch gesehen muss die Artikelnummer nicht eingegeben werden. Die Angabe der Artikelnummer ist jedoch sinnvoll zum schnellen Abrufen in LV‘s wie Angebots- oder Rechnungsaufstellungen. Für Ihre wichtigsten Artikel/Leistungen kennen Sie die Nummern vermutlich schnell auswendig und können per „Direkt-Artikel-Abruf“ die Artikel übernehmen.
Einheit
Jeder Artikel bzw. jede Leistung hat eine Abrechnungseinheit. Bei den Mitarbeitern ist dies z.B. „Std“ für Stunden. Bei Artikeln z.B. „Stück“, „qm“, „m²“ oder „lfm“ für laufende Meter. Wenn eine Einheit nicht in der Auswahlliste vorhanden ist, können Sie diese entweder manuell eingeben oder die neue Einheit in den Einstellungen der Einheitenliste dauerhaft aufnehmen.
Kurztext
Der „Kurztext“ ist die Kurzbezeichnung oder die kurzbeschreibung eines Artikels oder einer Leistung. Es ist die erste Zeile der Artikelbezeichnung. Wenn möglich sollten bereits hier alle wichtigen Daten stehen.
Einige Listen in der Software drucken nur den Kurztext aus. Deshalb ist diese Angabe zwingend notwendig.
Im nachfolgend beschriebenen Langtext kann man dann entweder den oben begonnenen Kurztext fortsetzen oder kann den Artikel nochmals neu und sehr ausführlich beschreiben.
Rechtschreibprüfung
Auch hier gibt es für den Kurz- und Langtext eine einfache Rechtschreibprüfung. Um zu prüfen, ob Kurz-bzw. Langtexte richtig geschrieben sind, können Sie rechts auf das kleine Feld „RP“ klicken. Ist alles OK erscheint eine entsprechende Meldung. Ansonsten wird ein Fenster eingeblendet, mit Vorschlägen und der Möglichkeit, neue Wörter zu lernen, d.h. ins Wörterbuch aufzunehmen.
Langtext
Die Textlänge ist im Langtext nicht begrenzt. Die Textbreite ist auf 40 Zeichen (Buchstaben) begrenzt. Diese Begrenzung wurde auf Grundlage von Datanorm und anderen Schnittstellen notwendig. Eine Verbreiterung der Textspalte ist deshalb nicht möglich.
Wenn bereits der Kurztext ausreicht, braucht kein Langtext eingegeben werden.
SK
Dieses Feld ist für Ihren Einkaufspreis oder Selbstkostenpreis vorgesehen. Dies ist jedoch kein Pflichtfeld.
VK 1
Dies ist der Haupt-Verkaufspreis. Er wird standardmässig in Ihre Angebote und Rechnungen übernommen. Mit VK 2 und VK 3 stehen Ihnen zwei weitere Preise zur freien Verfügung. Ist der SK-Preis vorhanden, so wird bei Eingabe der VK-Preise der prozentuale Zuschlag gegenüber dem SK automatisch berechnet.
VK 2
Zweiter Verkaufspreis. Diesen Preis können Sie z.B. als Gross- oder Stammkundenpreis verwenden.
VK 3
Der dritte Verkaufspreis seht zur freien Verwendung.
Zuschläge zum SK
Hinter den VK-Preisen gibt es 3 Eingabefelder für Zuschläge. Wenn Sie den SK-Preis eingeben und mit festen Zuschlägen arbeiten, können Sie hier prozentuale Angaben machen. Die jeweiligen VK-Preise werden dann entsprechend Ihrer Angabe automatisch berechnet.
Standard-Zuschläge
In den Einstellungen der Artikelverwaltung (oben im Menü) können Sie in Ihrem Betrieb übliche Standardzuschläge gegenüber dem SK-Preis anlegen. Wenn Sie diese Schaltfläche verwenden, werden die hinterlegten Zuschläge für Ihren Artikel übernommen und VK 1, VK 2 und VK 3 neu berechnet.
Lieferant
Falls der Artikel über Datanorm eingelesen wurde, steht hier der Lieferant. Ansonsten können Sie hier manuell einen Lieferanten eingeben.
Gewerk / Titel
Hier können Sie den Artikel einem Gewerk oder einem Titel zuweisen. Wurde der Artikel über Datanorm eingelesen, werden diese Felder über die Warengruppen-Datei vom Lieferanten ausgefüllt.
In diesem Fenster können Sie spezifische Gewichte eingeben. Diese benötigt man z.B. im Metallbau- Handwerk. Automatisch werden dann die Gewichtspreise berechnet.
Wenn es sich bei dem Artikel um einen Lagerartikel handelt, setzen Sie das Kreuz bei „Dieser Artikel ist ein Lagerartikel“. Erst dann können Sie die Lager-Angaben machen. Die Lagerverwaltung wird in Kapitel „4.9 Lagerverwaltung“ nochmals ausführlich beschrieben.
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