Der Assistent zum Daten kopieren hilft Ihnen, beim Anlegen eines neuen Dokuments Daten aus bestehenden Dokumenten zu übernehmen. Das ist besonders nützlich beim Erstellen von Rechnungen aus Angeboten, bei kumulierten Abschlagsrechnungen oder beim Zusammenführen mehrerer Lieferscheine in eine Rechnung. Zusätzlich lassen sich Vor- und Nachtext, Projektkalkulation, Regieberichte, Massenermittlung und Lieferscheinaufstellung übernehmen. Auch Stornorechnungen mit automatischem Hinweis im Vortext sind möglich.
Falls im Auftrag schon Dokumente angelegt sind und Sie dann ein neues anlegen wollen, haben Sie die Möglichkeit, aus den vorhandenen Dokumenten Daten zu übernehmen. Dies ist vor allem sinnvoll für die Übernahme vom Angebot in die Rechnung oder für die Erstellung kumulierter Abschlagsrechnungen.
Des Weiteren ist diese Funktion sehr nützlich, um mehrere Dokumente in ein Zieldokument zusammenzuführen. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn Sie aus mehreren Lieferscheinen eine Rechnung erstellen wollen.
Vorgehen
Zunächst wählen Sie oben im Fenster aus, welches Dokument erstellt werden soll.
Wenn Sie keine Datenübernahme aus einem bestehenden Dokument wünschen, klicken Sie auf die schwarze Schaltfläche Neues Dokument ohne Daten erstellen. Sie erhalten dann ein leeres Dokument.
Wenn Sie Daten übernehmen wollen, klicken Sie in der Tabelle das gewünschte Dokument an und gehen Sie dann auf die blaue Schaltfläche Dokument(e) in ein neues Dokument kopieren.
Zusätzlich zum LV kopieren / Übernahmeoptionen
Zusätzlich zum LV können der Vor- und Nachtext sowie die Projektkalkulation übernommen werden. Sollten Regieberichte, eine Massenermittlung oder eine Lieferscheinaufstellung vorhanden sein, können Sie diese Optionen zur Übernahme ebenfalls anklicken.
Wenn Sie z.B. eine Stornorechnung erstellen möchten, wählen Sie oben in der Liste die zu stornierende Rechnung aus. Wenn Sie dann den Haken bei Hinweis auf kopiertes LV anklicken, wird in der neuen Stornorechnung automatisch der Hinweis Stornorechnung zu Rechnung Nr. xxxx in den Vortext eingetragen.
Mehrere Dokumente in ein Ziel-Dokument kopieren
Klicken Sie zuerst das erste Dokument an und wählen Sie mit gedrückter STRG-Taste die weiteren Dokumente aus. Die Übernahmeoptionen sind hier jedoch beschränkt. Das neue Dokument enthält dann sämtliche LV-Positionen aus den Quell-Dokumenten – weitere Details des Quelldokuments werden als Überschrift eingefügt.
Nachdem alle gewünschten Übernahmeoptionen ausgewählt wurden, klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche Starten der Datenübernahme. Das neue Dokument wird erstellt.
✅ Tipp: Für kumulierte Abschlagsrechnungen können Sie mehrere Vorgängerdokumente gemeinsam markieren und in ein neues Dokument zusammenführen.