12.1 Terminplaner

INHALTSVERZEICHNIS

• Überblick
• Die 3-Monats-Übersicht 
• Die Kalender 
• Die Terminplaner - Übersicht 
• Arbeiten mit Terminen 
  • Eingabe neuer Termin: 
  • Wiederholende Termine: 
  • Täglich: 
  • Wöchentlich: 
  • Monatlich: 
  • Jährlich: 
  • Seriendauer: 
  • Erinnerung: 
• Menüleiste/Einstellungen 
• Drucken/Vorschau 
• Kalenderverwaltung 
  • Einstellungen 

Überblick

Mit dem integrierten Terminplaner können Sie Ihre geschäftlichen wie auch privaten Termine optimal in den Programmablauf integrieren. 

Im Terminplaner lassen sich mehrere Kalender anlegen, die Sie beliebig ein- und ausblenden können. Sie können einzelne Termine anlegen, oder Wiederholungstermine mit beliebig einstellbarem Intervall. Auch die Erinnerungsfunktion kann für jeden Termin individuell eingestellt werden. 

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich automatische Wiedervorlagetermine anlegen zu lassen. So können Sie z.B. einstellen, dass bei allen Angeboten ein automatischer Termin zur Wiedervorlage - in z.B. 3 Wochen angelegt wird. 

Genauso können Sie sich automatische Termine für die Fälligkeit von Sicherheitseinbehalten anlegen lassen. 

Auf der Startseite sind die Schaltflächen für die wichtigen Programmfunktionen zu finden, darunter auch den Terminplaner und die Aufgaben. Rechts daneben werden Ihnen die Termine der nächsten 7 Tage eingeblendet und darunter die aktuell anstehenden Aufgaben. 

Mit einem Klick auf Terminplaner auf der Startseite oder über den Menüpunkt „Funktion“ --> „Terminplaner“ 

Das Fenster des Terminplaner ist übersichtlich aufgebaut. Sie sehen rechts die Terminübersicht und links den Kalender mit einer 3 Monatsübersicht. Dort können sie das gewünschte Datum für die Terminanzeige auswählen. 

Unten Links können sie sich zusätzliche Kalender anzeigen lassen, die Sie sich selbst anlegen können. Dazu später mehr.269 Kapitel 12 - Terminplaner/Aufgabenverwaltung 

Die 3-Monats-Übersicht 

Links wird Ihnen ein Kalender mit insg. 3 Monaten angzeigt. dieser dient dazu, das gewünschte Datum für die Terminübersicht auszuwählen. 

Um schneller zum gewünschten Termin zu kommen, können Sie über dem Kalender auf den Monat klicken. Dann wir Ihnen die Schnellauswahl mit Januar bis Dezember angezeigt. 

Genauso können Sie oben auf das Jahr klicken. Dann werden Ihnen automatisch 4 Jahre zurück und 4 Jahre in die Zukunft zur Auswahl angezeigt. 

Alternativ können Sie auch das Mausrad für die Navigation im Kalender nutzen.270 Kapitel 12 - Terminplaner/Aufgabenverwaltung 

Die Kalender 

Links unten zeigt Ihnen das Programm alle angelegten Kalender an. Dort können Sie die gewünschten Kalender ein- und ausgeblendet werden. 

Neue Kalender können in der Kalenderverwaltung angelegt werden. 

Hier haben Sie die Möglichkeit z.B. für jeden Mitarbeiter oder Bereiche einen eigenen Kalender anzulegen und einen Kommentar dazu hinterlegen. Ebenso kann der Standardkalender Umbenannt werden. 

Nachdem die Kalender angelegt wurden finden sie diese unten links unter Kalender. Dort können sie diese auch markieren um sie in der Kalenderübersicht anzuzeigen oder auszublenden.271 Kapitel 12 - Terminplaner/Aufgabenverwaltung 

Die Terminplaner - Übersicht 

Hier werden Ihnen die Termine des ausgewählten Zeitraumes angezeigt. Oberhalb sehen Sie das Ansicht-Menü. Dort können Sie wechseln zwischen „Heute“ - das zeigt die Termine des aktuellen Tages an, oder „Tag“, was bedeutet, dass ein ausgewählter Tag im Kalender angezeigt wird. Bei „Arbeitswoche“ zeigt das Programm die Termine von Montag bis Freitag an und bei „Woche“ die komplette Woche , also Montag bis Sonntag. Den ganzen Monat sehen Sie wenn Sie auf „Monat“ klicken und „Planungsansicht“ zeigt Ihnen die Termine auf einer horizontalen Zeitlinie. 

Die Darstellung des Terminplaners können Sie über den Menüpunkt „Einstellungen“ auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Auf diesen Punkt gehen wir etwas später in diesem Kapitel ein. 

Arbeiten mit Terminen 

Es gibt zwei Möglichkeiten die Funktionen des Terminplaners aufzurufen. Sie können entweder das Menü „Termine“ oben im Fenster benutzen, 

...oder mit der rechten Maustaste auf den Terminplaner klicken. Dann öffnet sich das hier abgebildete Kontextmenü. 

Hier können Sie dann neue Termine und Wiederholungstermine anlegen, zu einem bestimmten Datum 272 Kapitel 12 - Terminplaner/Aufgabenverwaltung 

wechseln, die Hintergrundfarbe des Kalenders ändern oder die Druckfunktion benutzen. Zusätzlich lassen sich hier auch Termine exportieren und importieren. 

Eingabe neuer Termin: 

Im hier abgebildeten Terminfenster können Sie einen neuen Termin anlegen. Geben Sie zunächst den „Betreff“ und ggf. den „Ort“ ein. 

Daneben können Sie beim Bedarf noch den „Typ“ des Termines auswählen. Diese Auswahl steuert die Farbe, in der der Termin im Terminplaner angezeigt wird. 

Darunter sind die Eingabefelder für den „Start“ und das „Ende“ des Termins. Wenn Sie den Termin als „Ganztägiges Ereignis“ definieren, werden die Uhrzeiten ausgeblendet. 

Unten finden Sie die Einstellungen für die „Erinnerung“. Wenn Sie diese aktiviert haben, können Sie die Erinnerungszeit und den Ton einstellen. 

Rechts davon wählen Sie die „Anzeige“ aus. Sie können dort wählen zwischen „Beschäftigt“, „Frei“, „Außer Haus“ und „Mit Vorbehalt“. 

Wenn sie zusätzliche „Notizen“ zum Termin hinterlegen möchten, tragen Sie diese im großen Textfeld ein. Sie können den Termin zusätzlich als „Privat“ markieren. Diese werden dann beim Drucken nicht berücksichtigt. 

Oben im Menü finden sie weitere Funktionen und Angaben zum Termin. Mit „Speichern und schließen“ werden die Eingaben gespeichert und das Fenster wird verlassen. Wenn Sie „Speichern unter...“ wählen, können Sie den Termin unter verschiedenen Formaten abspeichern und z.B. in andere Terminplaner wieder importieren. 

Daneben sind die Schaltflächen für den „Druck“ und die „Vorschau“ platziert. Hier kann der einzelne Termin ausgedruckt werden. Wenn Sie auf das rote Ausrufezeichen-Symbol klicken wird zum Termin die Wichtigkeit auf „hoch“ gesetzt. Mit dem blauen Pfeil nach unten setzen Sie die Priorität auf niedrig. Das schwarze Kreuz löscht den Termin wieder. 

Wiederholende Termine: 

Termine können auch so angelegt werden, dass sie sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen. Klicken Sie dazu den Menüpunkt „Wiederholen...“ an. Alternativ können Sie auch im Kontextmenü den Eintrag „Neuer wiederkehrender Termin“ oder „Neues wiederkehrendes Ereignis“ an klicken. 

Der Unterschied zwischen einem Wiederkehrenden Termin und einem wiederkehrendem Ereignis ist der, dass das wiederkehrende Ereignis immer als ganztägiges Ereignis angelegt wird. 273 Kapitel 12 - Terminplaner/Aufgabenverwaltung 

Termin: Zunächst können Sie die Zeiten für den Beginn und das Ende, sowie die Dauer des Termins festlegen. 

Serienmuster: Hier finden Sie die Eingaben für die Wiederholung des Termins. Hier wählen Sie aus, ob der Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden soll. 

Täglich: 

Die täglichen Einstellungen erlaubt Wiederholungen nach einer bestimmten Anzahl von Tagen oder nur an Arbeitstagen. Beispiel: Die Eingabe Jede 2 Tage wiederholt den Termin an jedem übernächsten Tag. Wenn Jeden Wochentag an geklickt ist, wird der Termin von Montag bis Freitag wiederholt. 

Wöchentlich: 

Bei der wöchentlichen Einstellung wird der Termin in bestimmten Wochenabständen und an angegeben Tagen wiederholt. 

Beispiel: Die Eingabe Jede 1 Woche und die Auswahl Donnerstag wiederholt den Termin in jede Woche am Donnerstag. 

Monatlich: 

Die monatliche Einstellung wiederholt Termine an bestimmten Tagen und in bestimmten monatlichen Abständen, oder an bestimmten Wochentagen im angegebenen Monats-Intervall. 

Beispiel: Die Eingabe Tag 10 von jedem 1 Monat wiederholt den Termin immer am Tag 10 jedes Monats. 274 Kapitel 12 - Terminplaner/Aufgabenverwaltung 

Jährlich: 

Die jährliche Einstellung wiederholt Termine in jährlichen Abständen. 

Beispiel: die Eingabe Jede/Alle Januar und die Auswahl 10 wiederholt den Termin an jedem 21. Januar. 

Seriendauer: 

Bei der Seriendauer geben Sie an, wann die Serie starten soll und wann sie endet. Wenn Sie z.B. Kein Enddatum auswählen, wird der Termin unendlich oft wiederholt. 

Erinnerung: 

Wenn Sie die Erinnerungsfunktion für einen Termin eingestellt haben, erscheint automatisch ein Fenster, wenn die eingestellte Zeit vor dem Termin erreicht wurde. Sie sehen in diesem Fenster alle anstehenden Erinnerungen. Hier können Sie dann die Erinnerungen schließen oder sich erneut erinnern lassen. 

Menüleiste/Einstellungen 

Nun gehen wir noch auf die Menüleiste im Terminplaner- Hauptfenster ein. 

Auf den Menüpunkt „Termine“ sind wir ja bereits eingegangen. 

Drucken/Vorschau 

Der Menüpunkt „Drucken/Vorschau“ ermöglicht den Ausdruck und die Vorschau Ihrer Termine. 

Hier haben Sie mehrere Auswahlmöglichkeiten. 

Im „Detail Stil“ erhalten Sie eine Liste der Termine aus dem ausgewählten Zeitraum. 

Im „Täglichen Stil“ wird pro Seite ein Tag gedruckt. Das Programm druckt eine Tabelle mit Uhrzeit und der / die Termin(e) sind dann zur jeweiligen Zeit eingetragen. 

Im „Wöchentlichen Stil“ ist immer Pro Woche eine Seite. Die Tage sind als Quadtrate dargestellt und die Termine sind dann in der jeweiligen Tagen mit Uhrzeit eingetragen. 

Zum Schluß gibt es noch den „Monatlichen Stil“. Dieser Ausdruck sieht so aus wie beim wöchentlichen Stil nur sind pro Seite 30/31 Tage drauf.275 Kapitel 12 - Terminplaner/Aufgabenverwaltung 

Unterhalb der Stil-Auswahl finden Sie noch die Angabe des Druckbereichs. Hier wählen Sie, welcher Zeitraum berücksichtigt werden soll. 

Hier gibt es noch die Felder „Details privater Termin“ verbergen: hier können Sie beim Druck die Details der als „privat“ gekennzeichneten Termine ausblenden. 

Das Feld „Drucke ausgewählten Kalender“ druckt bei Markierung nur den vorher ausgewählten Kalender. 

Import/Export 

Hier haben Sie die Möglichkeit Termine zu import- oder exportieren. Der Export erfolgt im .XML Format. 

Kalenderverwaltung 

Hier haben Sie die Möglichkeit z.B. für jeden Mitarbeiter oder Bereiche einen eigenen Kalender anzulegen und einen Kommentar dazu hinterlegen. Ebenso kann der Standardkalender Umbenannt werden. Dieses Thema haben wir bereits in Kapitel 12.1.2 erklärt. 

Einstellungen 

In den Einstellungen haben Sie unter „Arbeitszeiten“ die Option den Tagesbeginn und Ende anzupassen. 

Unter „Allgemeines“ können Sie die Zeiteinteilung des Kalenders, die Wochennummern (Kalenderwochen), Aktualisierungsintervall und die maximale Anzahl der gleichzeitig anzuzeigenden Kalender anpassen. 

Unter „Erinnerung“ können Sie sich einstellen ob und wann Sie an Ihre Termine erinnert werden wollen. 

Unter „Hilfe/Info“ gibt es noch eine kleine Hilfestellung zum Kalender.