Nachkalkulation

Allgemeines / Prinzip 

Das Nachkalkulationsprinzip in baufaktura ist ebenso einfach wie effizient. Viele auf dem Markt angebotene Nachkalkulationssysteme sind nur sehr aufwendig zu bedienen und auch sehr unübersichtlich. Dadurch können sich Fehler leichter einschleichen. 

In dieser Software versteht man das Konzept und die Bedienung in wenigen Minuten. 

Die Erfassung der Arbeitszeiten und die Zuweisung zu den Baustellen erfolgt in einer einzigen großen - aber übersichtlichen Tabelle. Ebenso die Einsatzzeiten von Geräten, Fahrzeugen und Maschinen. 

Die Erfassung der verarbeiteten Materialien, Fremdleistungen und sonstigen Kosten geschieht über projektspezifische Tabellen - d.h. jedes Projekt besitzt eine entsprechende Tabelle. In dieser werden die verarbeiteten Materialien usw. laufend „angehängt“. 

Auswertungen verschiedenster Art können jederzeit mit einem einzigen Mausklick am Bildschirm betrachtet oder ausgedruckt werden. 

Aber das System bietet noch mehr - eine positionsbezogene Nachkalkulation. Nicht nur die Kosten von ganze Baustellen können erfasst und ausgewertet werden - die Datenerfassung kann auch positionsbezogen geschehen - ideal, um die Vorkalkulation der einzelnen Positionen zu überprüfen. 

Wenn Sie z.B. einen Hochbaubetrieb haben, können Sie Ihrer Nachkalkulation entnehmen, welche Arbeitszeiten Sie für das Aussenmauerwerk, das Zwischenmauerwerk, die Betondecken usw. eingesetzt haben. Dies kann das System auf eine Abrechnungseinheit umrechnen und Sie haben für zukünftige Vorkalkulationen genaue Erfahrungswerte. 

Um Daten Ihrer Baustellen erfassen zu können, müssen zunächst alle Mitarbeiter im Betrieb angelegt werden (Kapitel „11.2 Anlegen von Mitarbeitern“). 

Neben den Mitarbeitern legen Sie genauso Fahrzeuge, Maschinen und Geräte an (Kapitel „11.3 Anlegen von Geräten/Maschinen/Fahrzeugen“). 

In der eigenen Projektverwaltung erfassen Sie Ihre laufenden Projekte bzw. weisen ein bestehendes Abrechnungsprojekt zu (Kapitel „11.4 Anlegen von Projekten“). 

Diese drei Kapitel durchzuarbeiten und mit eigenen Daten zu versehen ist praktisch die Vorarbeit. Erst danach können Sie Zeiten, Materialien und sonstige Kosten erfassen. Auch die tägliche Erfassung von Bautagebuch-Daten ist möglich. 

Wie immer hier noch der Hinweis, dass in diesem Handbuch nur die wichtigesten Bedienelemente und Menüs aufgezeigt und erklärt werden. Weitere Infos erhalten Sie mit der F1-Taste in den entsprechenden Fenstern. 

Start des Modules 

Starten Sie das Nachkalkulationsmodul oben im Menü „Funktionen“ mit dem Punkt „Nachkalkulation“ 

Alternativ können Sie diese auch über die Symbolleiste wie folgt starten: 

Beim allerersten Start sind noch keine Mitarbeiter und Projekte angelegt - es kommt ein Hinweisfenster, das die Vorgehensweise erklärt. 

Schließen Sie das Fenster mit der Schaltfläche links unten oder wie auch sonst üblich rechts oben mit dem Kreuz im Fensterrahmen.241 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Grundsätzliches ! 

Die Erfassung der Daten in der Nachkalkulation kann immer nur von einem einzigen PC erfolgen. Sobald im Netzwerk ein zweiter Anwender die Nachkalkulation öffnet, erscheint die Meldung, welcher PC zur Zeit die Masterzugriffsrechte in der Nachkalkulation besitzt. Die Erfassung von Daten an dem zweiten Rechner ist in dem Fall nicht möglich. Dieser kann Daten und Auswertungen zwar einsehen, nicht aber ändern! 

Sobald der erste PC die Nachkalkulation schließt, lassen sich Daten an dem zweiten Rechner auch wieder erfassen. 

Anlegen von Mitarbeitern 

Bedienung 

Nach dem Start des Modules sehen Sie folgenden Bildschirm: 

Wie bereits erwähnt, müssen Sie zuerst Ihre Mitarbeiter anlegen. Gehen Sie vom Hauptfenster links oben in den Menüpunkt „Mitarbeiter“. Es erscheint das leere Mitarbeiter-Erfassungsfenster.242 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Um einen Mitarbeiter anzulegen, gehen Sie im Mitarbeiterfenster wiederum links oben auf den Menüpunkt “Mitarbeiter” und dann auf “Neuen Mitarbeiter unten anfügen”. 

In der Tabelle wird eine leere Zeile angelegt und Sie können hier den Namen des Mitarbeiters eingeben und rechts davon die restlichen Daten. 

Setzen Sie Ihren Eingabecursor auf die Spalte “Name Mitarbeiter” und geben Sie Vor- und Zuname ein. Drücken Sie die „ENTER-Taste“ und Sie gelangen auf “Kurzname”. Dieser ist bereits ausgefüllt. Der Kurzname ist für die Tabelle im Hauptfenster wichtig, da dort der ausgeschriebene Name nicht Platz findet. Lassen Sie entweder die vorgegebene Abkürzung oder geben selbst eine gut merkbare Abkürzung ein. 

Auf der rechten Seite des Fensters sieht man die Details zum Mitarbeiter. 

Unter „Eintritt“ und „Austritt“ versteht man das Ein- und Austrittsdatum des Mitarbeiters. Standardmässig ist das Eintrittsdatum des aktuelle Computerdatum, das Austrittsdatum auf „31.12.2050“. Bei einer Neuanlage eines Mitarbeiters müssen Sie zunächst also nichts machen. 

Die Mitarbeiter ID wird automatisch vergeben. 

Im Bereich „Nachkalkulationsdaten“ werden nun die Regel-Arbeitszeit eingetragen. Seit 2015 ist es Pflicht, dass Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter nachweislich geführt werden. Deshalb sind die Spalte „Beginn“ und „Pause“ an dieser Stelle enorm wichtig. Im Feld “Beginn“ tragen Sie die Uhrzeit ein, zu der dieser Mitarbeiter für Gewöhnlich seine Arbeit beginnt. Im Feld „Pause“ tragen Sie die Dauer der Pause ein, die ihr Mitarbeiter normaler weise macht. 

Beide hier eingetragenen Werte sollen als Standard vorbelegt werden. Im Einzelfall können Sie natürlich bei der Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten in der Erfassungstabelle diese Werte jeweils ändern. Mehr dazu im Kapitel „11.5 Datenerfassung Personal- und Gerätestunden“. 

Unter „Berechnung Lohnkosten“ werden die Lohnkosten des Mitarbeiters pro Einheit eingetragen. 243 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Entweder Zahl (z.B. „59,30“) oder Formel (z.B. „20 + 60000 / 72“). 

Unter “SK-Lohn” tragen Sie ein, wieviel Sie der Mitarbeiter in der Stunde kostet. Dabei tragen Sie nicht nur den Brutto-Stundenlohn, sondern die Gesamtkosten per Stunde ein. Also inkl. Sozialkosten, Urlaubskosten, durchschnittlichen Krankheitskosten und je nach Kalkulationsweise auch allgemeine Betriebskosten. Der Wert liegt je nach Betrieb, beim etwa 1,8- bis über 2,8-fachen Wert des Brutto- Stundenlohnes. Dieses Feld ist nur ausfüllbar, wenn im Feld Berechnung Lohnkosten nichts eingetragen ist. 

Im Feld „Abrechnungsgruppe“ können Sie jedem Mitarbeiter eine Abrechnungsgruppe zuweisen. Diese Funktion ist dazu vorgesehen, Stundenwerte mit dem dazugehörigen Preis direkt in eine Rechnung übernehmen zu können. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „11.2.2. Abrechnungsgruppen für die Mitarbeiter“. 

Die Spalte „ZeitErf-ID“ wird benötigt, wenn sie über eine Zeiterfassungssoftware z.B. Stunden in die Nachkalkulation übertragen lassen möchten. Dieses Thema „externe Zeiterfassung“ wird allerdings noch im separaten Kaptiel behandelt. 

Unter „Kommentar“ können Sie einen speziellen Hinweis oder Kommentar für eigene Zwecke machen. Die letzte Spalte „Passwort“ ist für den „SB-Modus“ und wird im entsprechenden Kapitel erklärt. 

Wir haben hier 4 nun Mitarbeiter angelegt. Das Fenster sieht jetzt so aus: 

huonker Zeiterfassung 

Wenn Sie die „huonker Zeiterfassung“ nutzen, werden in diesem Bereich Ihre Mitarbeiter freigeschalten. Genaue Informationen hierzu, finden Sie unter Kapitel „14.1 Allgemeines“ 

Abrechnungsgruppen für die Mitarbeiter 

Mit diesen Gruppen können Sie Ihre Mitarbeiter zu unterschiedlichen Abrechnungsgruppen zusammenfassen und zuweisen. Dies dient dazu, um automatisch Rechnungen aus der Nachkalkulation erstellen zu lassen.244 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Wenn Sie in der Mitarbeitererfassung das Menü „Abrechnungsgruppen“ anklicken, erscheint dieses Fenster: 

Klicken Sie im Menü auf „Gruppe hinzufügen“ um eine neue Arbeitsgruppe anzulegen. Nachdem Sie eine neue Zeile eingefügt haben, können sie die Details wie z.B. Bezeichnung, den LV-Text, und die verschiedenen VK-Preise dieser Gruppe zuzuweisen. Sollten Sie bereits die Facharbeiterstunden als Artikel in der Artikelverwaltung angelegt haben, können sie die natürlich mit der F6 Taste aus der Artikelverwaltung in die Arbeitsgruppentabelle übernehmen. 

Wichtiges zu den Mitarbeitern 

Mitarbeiter verlässt die Firma: 

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter die Firma verlässt, kommt evtl. mancher Benutzer auf die Idee, diesen Mitarbeiter aus der Mitarbeiter-Liste zu löschen. 

Zwar ist das Löschen möglich, trotzdem sollten Sie NIEMALS einen Mitarbeiter löschen, zu dem bereits Arbeitsstunden erfasst wurden. Durch eine Löschung werden alle Eingabedaten und Arbeitsstunden dieses Mitarbeiters unwiderruflich gelöscht. Jegliche Auswertung von Projekten, bei dem der Mitarbeiter gearbeitet hat, stimmt nicht mehr. 

Stattdessen geben Sie einfach das „Austrittsdatum“ (Datum des letzten Arbeitstages) in der Mitarbeiterverwaltung ein. 

Dann erscheint in Zukunft der Mitarbeiter nicht mehr in der Haupttabelle. Alle Daten des Mitarbeiters bleiben so erhalten und alles bleibt stimmig. 

WICHTIG: wenn Sie die „huonker Zeiterfassung“ benutzen, setzen Sie in diesem Fall rechts unten einen Haken bei „blockieren“. und geht auf „Daten aktualisieren“. 

Mitarbeiter Stunden-Kosten 

Wie Sie nun wissen, geben Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung unter “SK-Lohn“ die Stunden-Kosten des Mitarbeiters ein. 

Nun ist es natürlich so, dass die Kosten im Laufe der Jahre immer weiter steigen. Daher sollten Sie diese Kostenangabe jährlich überprüfen und wenn nötig erhöhen.245 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Wenn Sie später im Hauptfenster der Nachkalkulation Ihre Stundenangaben machen, wird neben den eingegebenen Zeiten zu jeder Zeit der aktuelle Stundensatz mit abgespeichert. Selbst wenn Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung die Lohnkosten erhöhen, bleibt bei den älteren Zeiteingaben auch der alte Kostensatz erhalten. 

Den gespeicherten Stundensatz sehen Sie im Hauptfenster unter der Erfassungstabelle (Haupttabelle): 

Für Sonderfälle, oder wenn die ursprüngliche Lohnkosten-Eingabe falsch war, können und dürfen Sie diesen Wert abändern (nicht im SB-Modus). Allerdings müssen Sie dies für jede einzelne Zeiteingabe separat machen. 

Anlegen von Geräten/Maschinen/Fahrzeugen 

Wenn Sie neben den Mitarbeitern auch Geräte-Einsatzzeiten erfassen möchten, müssen hier Geräte, Maschinen und Fahrzeuge erst einmal anlegen. Diese geschieht fast gleich wie bei den Mitarbeitern. Klicken Sie im Hauptfenster oben im Menü auf „Geräte“. 

Geben Sie den Namen des Gerätes, Fahrzeuges oder der Maschine ein. Auch hier wird wieder eine Kurzbezeichnung abgefragt. Geben Sie bitte unbedingt eine gut zu merkende Abkürzung ein. 

Für die Berechnung der Geräte-Stundenkosten können Sie unterhalb der Erfassungstabelle im Feld „Berechnung Gerätekosten (SK-Preis) vornehmen. 

Normalerweise werden Geräte/Maschinen auch nach Stunden abgerechnet. Falls dies nicht so ist, können Sie “Std” durch eine andere Einheit wie km, Tag, Woche, Monat oder eine sonstige Einheit ersetzen. Die eingegebenen Gerätekosten beziehen sich immer auf diese Einheit. 

Was bei den Mitarbeitern „Eintritt“ und „Austritt“ bedeutet, ist hier „Kauf“ und „Verkauf“ des Gerätes. Wird ein Gerät verkauft, tragen Sie hier das Verkaufsdatum ein. 

Sie sehen hier das Fenster mit der Eingabe von 3 Geräten:246 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

WICHTIG: Bei den Geräten/Maschinen/Fahrzeugen gilt genau dasselbe wie bei den Mitarbeitern. Löschen Sie nie ein bereits erfasstes Gerät. Stattdessen tragen Sie das Verkaufsdatum ein, damit es in der Haupttabelle in Zukunft nicht erscheint. 

Anlegen von Projekten 

Grundsätzliches Anlegen von Projekten ;

Nach dem Anlegen von Mitarbeitern und Geräten müssen Sie noch Projekte (i.d.R. Baustellen) anlegen, damit Sie später die Arbeitszeiten Ihren Baustellen zuweisen können. 

Gehen Sie dazu im Hauptfenster oben im Menü auf „Projekte“. 

Im Gegensatz zu den Mitarbeitern und Geräten benötigen Sie dieses Fenster relativ oft. Denn jedes mal, wenn Sie eine Baustelle beginnen, müssen Sie hier ein Projekt anlegen. 

Auch immer wenn Sie eine Baustelle beendet haben, müssen Sie das Ende-Datum des Projektes eintragen (dazu später mehr). 

Um ein Projekt anzulegen, gehen Sie links oben auf “Projekte” und dann auf “Neues Projekt unten anfügen”. 

Es erscheint unten in der Liste eine neue, leere Zeile, die Sie nun ausfüllen müssen. Dabei unterscheiden wir zwei Vorgehensweisen: 

• a) Neutrale Projekteintragung 

Wenn Sie noch kein Angebot- oder Abrechnungs-LV angelegt haben, oder es um ein neutrales Projekt geht, geben Sie eine eigene Auftragsbezeichnung unter „NK-Projektbezeichnung“ ein. Sie sollten das Projekt so nennen, dass es klar wiedererkennbar ist. Die Bedeutung von „Kurzbez“, „Anzeigen“, „Beginn“ und „Ende“ erfahren Sie später. 

• b) Projekt aus der Auftragsverwaltung 

Besser als die Methode unter a) ist es, das Projekt direkt aus der Auftragverwaltung zu holen. Das funktioniert jedoch nur, wenn das Projekt bereits als Auftrag besteht - also ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung exisitiert.247 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Ist das der Fall, gibt man in der neuen Zeile gar nichts ein, sondern man klickt auf die Schaltfläche „Auftrag zuweisen“ . 

Sie müssen nun auf die übliche Weise per Kunden-/Auftragsverwaltung ein LV heraussuchen. Gibt es in einem Auftrag ein Angebot und eine Rechnung, so benutzt man die Rechnung. Denn später möchte man die Kosten der Nachkalkulation mit dem Ergebnis der Rechnung vergleichen. 

Existiert zwar ein Angebot und noch keine Rechnung, können Sie das Projekt zunächst mal wie unter a) beschrieben neutral anlegen - oder auch zunächst das Angebot als LV zuweisen. Wenn dann später eine Abrechnung existiert, gehen Sie wieder auf die Schaltfläche „Auftrag zuweisen.“ holen den Auftrag und wählen die Rechnung aus. 

Die Auftragszuweisung mit der Schaltfläche „Auftrag zuweisen“ ist nur wichtig, wenn Sie einen Auftrag zwischen Abrechnung und Nachkalkulation vergleichen möchten. Ansonsten können Sie Aufträge neutral anlegen. 

Wenn Sie Zeiten und Materialien „positionsweise“ erfassen und auswerten möchten, müssen Sie die Auftragszuweisung unbedingt machen, da Sie für die Zuweisung eine Liste der LV-Positionen benötigen. Diese stehen in der Abrechnung - wenn dieses LV noch nicht existiert, nehmen Sie vorerst das Angebot und weisen später hier an dieser Stelle die Abrechnung zu. 

Mehr über die „positionsweise Nachkalkulation“ erfahren Sie später. 

Nun die Erklärung der Eingabefelder: 

Wie schon erwähnt, tragen Sie unter „Projektbezeichnung“ eine Bezeichnung für die Baustelle ein. Diese sollte klar und deutlich beschrieben sein. Wenn Sie die vorher beschriebene Methode b) benutzen, wird diese Projektbezeichnung automatisch ausgefüllt - Sie dürfen diese jedoch trotzdem abändern. 

Die „Kurzbez.“ (Kurzbezeichnung) ist nicht unbedingt wichtig, da die Projekte in der Haupttabelle und den Auswertungen mit der langen Angabe bezeichnet werden. Sie können jedoch hier eine interne Nummer, die Auftragsnummer oder eine sonstige Kurzbezeichnung angeben. Wenn Sie die Auftragszuweisung machen, wird die 6-stellige Auftragsnummer hier automatisch eingetragen. 

Das Häkchen “Anzeigen” muss zunächst immer gesetzt sein. Erst wenn die Baustelle schon längere Zeit abgeschlossen ist, kann dieses weggemacht werden (muss aber nicht, später dazu mehr oder Hilfe F1). 

Die Angaben „Beginn“ und „Ende“ auf der rechten Seite sind Datumsangaben, die den Beginn und das Ende der jeweiligen Baumaßnahme darstellen. Hier bei unserer Neuanlage belassen wir den Wert so, da wir noch nicht wissen, wann die Baumaßnahmen abgeschlossen werden. 

Später, wenn Sie das Projekt abgeschlossen haben, ist es wichtig, hier das Ende-Datum einzutragen. Dann erscheint ab diesem Datum das Projekt nicht mehr in der Haupteingabetabelle und Ihr System bleibt übersichtlich! 

Im Feld „Kommentar“ können Sie noch eine z.B. für Sie selbst wichtige Anmerkung eintragen. 

Im Unteren Bereich findet man noch die Aktivierung für die huonker Zeiterfassung. Soll das Projekt in der Zeiterfassungs-App zur Buchung verfügbar sein, muss hier zwingend eine Adresse eingetragen werden. Ebenso wird ein Haken bei Aktiv benötigt. Über den Button „Projekt in App anlegen“ wird das Projekt an die Zeiterfasssungs-App übertragen und steht zur Buchung bereit.248 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Hier das Fenster mit 4 angelegten Projekten: 

Verlassen Sie das Fenster auf die übliche Weise - die eingegebenen Daten werden automatisch gespeichert. 

Wichtiges zu den Projekten 

Ende des Projektes/Auftrages 

Auch für die Projekte gilt dasselbe wie für die Mitarbeiter und Geräte. Ein Projekt sollte nie gelöscht werden, da dann alle Mitarbeiter-Stunden, Geräte-Stunden, Material usw. gelöscht werden, die zu diesem Projekt gehören. 

Wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben, geben Sie bei diesem Projekt in der Projektverwaltung das „ENDE-Datum“ ein (Datum des letzten Arbeitstages an dem Projekt) ein. Dann erscheint das abgeschlossene Projekt zukünftig nicht mehr in der Haupttabelle. Wenn Sie dies immer machen, sehen Sie in der Haupttabelle immer nur die zum aktuellen Datum aktiven Projekte. 

Wenn Sie das „Ende-Datum“ nicht eintragen, wird nach kurzer Zeit völliges Chaos herrschen, da sich die Haupttabelle mit immer mehr Projekten füllt und Sie den Überblick verlieren. 

WICHTIG: Soll das Projekt in der Zeiterfassungs-App nicht mehr zur Buchung verfügbar sein, muss rechts unten der Haken bei „Aktiv“ entfernt werden. 

Häkchen “Anzeigen” 

Sicher haben Sie sich schon Gedanken gemacht, was in der Projektverwaltung die Spalte “Anzeigen” bedeutet. Dort ist normalerweise bei allen neuen Projekten das Häkchen gesetzt. 

Dieses Häkchen muss bei noch laufenden Projekten immer angekreuzt sein. 

In den Auswertungen und bei der Projektsuche finden Sie Projektauswahllisten - dort gibt es drei Optionen. Mit der mittleren Option können sie alle Projekte anzeigen, die das Häkchen tragen. Wenn Sie also dort die mittlere Option anwählen, werden die Projekte ohne Anzeigehäkchen dort nicht berücksichtigt.249 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Unser Tipp: Wenn ein Projekt schon längere Zeit abgeschlossen ist und Sie vermutlich auch keine Auswertung für dieses Projekt machen möchten, können Sie das Häkchen wegmachen. Dann erscheinen diese “alten” Projekte nicht mehr in der Auswahllisten (bei der Option “Anzuzeigende Projekte”) - Sie bekommen dadurch einfach mehr Übersicht. 

Reihenfolge der Projekte 

Im Hauptfenster werden die Projekte in der Reihenfolge angezeigt, wie diese hier angelegt wurden. Alle abgeschlossenen Projekte werden im Hauptfenster nicht mehr angezeigt. Möchten Sie die Reihenfolge ändern, können Sie die aktuelle Projektzeile jederzeit nach unten oder oben verschieben. Dies machen Sie mit den 4 folgenden Schaltflächen. 

11.5 Datenerfassung Personal- und Gerätestunden 

Normale, projektweise Zeitenerfassung 

Sie haben nun alle Vorbereitungen getroffen. Deshalb können Sie jetzt Arbeitszeiten der Mitarbeiter sowie Geräte-/Maschinenzeiten erfassen. 

Ihr Hauptfenster dürfte nun etwa so wie hier dargestellt aussehen. Oben in der Tabelle finden Sie die Kurznamen der 4 Mitarbeiter, im Anschluß die Kurzbezeichnungen unserer 3 Geräte. 

Links finden Sie zunächst die “allgemeinen Arbeitszeitgruppen” (AS) und darunter die “Extra Gruppen” (EG). Im unteren Teil des Bildschirms finden Sie die von Ihnen angelegten 3 Projekte. 

Die Gruppen „AS“ und „EG“ können in den Einstellungen umbenannt, gelöscht oder erweitert werden. Im Moment belassen Sie diese jedoch. 

Links unten sehen Sie den „Kalender“. Das dort markierte Datum steht auf dem heutigen Datum.250 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Wir möchten nun die Tagesarbeitzeit der Mitarbeiter für das angegebene Kalenderdatum erfassen. Zuerst prüfen Sie den Arbeitsbeginn des Mitarbeiters an diesem Tag. Aus der Mitarbeitertabelle sind im Feld „Arbeits-Beginn“ die dort eingetragenen Standardwerte ( Regelarbeitszeiten ) übernommen. Hier haben Sie noch die Möglichkeit diese zu ändern, falls der Mitarbeiter z.B. verspätet seine Arbeit aufgenommen hat. Nun erfassen wir die Zeiten. Falls der Mitarbeiter an dem Tag länger Pause gemacht hat, tragen Sie die tatsächliche Dauer der Pause ein und überschreiben im Erfassungsfenster somit auch die Standardvorgabe. 

Dazu setzen Sie Ihren Cursor einfach in die Tabelle in die Datenzelle des Mitarbeiters und dem Projekt, an dem der Mitarbeiter gearbeitet hat. Tragen Sie dort beim ersten Mitarbeiter z.B. die Zahl „8“ ein. Nach jeder Eingabe sollten Sie die ENTER-Taste drücken. 

Der zweite Mitarbeiter hat an diesem Tag 5 Stunden am ersten Projekt und 4 Stunden am zweiten Projekt gearbeitet. Dies tragen Sie so ein. 

Der dritte Mitarbeiter war diesen Tag krank, also tragen Sie die Zahl „8“ unter der Gruppe „Krankheit“ ein. 

Auch die Zeiten unseres 4. Mitarbeiters und der Geräte weisen wir den Projekten oder den Gruppen zu. Tragen Sie dazu auch eine Zahl ein. 

Ihr Bildschirm sollte nun in etwa so aussehen: 

Möchten Sie Zeiten des nächsten Tages erfassen, klicken Sie im Kalender auf den nächsten Tag oder betätigen Sie die Taste F7. 

Nachdem Sie im Kalender auf den folgenden Tag geklickt haben, ist Ihre Tabelle völlig leer. 

Nun können Sie die Daten genau wie beim letzten Tag auch für diesen neuen Tag erfassen. 

Genauso, wie Sie die Zeiten für die Mitarbeiter eintragen, tragen Sie auch die Gerätestunden oder -mengen ein. Diese Gerätespalten (hier 3 Stück) sehen Sie in der Tabelle rechts neben den Mitarbeitern. 

Wenn Sie das Modul verlassen (mit dem rot/weissen Kreuz rechts oben), werden Ihre Eingabedaten 251 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

automatisch gespeichert. 

Starten Sie die Software später wieder, werden die Daten automatisch geladen und es erscheinen die Eingaben des aktuellen Computerdatums. 

Im wesentlichen dürften Sie nun verstanden haben, wie Sie die Stunden von Mitarbeitern und Geräten erfassen. 

Schnittstelle zu externen Zeiterfassungssystemen 

In baufaktura haben wir die Möglichkeit geschaffen, Daten von einigen ausgewählten Zeiterfassungssystemen mittels einer Schnittstelle in die Nachkalkulation von baufaktura zu importieren. Im Einzelnen handelt es sich hierbei um folgende Anbieter: 

- AVANTIM 

- DIGI 

- TIM ( Echtzeit ) 

- Fasttime 

- WorkControl 

- 123erfasst.de 

- ZEBAU 

Das Prinzip ist recht einfach. 

Durch den Austausch der Informationen zwischen der Zeiterfassungssoftware und Baufaktura lassen sich z.B. Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, welche in der Fremdsoftware erfasst wurden, projektbezogen nach baufaktura in die Nachkalkulation einfügen. 

Die Zeiterfassungstabelle in der Nachkalkulation von baufaktura wird somit für jeden Mitarbeiter automatisch mit Daten gefüllt. Das teilweise lästige manuelle Erfassen von Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist somit hinfällig. Per Knopfdruck erhalten sie den aktuellen Lohnkostenanteil je Projekt. 

Diese Schnittstelle ist als Zusatzmodul zu baufaktura erhältlich und kann jederzeit hinzugebucht werden. 

Zunächst müssen Sie allerdings die spezifischen Einstellungen Ihr Zeiterfassungssystem vornehmen. 

Gehen Sie dazu im Menü „Einstellungen“ auf „Einstellungen für externe Zeitübernahme“. 

Hierbei geht es in erster Linie darum, die Datenpfade zu definieren, über welche die beiden Systeme ( Baufaktura und Zeiterfassungssoftware ) ihre Daten austauschen. 

( Weitere Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie von Ihrem Zeiterfassungsanbieter. )252 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

huonker Zeiterfassung 

Sie haben auch die Möglichkeit, die Daten auch aus der huonker-Zeiterfassung direkt in die Nachkalkulation zu übertragen. 

Mit der huonker - Zeiterfassung bieten wir Ihnen eine einfach zu bedienende, leistungsstarke App zur mobilen Zeiterfassung. Ohne großen Aufwand erfassen Ihre Mitarbeiter in Echtzeit projektbezogen Arbeitszeiten und Pausen. Diese werden automatisch übertragen und können in „baufaktura“ weiter verarbeitet werden. 

Alle Daten lassen sich mitarbeiter- oder projektbezogen auswerten. Ebenso können die eingegangen Daten korrigiert, gelöscht oder ergänzt werden. 

Zeitensplit (positionsweise Zeitenerfassung) 

Sie haben nun gelernt, wie Sie die täglichen Arbeitszeiten von einzelnen Mitarbeitern den Projekten zuweisen. Wie Sie gesehen haben, ist es möglich, dass ein Mitarbeiter innerhalb eines Tages an mehreren Baustellen arbeitet oder z.B. nur einen halben Tag Urlaub nimmt oder krank ist. 

Da Programm bietet jedoch noch mehr. Sie können die täglichen Arbeitszeiten auch Ihren “Abrechnungspositionen“ zuweisen. 

Ein Maurer kann innerhalb eines Tages z.B. an einem Außenmauerwerk, an einer Betonschalung und an anderen Positionen gearbeitet haben. Um eine genaue, positionsweise Analyse und Auswertung zu machen, ist es wichtig, auch das erfassen zu können. 

Setzen Sie den Eingabecursor auf ein (leeres!) Zeiten-Eingabefeld. 

Drücken Sie nun die Taste „F4“ oben auf Ihrer Tastatur. Es erscheint das Eingabefenster: 

Oben sehen Sie das Projekt, das Datum und den Mitarbeiter. Alle Eingaben dieses Fensters beziehen sich nur auf dieses Projekt, diesen Tag und genau diesen Mitarbeiter. 

Die Erfassung der Arbeitszeiten geschieht in der oberen Tabelle. In der unteren Tabelle wird Ihr Leistungsverzeichnis angezeigt.253 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Um eine LV-Position von unten in die obere Tabelle zu übernehmen, können Sie entweder die Positionsnummer direkt eingeben und dann ENTER drücken, oder Sie können unten im Projekt-LV die entsprechende Position doppelklicken (oder einfach anklicken und die Schaltfläche „Position nach oben übernehmen“ anklicken). 

Tragen Sie dann oben in der ersten Zeile unter „Menge/Zeit“ die Zahl „5“ ein und drücken „ENTER“. Der Cursor steht nun in der nächsten Zeile. 

Wir haben nun die Zeiten von 3 Position mit insgesamt 8,50 Arbeitsstunden eingegeben. So sieht die Tabelle nun aus: 

Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, verlassen Sie dieses Fenster auf die übliche Weise. Sie gelangen wieder in die Haupttabelle. Hier sehen Sie, dass die „8,50“ Stunden automatisch eingetragen wurden. 

Hinter der Zahl „8,50“ ist ein Pfeilzeichen zu sehen. Dieses bedeutet, dass die Zahl nicht hier direkt erfasst wurde, sondern im Zeitensplitfenster. Die Zahl können Sie auch hier direkt nicht mehr ändern oder löschen. Um Änderungen zu machen, müssen Sie wieder mit der F4-Taste in den Zeitensplit gehen. Dort können Sie löschen oder ändern. 

Wichtiger Tipp: 

Natürlich wäre der Verwaltungsaufwand zu groß, wenn Sie die positionsweise Zeitenerfassung für jede Baustelle und für jede Position machen würden - das ist theoretisch möglich - in der Praxis jedoch kaum umsetzbar. 

Wichtig ist es, dass Sie bei manchen Bauvorhaben einige wichtige Schlüsselpositionen genau nachkalkulieren, d.h. diese Zeiten genau erfassen. 

Für summenmäßig kleine Positionen lohnt sich der Aufwand meist nicht. 

11.6 Erfassung Material / Sonstiges 

Erfassung Material 

Falls Sie nicht nur Stundenerfassung machen wollen, sondern komplette Nachkalkulationen von Baustellen erstellen möchten, müssen Sie natürlich auch verbrauchtes Material, Fremdleistungen und evtl. sonstige Kosten erfassen. 

Auch dies ist recht einfach, wie wir am Beispiel der Materialerfassung demonstrieren werden. 

Sie stehen im Hauptfenster der Nachkalkulation. Zwischen den Spalten der Projekte und der Zeiten sehen Sie 4 weitere Spalten. Dort können Sie mit „Mat“ Material eingeben, mit „Fre“ gelangen Sie ins Fenster der Fremdleistungen. Unter „Son“ können Sie sonstige Kosten erfassen und „Tag“ steht für das Bautagebuch. 254 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Um nun in die Materialerfassung zu gelangen, klicken Sie in der Zeile des gewünschten Projekts (in unserem Fall das erstes Projekt), auf die Spalte „Mat“ für Materialerfassung. 

Die Schaltflächen rechts davon ist, wie bereits erwähnt, für die Erfassung von „Fremdleistungen“, „Sonstigen Kosten“ und die „Erfassung des Bautagebuches“. Probieren Sie es einfach aus. 

Für die Materialerfassung erscheint nun folgendes Fenster. Hier erfassen Sie das Material für die oben angezeigte Baustelle. 

Setzen Sie Ihren Eingabecursor auf die leere Zeile in der Tabelle in die Zelle „Datum“. Dieses ist das 255 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Datum des Materialeinsatzes. Falls Sie hier nichts eingeben und nur „ENTER“ drücken, wird später automatisch das aktuelle Datum eingetragen. In der Regel macht man das so und drückt nur ENTER. 

Sie gelangen in die Spalte „Art-Nr.“. Hier können Sie, falls vorhanden, eine Artikelnummer eintragen. 

Sie kommen auf “Bezeichnung Artikel”. Hier geben Sie die Bezeichnung des Materiales ein (z.B. “Schotter 20/50”). 

Unter „Menge“ geben Sie die verbrauchte oder gelieferte Menge ein. Da Schotter in Tonnen abgerechnet wird, geben Sie unter Einheit “to” ein. 

Unter „E-Preis“ geben Sie den Preis pro Einheit (also hier pro Tonne) ein. Nach der Bestätigung wird der „G-Preis“ automatisch berechnet. 

Nachfolgend können Sie den Lieferant, die Lieferscheinnummer, die Rechnungsnummer und einen beliebigen Kommentar eingeben. Diese letzteren Daten sind nicht so wichtig und können auch weggelassen werden. 

Positionszuweisung 

Nach der Spalte Rechnungsnummer gibt es die zwei in hellrot eingefärbten Spalten „Pos-Nr“ und „Pos- Bezeichnung“. Wenn Sie auch eine positionsweise Auswertung Ihres Materialeinsatzes möchten, können Sie diese Eingabezeile einer bestimmten LV-Position zuweisen. Das dazugehörende Projekt-LV sehen Sie rechts unten auf dem Bildschirm. 

Geben Sie in der Spalte „Pos-Nr“ dazu entweder die Positionsnummer einer untenstehenden LV-Position ein und drücken ENTER. Die Spalte „Pos-Bezeichnung“ wird automatisch ausgefüllt. Oder Sie klicken rechts unten die gewünschte LV-Position doppelt an. Die Positionsnummer und die Bezeichnung werden oben in die Tabelle zur aktuellen Zeile eingetragen. 

Kopierfunktion 

Wenn Sie nacheinander mehrere Lieferungen eines Materials bekommen haben, empfiehlt sich die Kopierfunktion ”Akt. Zeile auf Neue kopieren” (oder per F7-Taste). Damit können Sie die aktuelle Eingabezeile duplizieren und in der kopierten Zeile z.B. noch die Menge ändern. 

Reine Rechnungseingabe 

Oft möchte man nur Rechnungen erfassen, ohne Menge, Einheit oder Einzelpreis einzugeben. In diesem Fall geben Sie unter „Menge“, „Einheit“ und „E-Preis“ nichts ein, sondern tragen den Rechnungs- Nettobetrag unter „G-Preis“ direkt ein. Das System trägt dann unter Menge automatisch eine „1“ und unter „E-Preis“ den Rechnungsbetrag ein. 

Vorkalkulations-Komponenten 

Hier können aus der Vorkalkulation Komponente wie „Sonstige Kosten“ , „Material“ oder „Fremdleistungen“ in die Nachkalkulation übernommen werden. 

LV-Suche 

hier ist es möglich im zugeordneten Projekt nach Positionen zu suchen. 256 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Zugriff auf die Stammdatenverwaltung 

Wie in den LV-Dokumenten, haben Sie auch hier Zugriff auf die Artikelverwaltung. Statt die Daten also manuell zu erfassen, ist es möglich, per „Artikel-Suche“ oder per „Direkt-Artikel-Abruf“ beliebige Daten aus der Artikelverwaltung zu holen. 

Dazu finden Sie links unten die zwei Schaltflächen oder die entsprechenden Funktionstasten F6/F7 oder F12. Die Bedienung ist identisch wie in den LV-Dokumenten. 

In der Abbildung sehen Sie unsere Beispieleingaben: 

Erfassung Fremdleistungen 

Um Kosten von Fremdleistungen zu einem Projekt zu erfassen, klicken Sie in der Zeile des Projektes auf die zweite der 4 Schaltflächen mit der Überschrift „Fre“. 

Sie gelangen in die Erfassungstabelle. Diese ist von der Bedienung fast identisch zur Materialerfassung. Es wird jedoch nicht nach Menge, Preis usw. gefragt, sondern nur Bezeichnung, Auftragnehmer, Netto- Betrag (ohne MwSt.) und die Rechnungsnummer. Sie erfassen also praktisch die Rechnungen des 257 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Fremdleistungsnehmers. 

Näheres finden Sie auch im Hilfe-System in diesem Fenster. 

Erfassung Sonstiges 

Um Sonstige-Kosten für ein Projekt zu erfassen, klicken Sie in der Zeile des Projektes auf die dritte der 4 Schaltflächen. Diese Spalte hat die Überschrift „Son“. 

Die Erfassung ist praktisch identisch zur Materialerfassung, nur dass hier lediglich Bezeichnung und Netto-Betrag (Kosten ohne MwSt.) einzutragen ist. 

Erfassung Bautagebuch-Daten 

Im Hauptfenster kommen Sie über die rechte der vier Schaltflächen in die Erfassung der „Tagebuchdaten“. Die Spalte trägt die Bezeichnung „Tag“. 

Hier hinterlegen Sie zu jedem Projekt und Arbeitstag die „Wetterbedingungen“ und die „allgemeine Arbeitsbeschreibung“ für jeden Arbeitstag. 

Unter „Dokument-Nr“ können Sie z.B. Ihre eigene Rapportnummer etc. eingeben. 

In den Auswertungen können Sie für jeden Tag und Projekt ein Tagebuch-Ausdruck machen (Rapport). 

11.7 Wichtiges zu den Lohngruppen 

Um Lohngruppen zu ändern, gelangen Sie in das entspr. Fenster über das Menü “Einstellungen” unter dem Punkt “Lohngruppen definieren”. 

Standardmässig sehen Sie folgende Einstellungen:258 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Alle „grün“ markierten Gruppen sind aktiv. Um eine weitere Gruppe hinzuzufügen, müssen Sie eine rot markierte Gruppe aktivieren und dann in der Spalte “Einstellung” nach Ihren Wünschen umbenennen. 

Gruppen “Arbeitsstunden” 

Alle Gruppen mit dem Hinweis “Arbeitsstunden/Allgemeinkosten” sind Gruppen, dessen Stundeneingaben immer zu den Arbeitsstunden zählt. Als Beispiel dient die Gruppe “Büro”. 

Ein Bauleiter ist nicht immer auf Baustellen tätig, sondern auch manchmal im Büro mit nicht projektspezifischen Arbeiten beschäftigt. Die Gruppe “Allgemeine Arbeiten” könnten z.B. Wartungs-, Pflege- und Aufräumarbeiten sein - auch solche Arbeiten können keinem Projekt direkt hinzugerechnet werden. 

Eine weitere sinnvolle Gruppe sind die “Kleinstbaustellen gesammelt”. Falls Sie viele Reparaturarbeiten oder andere Kleinstbaustellen haben, ist es oft zu aufwendig, hier jedesmal ein Projekt anzulegen und die Stunden zuzuweisen. Viele Firmen tragen die Stunden in diese Gruppe ein und machen nur bei größeren Baustellen (die z.B. über einen Tag dauern) ein Nachkalkulations-Projekt. Wie Sie das machen, bleibt Ihre Entscheidung. In den Auswertungen sind alle diese Gruppen in der “Summe Arbeitsstunden” mit enthalten! 

Gruppen “Extra Gruppen” 

Die “Extra Gruppen” sind Gruppen, die eigentlich keine Arbeitsstunden - also unproduktiv sind. So müssen z.B. Krankzeiten, Urlaubszeiten, Berufsschulzeiten und andere zwar aufgeführt werden (auch zur Lohnabrechnung), aber alle diese Dinge sind nicht produktiv. Dafür sind die „extra Gruppen“ zuständig. In den Auswertungen sind diese Gruppen in der “Summe Arbeitsstunden” nicht enthalten! 

11.8 Auswertungen 

Sie haben nun gesehen, wie einfach und übersichtlich die Datenerfassung in dieser Software ist. 

Aber die schönste Software nützt nichts, wenn man nicht übersichtliche Auswertungen und Ausdrucke erstellen kann - dies ist die absolute Stärke dieser Software.259 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Unter dem Menüpunkt „Auswertungen/Drucke/Sonstiges“ stehen folgende wichtige Auswertungen zur Verfügung. Hier zunächst ein kurzer Überblick: 

Projektübersicht 

Hier finden Sie alle Projekte mit der Summe der Kosten, die über das System erfasst worden sind. Sie können die gestellte „Abrechnungs-Summe“ erfassen und zu jedem Projekt wird der Gewinn/Verlust berechnet. 

Lohnliste 

Diese Liste benutzen Sie als Grundlage zur Lohnabrechnung. Hier sind die Arbeitsstunden der Mitarbeiter sowie die Gruppensummen (Krankheit, Urlaub, usw.) gesammelt aufgeführt. 

Arbeitszeitennachweis für Mitarbeiter 

Sie können im Programm einen Arbeitszeitnachweis für Ihre Mitarbeiter erstellen lassen. Dazu ist es aber zwingend erforderlich, dass zu jedem Arbeitstag ein Arbeitsbeginn und eine Pausenzeit erfasst wurde. Wie das funktioniert, haben wir bereits im Kapitel „11.3 Anlegen von Geräten/Maschinen/ Fahrzeugen“ sowie im Kapitel „11.5.1. Normale, projektweise Zeitenerfassung“ beschrieben. 

Hauptauswertung 

In dieser Auswertung können Sie alle Daten entweder für ein bestimmtes Projekt oder auch projektunabhängig über einen festgelegten Zeitraum zusammenfassen, anzeigen lassen oder ausdrucken - eine sehr komplexe Auswertung. 

Materialnachweis drucken 

Z.B. im Tiefbau werden zur Abrechnungsprüfung sog. Materialnachweise verlangt. Diese können hier ausgedruckt werden. 

Bautagebuch / Rapport drucken 

Hier können Sie für jede Baustelle und Tag ein Tagebuch/Rapport ausdrucken. 

Kalendarische Mitarbeiter-Monatsauswertung 

Vielleicht die schönste Auswertung der Software ist die monatliche Detail-Stundenauswertung der Mitarbeiter. Diese kann für ein einzelnes Projekt oder für alle Projekte angezeigt oder ausgedruckt werden. 

Kalendarische Geräte-Monatsauswertung 

Entsprechend der Mitarbeiter-Auswertung - allerdings für Geräte/Maschinen/Fahrzeuge. 

Vergleich Vorkalkulation/Nachkalkulation 

Mit dem „Vergleich Vorkalkulation mit Nachkalkulation“ können Sie gezielt komplette Leistungsverzeichnisse oder auch nur bestimmte Positionen auswerten. 

Rechnungserstellung aus Nachkalkulation 

Hier können Sie aus den eingegebenen Daten aus der Nachkalkulation automatisiert Rechnungen erstellen lassen. Hierbei können Sie auswählen, welche Daten aus der Nachkalkulation in die Rechnung übertragen werden sollen. 

Projektübersicht 

Abhängig von der „Projekt-Auswahlbeschränkung“ finden Sie hier alle im Moment „laufenden“, alle “anzuzeigenden Projekte” oder „alle Projekte“.260 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Dieses Fenster soll Ihnen eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben (Kosten) geben. Die Kosten errechnet das System aus Ihren Stundeneingaben, Geräte-Stunden, Materialien, Fremdleistungen und sonstigen Kosten. 

Da die Neuberechnung aller Projekte sehr viel Zeit in Anspruch nehmen würde, müssen Sie jedes Projekt mit dem Klick auf die Schaltfläche “Aktuelle Zeile neu berechnen” durchrechnen lassen - natürlich nur die Projekte, bei denen seit der letzten Berechnung Änderungen gemacht wurden. 

Um einen (zumindest theoretischen) Gewinn/Verlust auszuweisen, muss das System die Einnahmen - also die Rechnungssumme wissen. Tragen Sie also in das gelbe Feld die Rechnungs-Nettosumme (ohne MwSt.) ein. Das weiße Feld rechts daneben ist eine optionale Angabe z.B. für das Abrechnungsdatum. 

Lohnliste 

Die Lohnliste ist wichtig, denn wenn Sie Ihre Stunden korrekt eingegeben haben, können Sie hier mit einem Mausklick auf “letzen Monat” die Arbeitsstunden und Gruppen (wie Krankheit, Urlaub usw.) anzeigen lassen. Drucken Sie die Liste aus, können Sie diese direkt für die Lohnabrechnung verwenden. 261 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Über die Datumsauswahl können Sie beliebige Zeiträume auswerten. 

Mit der „Chart-Funktion“ können Sie die berechneten Werte von markiertenMitarbeitern miteinander grafisch vergleichen. 

Mehrere Mitarbeiter können Sie markieren, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und mit der Maus die gewünschten Mitarbeiter nacheinander anklicken. 

Hauptauswertung 

Mit der Hauptauswertung können Sie eine Zusammenfassung aller Daten machen. Dabei ist es möglich, die Daten eines ausgewählten Projektes zusammenzufassen oder auch projektübergreifend (alle Projekte) innerhalb eines beliebigen Zeitraumes. 

Projektspezifische Auswertung 

Wenn Sie eine Auswertung eines einzelnen Projektes machen möchten, sollten Sie zunächst unter „Projektauswahl“ rechts das gewünschte Projekt auswählen. Soll zusätzlich eine zeitliche Einschränkung gemacht werden, wählen Sie dieses erst danach links an. 

Projektübergreifende Auswertung 

Wählen Sie einfach links den Datumsbereich. Rechts unter “Auswahl Projekt” machen Sie keine Angabe. Beachten Sie, dass die projektübergreifenden Berechnungen aufwendig sind und lange dauern können (besonderes bei langen Zeiträumen über einen Monat). 

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Nach der Berechnung wählen Sie (im Reiter) die gewünschte Kostengruppe aus. Natürlich können Sie das Ergebnis auch ausdrucken oder in der Druckvorschau ansehen.262 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Materialnachweis 

Einen speziellen Materialnachweis braucht man öfters im Tiefbau und bei öffentlichen Aufträgen. Neben der reinen Auftragsabrechnung verlangen die Auftraggeber einen Nachweis über das eingesetzte Material. Im Tiefbau betrifft dies meist das “vergrabene” Material, da hier später nicht mehr “nachgemessen” werden kann. 

Wählen Sie einfach ein Projekt aus. Darunter wählen Sie das gewünschte Material an. Sie können auch “Alle Positionen” anwählen. Dann wird alles Material angezeigt, das für diese Baustelle verwendet wurde. 

Als zusätzliche Optionen können sie in der Tabelle den Lieferanten, die Rechnungs-Nr. sowie individuelle Kommentare darstellen lassen, welche sie natürlich auch drucken können. 

Bautagebuch / Rapport 

Sie können über diese Funktion für jeden Tag und jede Baustelle einen Tagesrapport ausdrucken lassen. Die in der Bautagebuch-Eingabe gemachten Wetter- und Arbeitsbeschreibungs-Angaben werden hier ebenfalls gedruckt, wie auch Stunden und Material für diesen Tag. 

Wählen Sie unter „Einzeldruck“ einen bestimmten Tag oder unter „NK-Rapport-Sammeldruck“ einen bestimmten Zeitraum den Sie im Tagebuch darstellen möchten.263 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Kalendarische Monatsauswertungen 

Die kalendarischen Monatsauswertungen sind sehr aufschlußreich und bieten volle Übersicht. Diese Auswertungsart ist für Mitarbeiter und Geräte verfügbar. 

In der Abbildung ist der Bildschirm mit dem Einzelprojekt “Wohnungsbau Gerste” abgebildet. Natürlich können Sie nach rechts “scrollen” um die restlichen Tage des Monats anzusehen.264 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Im unteren Ausdruck dasselbe, allerdings projektübergreifend. Sie sehen genau, auf welchen Baustellen/Gruppen der Mitarbeiter diesen Monat gearbeitet hat. 

Ausdruck (stark verkleinert!): 

11.9 Vergleich Vorkalkulation-Nachkalkulation 

Vor allem wenn Sie eine positionsweise Nachkalkulation (Zeitensplit) erstellt haben, können Sie hier eine positionsweise Auswertung ausgeben - dies funktioniert selbst dann, wenn Sie keine Vorkalkulation erstellt haben. 

Wenn Sie zusätzlich eine Vorkalkulation zu diesem Auftrag erstellt haben, wird automatisch Vor- und Nachkalkulation in allen Positionen miteinander verglichen. 

Von der Nachkalkulation gelangen Sie über das Menü „Auswertungen/Drucke“ und dem Punkt „Vergleich Vorkalkulation / Nachkalkulation“ in dieses Fenster.265 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Hier wählen Sie oben ein Nachkalkulations-Projekt aus - das Abrechnungs-LV erscheint und es ist möglich, alle Positionen auszuwerten oder nur die mit einem Häkchen markierten Positionen. 

Unten können Sie zwischen dem „Nur Zeitenvergleich“ und „Ausführlicher Vergleich“ wählen. Probieren Sie es einfach aus. Bei umfangreichen Projekten dauert die Ausgabe ein wenig, da viel und aufwendig gerechnet werden muss - also etwas Geduld. 

11.10 Rechnungsstellung aus Nachkalkulation 

Mit Baufaktura können Sie aus den eingegebenen Daten aus der Nachkalkulation automatisiert Rechnungen erstellen lassen. Hierbei können Sie auswählen, welche Daten aus der Nachkalkulation in die Rechnung übertragen werden sollen. Also Lohnkosten, Geräte- und/oder Materialkosten, Fremdleistungen und sonstige Kosten. Außerdem können Sie den Zeitraum angeben, in dem die Daten für die Übernahme enthalten sein sollen. Damit haben Sie mit wenigen Mausklicks eine Rapport- Rechnung erstellt. 

Wie Sie dabei vorgehen, wird Ihnen hier nun erklärt: 

Auswahl Zeitraum: Wählen Sie hier aus, welcher Zeitraum für die Datenübernahme gelten soll. Sie können entweder das Datum bei der Datumsauswahl für „von“ und „bis“ direkt angeben, oder über die Schnellauswahl-Schaltflächen anklicken. 

Wenn Sie das Datum geändert haben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche mit dem Fernglas um das Ergebnis zu aktualisieren. 

Auswahl Projekt: Im nächsten Schritt wählen Sie das Projekt aus, aus dem die Daten übernommen werden sollen. 

Im Feld Beschränkung kann ausgewählt werden, welche Projekte bei der Projektauswahl angezeigt werden sollen: 

Datumsgesteuert: Hier werden nur Projekte angezeigt, die zum aktuellen Datum noch nicht beendet wurden. Das Enddatum eines Projekts wird dabei aus der Projektverwaltung („Ende“-Spalte) geholt. 

Anzuzeigende Projekte: Bei dieser Auswahl werden alle Projekte aufgelistet, die in der 266 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

Projektverwaltung in der Spalte „Aktiv“ ein Häkchen haben. 

Alle Projekte: Mit dieser Auswahl werden alle Projekte angezeigt. Bei der Projektauswahl klicken Sie nun rechts auf den kleinen Pfeil nach unten und wählen dann aus der Liste das Projekt aus, von welchem die Daten übernommen werden sollen. 

Projekthistorie: Hier werden Ihnen in einer Liste die letzten verwendeten Projekte angezeigt und Sie können diese bequem übernehmen. 

Projektsuche: Wenn Sie sehr viele Projekte in der Nachkalkulation gespeichert haben, hilft Ihnen die Projektsuche das gewünschte Projekt schnell zu finden. 

Ergebnis: Das Ergebnis der Selektion aus Datumsbereich und Projekt wird Ihnen in den Tabellen im Bereich Ergebnis angezeigt. 

Lohnkosten: Die Tabelle zeigt Ihnen sämtliche Stunden und die dazugehörigen Mitarbeiter an, die in der Nachkalkulation innerhalb des ausgewählten Zeitraumes auf das ausgewählte Projekt eingegeben wurden. 

Über der Tabelle sehen Sie die Übernahmeoptionen: 

Unter „Art der Übernahme“ geben Sie an, ob die Stunden detailliert oder zusammengefasst in die Rechnung übernommen werden. Wenn Sie „Detailliert ...“ auswählen wird jede Zeile inkl. Name des Mitarbeiters ins Rechnungs-LV übernommen. Wenn Sie hingegen „Zusammengefasst ...“ auswählen, werden die täglichen Stunden der Abrechnungsgruppen zusammengefasst und diese ins LV übernommen. 

Rechts davon können Sie anklicken, ob die Preise übernommen werden sollen und wenn ja, können Sie noch angeben welchen Preis sie übernehmen möchten. 

Auslöse: Wenn Sie im angegebenen Zeitraum für Mitarbeiter Auslöse eingetragen haben, werden Ihnen diese in der Tabelle aufgelistet. 

Auch in dieser Tabelle können Sie oben angeben, ob die Preise in das Rechnungsdokument übernommen werden sollen. 

Gerätekosten: In dieser Tabelle sind die eingegebenen Gerätestunden aufgelistet. Rechts bei den Übernahmeoptionen können Sie angeben, ob die Preise übernommen werden sollen und daneben können Sie auswählen, welcher Preis übernommen werden soll. 

Materialkosten: Die erfassten Materialien werden in dieser Tabelle angezeigt. Über der Tabelle gibt es bei den Übernahmeoptionen die Auswahl Art der Übernahme: 

Keine Materialzusammenfassung bedeutet, dass die Materialien genau so in die Rechnung übernommen werden wie sie in der Tabelle aufgelistet sind. Wenn Sie die Auswahl Identische Materialien zusammenfassen ausgewählt haben werden diese Tageweise zusammengefasst. Rechts daneben gibt es auch hier die Option, ob die Preise übernommen werden sollen oder nicht. 

Fremdleistungen / Sonstige Kosten: Diese Tabellen beinhalten die Eingaben zu Fremdleistungen und sonstigen Kosten, die auf das Projekt erfasst wurden. Auch hier kann gewählt werden, ob die Preise übernommen werden sollen oder nicht. 

Übernahme-Auswahl: Bei der Übernahme-Auswahl können Sie für jede Kostenart angeben, ob diese in die Rechnung übernommen werden soll. Alle Kostenarten, die angeklickt sind werden übernommen. 

Rechnungsübernahme: Hier wählen Sie aus, ob die Daten in ein neues LV-Dokument übernommen werden sollen, oder in das aktuelle LV-Dokument. Die Auswahl „Übernahme in das aktuelle LV-Dokument“ steht natürlich nur zur Verfügung wenn sie aktuell ein Dokument geöffnet haben. Ist dies der Fall, werden die Daten aus der Nachkalkulation bei der Übernahme an bereits vorhandene Positionen angehängt. 

Zum Start der Übernahme klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten in LV-Dokument übernehmen“. 267 Kapitel 11 - Nachkalkulation 

11.11 SB-Modus (Mitarbeiter geben Zeiten selbst ein) 

Was ist der SB-Modus? 

Warum soll eigentlich die tägliche Arbeitsstundenerfassung der Chef oder das Büropersonal machen? 

Es geht auch einfacher: Die Mitarbeiter erfassen die Stunden selbst. Zugegeben, das funktioniert nicht in jedem Betrieb, aber in vielen Handwerksbetrieben oder Bauunternehmen wird dies praktiziert. 

Sie werden nun vielleicht sagen, die Mitarbeiter vergessen dies oder machen es schlampig. 

Auch kein Problem - denn die Lohnabrechnung der Stunden basiert auf den Eintragungen der Mitarbeiter - wenn hier Stunden vergessen ist. 

Also steht dem Vorhaben nichts mehr im Weg. Sie brauchen lediglich einen Computer, der so platziert ist, dass jeder Mitarbeiter kurz seine Arbeitsstunden den Baustellen zuweisen kann. Die Projekte selbst werden natürlich vom Büropersonal vorher angelegt. 

Da aber die Mitarbeiter keinen Zugriff auf andere Daten haben dürfen und auch nicht sehen dürfen, was andere Mitarbeiter eingetragen haben, gibt es den speziellen SB-Modus. 

In der Mitarbeiterverwaltung kann jedem Mitarbeiter ein Passwort zugewiesen werden. Nur mit dem Kurznamen und dem Passwort, das nur dem jeweiligen Mitarbeiter bekannt gemacht wird, kann er sich einloggen und seine eigenen Stunden eintragen. 

Bedienung SB-Modus 

Bevor Ihre Mitarbeiter den SB-Modus benutzen können, müssen Sie oder der Administrator dieser Software für jeden Mitarbeiter ein separates Passwort vergeben. Dies machen Sie in der Nachkalkulation und dort im Menüpunkt „Mitarbeiter“. In diesem Ihnen bekannten Fenster können Sie in der letzten Spalte ein SB-Passwort vergeben. 

Dies könnte so aussehen: 

Um die Bedienung des SB-Modus zu starten, gehen Sie vom Basisfenster über das Menü „Sonstiges“. Dort klicken Sie den Punkt „Nachkalkulation Selbstbedienungs-Zeiterfassung“. 

Sie kommen in das „Anmeldefenster“ des SB-Modus. Die Mitarbeiter können sich hier einloggen und die Daten eingeben. Nach dem Verlassen der Datenerfassung, gelangt man wieder zurück in dieses Fenster und der nächste Mitarbeiter kann sich einloggen und seine Stunden erfassen.