E-Mail Versand

INHALTSVERZEICHNIS

• Übersicht E-Mail-Fenster 
• E-Mail-Einstellungen 
• Test der Internet-Verbindung 
• E-Mail-Zugangsdaten 
• E-Mail-Versand testen 

Übersicht E-Mail-Fenster 

Das E-Mail-Fenster wurde bewusst im gleichen Stil wie das Brieftext-Fenster gehalten. Deshalb ist die Bedienung weitgehend identisch zum Brieftext. Lediglich die Erfassung der E-Mails sowie die Angabe des Empfängers ist etwas unterschiedlich.

Wenn Sie sich nicht bereits den Brieftext angeschaut haben, sollten Sie dies nun kurz nachholen, da sich hier im wesentlichen alles vom Brieftext wiederholt und deshalb nicht erneut erklärt wird. 

Auch bei den E-Mails gibt es den „neutralen“, „kundenbezogenen“ oder „auftragsbezogenen“ Aufruf entsprechend dem Brieftext. Beides machen Sie im Menü „Funktionen“ unter dem Punkt „E-Mail“.

E-Mail-Einstellungen 

Im Gegensatz zum Brieftext müssen Sie vor dem E-Mail-Versand die Online-Einstellungen tätigen, damit der Versand glückt.

Gehen Sie dazu oben im Menü auf „E-Mail-Einstellungen“. Sofort öffnet sich folgendes Fenster:

Test der Internet-Verbindung 

Normalerweise versucht das System über eine vorhandene DSL-Verbindung eine E-Mail zu versenden. Auch eine offene Verbindung über VPN oder eine andere Technik geht im Normalfall.

Mit der Schaltfläche „Internet-Verbindungstest starten“ testen Sie, ob prinzipiell eine gültige Internet Verbindung existiert. Dies hat auch nichts mit den untenstehenden E-Mail-Einstellungen zu tun - diese dürfen auch noch leer sein wenn Sie diesen Test machen.

E-Mail-Zugangsdaten 

Ihr Name: Geben Sie Ihren Vor- und Nachname bzw. den Firmenname ein. Dieser Name wird beim Empfänger im Postfach angezeigt.

Ihre E-Mail-Adresse: Geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse ein.

SMTP-Postausgangsserver: Hier geben Sie den Namen des Postausgangsservers von Ihrem E-Mail Anbieter ein. Sollte Ihnen dieser nicht bekannt sein, fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach.

Port-Nummer: Hier muss die Portnummer des Postausgangsservers eingetragen werden. Auch diesen Wert erhalten Sie auf Nachfrage von Ihrem E-Mail Anbieter.

Benutzername und Kennwort: Hier tragen Sie bitte den Benutzernamen und das Kennwort ein, das Sie bei Ihrem E-Mail Anbieter für den Versand von E-Mails hinterlegt haben.

Nur wenn diese Angaben mit den bei Ihrem Anbieter hinterlegten übereinstimmen, wird der E-Mailversand problemlos funktionieren.

Lesebestätigung: Wird diese Option ausgewählt, kann Ihnen das E-Mail-Programm des Empfängers eine Lesebestätigung per E-Mail zurücksenden, sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet hat und der Empfänger dem Sender der Lesebestätigung zugestimmt hat.

Dies ist nur die Vorwahl-Grundeinstellung. Sie können für jede E-Mail separat die Einstellung ändern. 

SSL-Verschlüsselung: Die E-Mail wird verschlüsselt versandt; d.h. irgendwelche Schadprogramme können nicht oder zumindest nicht so einfach auf dem Übertragungsweg eine solche E-Mail abgreifen.

Kopie an den E-Mailabsender: Ist diese Option angeklickt, wird jede E-Mail die Sie versenden automatisch als Kopie an die Adresse versandt, die Sie hier hinterlegt haben. So stehen alle in baufaktura versandten E-Mails auch in Ihrem Standard-E-Mail-Programm (z.B. MS-Outlook) als Kopie zur Verfügung. 

Fußtext (Absenderadresse): Den Fußtext sollten Sie unbedingt angeben. Dieser wird in jede E-Mail automatisch einfügt. Der Fußtext besteht in der Regel aus Ihrer kompletten Adressangabe. Nur so sieht der Empfänger die komplette Anschrift von Ihnen bzw. Ihrer Firma. 

E-Mail-Versand testen 

Haben Sie alles ausgefüllt, können Sie mit dieser Schaltfläche eine Test-E-Mail an sich selbst senden. Erscheint hier bereits eine Fehlermeldung, sind Ihre Angaben oder die Internet-Verbindung nicht in Ordnung. 

Wenn keine Fehlermeldung erscheint, können Sie in Ihrem normalen E-Mail-Programm schauen, ob die Test-E-Mail angekommen ist. Wenn die Email ankommt, sind Ihre Einstellungen in Ordnung.