Summen/Zuschläge/Abschlagsrechnungen/Zahlungstabelle

Geändert am So, 8 Jun um 8:40 NACHMITTAGS

Im Reiter „LV-Aufstellung“ sehen Sie alle Positionen. Was allerdings noch fehlt sind die Endsummen, eventuelle Rabatte oder Zuschläge, sowie (nur bei Rechnungen) der Abzug von schon erstellen Abschlagsrechnungen oder die Aufstellung von erhaltenen Zahlungen.

Alle diese Funktionen finden Sie oben im Reiter „Summen / Zuschläge / AZ‘s“.

Positionsauswahl

Ganz oben in diesem Reiter ist standardmässig angeklickt „Alle LV-Positionen berücksichtigen“. In aller Regel sollte man und braucht diese Einstellung nicht zu ändern.

Wie Sie ja bereits wissen sollten, gibt es in der LV-Aufstellung in der ersten Spalte die Möglichkeit, beliebige Zeilen zu markieren. Um festzustellen, wie hoch die Summe(n) dieser zuvor markierten Zeilen ist, können Sie oben „Nur markierte LV-Positionen berücksichtigen“ anwählen.

Zu-/Abschläge

„Zu- oder Abschläge“ sind z.B. Rabatte, Abgebote, Nachlässe aber auch Gebühren oder sonstige Beiträge.

Diese Zu-/oder Abschläge können Sie beliebig bezeichnen. Die Zu-/Abschläge können prozentual oder als direkter Geldbetrag eingegeben werden.

Es stehen drei Netto-Zu-/Abschläge vor der Mehrwertsteuerberechnung sowie zwei weitere Brutto-Zu-/ Abschläge nach der Mehrwertsteuerberechnung zur Verfügung.

In der ersten Spalte finden Sie die jeweilige Zwischensumme, aus der die nachfolgende Berechnung stattfindet. Rechts daneben wählen Sie z.B. „Rabatt“ oder „Abgebot“ aus, oder Sie geben manuell eine Bezeichnung ein. In der nächsten Spalte wählen Sie „Prozentual“ für die Eingabe eines Prozentsatzes. Soll der Zu-/Abschlag als direkter Geldbetrag eingegeben werden, wählen Sie hier „Pauschal“.

Dann müssen Sie bei „Wert“ nur noch den Prozentsatz oder den Betrag eingeben. Um einen Abzug (z.B. Rabatt, Abgebot usw.) zu machen, müssen Sie unbedingt eine negative Zahl (z.B. „-7,5“) eingeben. Eine normale (positive) Zahl wird immer als Zuschlag behandelt. Die Prozentzahl ist nach dem Komma 3-stellig einzugeben, Bsp.: -1,456%.

Teilanforderung

Über die Teilanforderung können Sie einen Prozentsatz der Gesamtsumme als Teilbetrag ansetzen. Wenn Sie z.B. einen Zahlungsplan ausgehandelt haben, der vorsieht, dass nach Abschluss bestimmter Arbeiten ein Teilbetrag von z.B. 25% aus der Gesamtsumme abgerechnet werden soll, können Sie das mit dieser Funktion tun. Tragen Sie dazu einfach den gewünschten Text für die Anforderung ein und wählen Sie rechts davon den Prozentsatz aus. Sie können einen Prozentsatz auch manuell eingeben.

Rundungszuschlag auf MwSt.

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, die MwSt um einen Cent zu erhöhen. Dies hat den Hintergrund, dass bestimmte Bruttobeträge nicht genau erreicht werden können. Da baufaktura immer vom Nettobetrag aus rechnet, kommt es vor, dass z.B. der Bruttobetrag von 17.000,00 Euro nicht erreicht werden kann. Entweder kommt 16.999,99 heraus oder 17.000,01. Wenn Sie also den Bruttobetrag von 16.999,99 haben, aktivieren Sie diese Option und die MwSt wird um einen Cent erhöht, so dass dann genau 17.000,00 herauskommt.

Mehrwertsteuer-Sätze/Berechnung

Aus dem Kapitel „LV-Aufstellung“ wissen Sie bereits, wie man einzelnen Positionen unterschiedliche Mehrwertsteuersätze zuordnen kann. Die entsprechenden Summen finden Sie hier. Die Mehrwertsteuersätze können hier nicht direkt geändert werden (ausser auf „0,00“). Dies kann man in den gesetzlichen Grenzen in den Grundeinstellungen der Software machen.

Wenn Sie „Nettorechnung ausstellen (§13b UStG)“ anklicken, wird eine Nettorechnung nach §13b ausgestellt. Diese ist in der Regel notwendig, wenn Sie eine Rechnung an andere Firmen ausstellen.

Abzuziehende Abschlagsrechnungen

Nur in Dokumenten vom Typ „Abschlagsrechnung“ oder „Rechnung“ steht die Abschlagszahlungs- Aufstellung zur Verfügung.

Wenn Sie Rechnungen oder Abschlagsrechnungen von einer vorherigen Rechnung kopieren (und dann die Massen/Positionen entsprechend dem Baufortschritt erweitern), werden die vorherigen Abschlagsrechnungen hier automatisch eingetragen. Man muss also im Normalfall hier nichts machen.

Neben diesem Automatismus können hier aber auch manuell gestellte Rechnungen eingetragen werden.

Dazu füllt man einfach die Tabelle aus. Jede Zeile steht für eine vorherige Abschlagsrechnung. Die Summe aller aufgeführten Abschlagsrechnungen wird von der aktuellen Rechnungssumme abgezogen und man erhält so die Restsumme, die in Rechnung gestellt wird.

Da das System unterschiedliche MwSt.-Sätze innerhalb einer Rechnung verarbeiten kann, ist die MwSt. stets getrennt anzugeben! Falls keine unterschiedlichen MwSt.-Sätze im LV sind, wird nach Eingabe von „Re-Netto“ oder „Re-Brutto“ der Rest automatisch anhand der Standard-MwSt. berechnet. Dabei wird das grüne Feld „Autom. MwSt.-Berechnung“ angezeigt.

Alle Abschlagsrechnungen, die unter der zweiten Spalte „Referenz“ eine vierstellige Nummer tragen, wurden automatisch beim Übernahmevorgang einer vorherigen Rechnung eingetragen. Ausser den Abzügen und dem Kommentar, kann bei diesen Zeilen nichts geändert werden. Falls sich nachträglich eine Abschlagsrechnung ändert, muss diese Zeile mit einem Klick auf die entspr. Schaltfläche automatisch werden. Dann muss man jedoch in der Regel auch alle nachfolgenden Zeilen aktualisieren.

Automatische Zeilen (mit Referenz) können jederzeit gelöscht werden und durch eine „manuelle“ Zeile ersetzt werden.

Beschreibung der Spalten:

Lfd

Fortlaufende Nummer - nicht änderbar.

Referenz

Ist hier ein Eintrag vorhanden, wurden die Daten automatisch von der vorherigen Rechnungsstellung übernommen. Dieses Feld ist nicht änderbar.

Rechn-Bezeichnung

Geben Sie die Bezeichung der gestellten Abschlagsrechnung ein.

Rechn-Nr.

Geben Sie die Rechnungsnummer der gestellten Abschlagsrechnung ein. Keine Eingabe möglich bei automatischer Eintragung mit „Referenz“.

Re-Datum

Geben Sie das Rechnungsdatum der gestellten Abschlagsrechnung ein. Keine Eingabe möglich bei automatischer Eintragung mit „Referenz“.

Re-Netto

Geben Sie den Nettobetrag (ohne MwSt) der Abschlagsrechnung ein. Der Bruttobetrag wird automatisch berechnet. Keine Eingabe möglich bei automatischer Eintragung mit „Referenz“.

Re-MwSt

Da die Software Rechnungen mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen in der Aufstellung verarbeiten kann, müssen Sie hier den Mehrwertsteueranteil der Abschlagsrechnung eingeben. Der Bruttobetrag wird automatisch berechnet. Keine Eingabe möglich bei automatischer Eintragung mit „Referenz“.

Re-Brutto

Geben Sie den Bruttobetrag der Abschlagsrechnung ein. Dieser wird normalerweise automatisch berechnet. Die Eingabe kann jedoch überschrieben werden. Keine Eingabe möglich bei automatischer Eintragung mit „Referenz“.

Korr. Netto

Hier tragen Sie die Nettosumme (ohne Mwst.) eines unberechtigten Abzuges ein. Mit „unberechtigter Abzug“ ist nicht das Skonto oder der Sicherheitseinbehalt gemeint, sondern ein unberechtigter direkter Abzug von der Rechnung (z.B. nicht vollständig bezahlte Rechnung).

Bitte tragen Sie die Zahl mit einem vorangestellten Minus-Zeichen ein. Nur dann ist es korrekt.

Bei berechtigten Abzügen dürfen Sie hier nichts eingeben. Ebenso nicht bei Abzug von Skonto oder Sicherheitseinbehalt.

Näheres zu berechtigten/unberechtigten Abzügen von Abschlagsrechnungen finden Sie im extra Kapitel „15.8 Weiteres zu Abschlagsrechnungen / -Zahlungen“

Korr. MwSt.

Da diese Software unterschiedliche MwSt.-Sätze in einer Rechnung verarbeiten kann, ist hier der MwSt.- Anteil des berechtigten Abzuges von Hand einzutragen. Dem Eintrag muss auch hier ein Minuszeichen vorangestellt werden.

Korr. Brutto

Wird normalerweise automatisch nach Eingabe von „Korr. Netto“ und „Korr MwSt“ eingetragen. Der Wert kann auch überschrieben werden. Dem Eintrag muss auch hier ein Minuszeichen vorangestellt werden.

Ankreuzen, wenn der nachfolgende Kommentar auf dem Drucker gedruckt werden soll.

Kommentar

Kommentar kann für interne Zwecke genutzt oder auf der Rechnung mitgedruckt werden.

Beschreibung der Schaltflächen:

Zeile einfügen

Fügt eine neue Zeile vor der aktuellen Zeile ein.

Zeile löschen

Löscht die aktuelle Zeile unwiderruflich.

AZ-Zeile aktualisieren

Nur bei Zeilen mit automatischer Eintragung. Falls Sie nachträglich an einer bereits erstellten und gedruckten Abschlagsrechnung eine Änderung vorgenommen haben, wird dies aus technischen Gründen hier nicht automatisch aktualisiert. Sie können die Aktualisierung der aktuellen Zeile jedoch hiermit durchführen.

Aktualisieren Sie eine Zeile, sollten auch die nachfolgenden Zeilen aktualisiert werden, da sich evtl. auch dort Veränderungen ergeben haben!

Details zur akt. Abschlagsrechnung

Nur bei Zeilen mit automatischer Eintragung. Hier werden Details zu dieser Abschlagsrechnung angezeigt.

AZ aus Auftrag holen

Hier werden die Summen der bisherigen Rechnungen dieses Auftrags aufgelistet. Sie können von dort eine Zeile übernehmen und hier als Abschlagsrechnung in die Tabelle eintragen lassen.

Summenanzeige AZ‘s

Hier werden die Nettosumme, die MwSt.-Summe sowie die Bruttosumme der Abschlagsrechnungs- Aufstellung angezeigt.