Arbeiten mit Jahresverträgen

Allgemeines zu Jahresverträgen 

Jahresverträge werden in vielen Bau- und Handwerksbranchen eingesetzt. Diese sind praktisch, weil nicht für jedes Projekt neue Preisverhandlungen gemacht werden müssen. Jahresverträge schließt man oft mit öffentlichen Auftraggebern - aber auch mit grossen Firmen oder Konzernen ab. 

Dabei werden Preise für ein umfangreiches Leistungsverzeichnis sowie für Stundenlohnarbeiten (Regiearbeiten) definiert. Diese Preise gelten dann für einen bestimmten Zeitraum (meist ein- oder zwei Jahre - deshalb „Jahresverträge“). 

Ein gutes Beispiel für Jahresverträge sind das Gewerk „Rohrleitungsarbeiten“ für Gemeinden. 

Da nicht für jeden Rohrbruch oder jeden Neuanschluss Angebote eingeholt werden können, wird mit einem oder manchmal auch zwei Bauunternehmen ein Jahresvertrag abgeschlossen, in dem oft mehrere hundert Leistungen und Regiearbeiten festgeschrieben sind. 

Wird dann von der Gemeinde ein Auftrag (z.B. Rohrbruch) vergeben, kann bzw. muss der Unternehmer sofort mit den Bau- oder Reparaturarbeiten beginnen. Von dem umfangreichen Leistungsverzeichnis werden für solche Kleinbaustellen meist nur wenige Positionen benötigt. Diese werden dann auf Preisbasis des Jahresvertrages abgerechnet. 

Und genau das ist die Stärke dieser Software. Man definiert z.B. einfach für den Kunde „Gemeinde Musterhausen“ ein LV-Dokument (Angebot oder Aufstellung) und macht dieses Dokument zu einem Jahresvertrag. 

In einem konkreten Auftrag für diese Gemeinde legt man ein neuen Auftrag an und schreibt Rapporte. In der Rechnung werden dann nur die tatsächlichen Leistungen aufgeführt. In baufaktura können beliebig viele Jahresverträge angelegt und verwaltet werden. 

Vorgehensweise bei JV-Abrechnungen 

Schritt 1 (einmalig für jeden Jahresvertrag) 

Das Jahresvertrags-Leistungsverzeichnis legen Sie als neuen Auftrag bei dem entsprechenden Kunden an. Nennen Sie den Auftrag z.B. „Jahresvertrag Müller 2022“. 

Verwenden Sie als Dokument z.B. ein „Angebot“ oder eine „Aufstellung“ - nicht jedoch eine Rechnung. 

Schritt 2 (für jede Jahresvertrags-Abrechnung) 

Legen Sie nun für den Kunden den konkreten Auftrag (z.B. Rohrbruch) an. Normalerweisen erstellen Sie einen neuen Auftrag und dann ein Dokument „Rechnung“. Diese ist natürlich nun noch leer.  

Schritt 3 (einmalig für jeden Jahresvertrag) 

Das System weiß nun noch nicht, dass das eingegebene Leistungsverzeichnis ein Jahresvertrag ist. Gehen Sie nun in die „Regieberichte (Rapporte)“, dann oben auf das „Regie-Menü“, dann auf „Jahresvertrag auswählen“. Da in der Liste noch kein Jahresvertrag bzw. der gewünschte JV nicht vorhanden ist, müssen Sie nun hier den Jahresvertrag aufnehmen. 

Dies geht oben unter „Neues Jahresvertrags-LV aufnehmen“. Wählen Sie hier das in Schritt 1 erstellte Dokument aus dem entsprechenden Auftrag aus. Diesen „Schritt 3“ müssen Sie nur ein einziges Mal machen. Wenn Sie nach einem Jahr einen neuen Vertrag abschließen, legen Sie ein neues LV an und wiederholen diesen Vorgang. 

Schritt 4 (für jede Jahresvertrags-Abrechnung) 

In dieser Liste mit den Jahresverträgen („Regie-Menü“ - „Jahresvertrag auswählen“) markieren Sie den zu Ihrem aktuellen Auftrag „passenden“ Jahresvertrag und klicken links unten auf „Übernahme des markierten Vertrages“. Danach gelangen Sie wieder zurück in das Fenster der Rapporte. 

Diesen Schritt 4 müssen Sie für jeden Einzelauftrag durchführen, bei denen ein Jahresvertrag zugrunde liegt. 

Schritt 5 (für jede JV-Abrechnung) 

Wenn Sie mit Jahresverträgen arbeiten, brauchen Sie keine Positionen in Ihrem Rechnungs-LV vorschreiben. Geben Sie einfach direkt die Rapporte ein. 

Wenn Sie in der Erfassungstabelle auf der Spalte „PosNr“ stehen, wird unten das Leistungsverzeichnis eingeblendet. Klicken Sie dann dort auf den rechten Reiter „Jahres-LV“. 

Dann finden Sie dort alle Leistungen aus dem Jahresvertrag. Suchen Sie dort die gewünschte Leistung und übernehmen Sie diese in die Tabelle. Wenn Sie die Positionsnummer wissen, können Sie im Rapport auch sofort die Positionsnummer eingeben. 

Wird in Ihren Rapporten eine Position aus dem Jahres-LV übernommen, wird diese Position automatisch in Ihr Abrechnungs-LV kopiert. D.h. Sie haben die aufgerufenen Positionen (und auch nur diese) in Ihrer aktuellen Rechnung. 

Zusammenfassung

Schritt 1 und Schritt 3 sind die Vorbereitungen für die Erfassung und die einmalige Festlegung des Jahresvertrags-LV. Diese Schritte braucht man z.B. nur jährlich bei einem neuen Jahresvertrag machen. 

Schritt 2, Schritt 4 und Schritt 5 müssen Sie bei jeder Abrechnung durchführen, bei denen ein Jahresvertrag die Grundlage ist.