baufaktura App – Häufige Fragen für Interessenten und Anwender

Mit der baufaktura App erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Material und Bautagebücher direkt auf der Baustelle mit dem Smartphone. Die Daten landen ohne Abtippen in baufaktura im Büro. Dieser Artikel beantwortet die häufigsten Fragen, die uns Interessenten vor der Einführung stellen.

? Kurz gesagt: Die App ist die mobile Ergänzung zu baufaktura. Sie ersetzt Stundenzettel und Notizblock auf der Baustelle. Ausgewertet wird weiterhin in baufaktura, zum Beispiel in der Nachkalkulation und im Arbeitszeitnachweis.

Allgemeines

Was kann die baufaktura App?

Die App bündelt die Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter unterwegs erledigen:

• Zeiterfassung – Arbeitszeiten manuell eintragen oder per Stoppuhr automatisch mitlaufen lassen, Pausen buchen, Zeiten einem Projekt und einer Arbeitsart (Projektarbeit, Fahrzeit, Ladezeit) zuordnen.
• Fehlzeiten – Urlaub, Krankheit, Schlechtwetter, Feiertag, Fortbildung, Kind krank und weitere Abwesenheitsarten erfassen.
• Material und Geräte – verbrauchtes Material und eingesetzte Geräte direkt zur Buchung erfassen.
• Zeiten per KI erfassen – Arbeitszeiten in natürlicher Sprache eingeben, zum Beispiel „Montag 8 bis 16 Uhr, 30 Minuten Pause, Projekt Musterstraße“. Die App erkennt daraus die Einträge und zeigt eine Vorschau zur Kontrolle.
• Kolonnenbuchung – der Kolonnenführer bucht die Zeiten für die gesamte Kolonne in einem Schritt.
• Bautagebuch – Tagesberichte mit Wetter, Arbeitsbeschreibung, besonderen Vorkommnissen, Fotos und Skizzen anlegen. Das Wetter kann automatisch anhand des Standorts ermittelt werden.
• Meine Aufgaben – zugewiesene Aufgaben einsehen, nach Status filtern und den Status direkt in der App ändern.
• Projektauskunft – Projektadresse, Dokumentation und Aufgaben zum Projekt nachschlagen und die Navigation zur Baustelle starten.
• Gebuchte Zeiten – die eigenen Zeiten nach Tag, Woche oder Monat kontrollieren und als Datei exportieren.

Für wen ist die App gedacht?

Für alle Mitarbeiter, die ihre Zeiten bisher auf Papier oder per Nachricht ins Büro melden: Monteure, Bauleiter, Kolonnenführer und Auszubildende. Die Auswertung und Abrechnung bleibt im Büro in baufaktura.

Brauche ich baufaktura, um die App zu nutzen?

Ja. Die App ist eine Erweiterung von baufaktura. Mitarbeiter und Projekte werden in baufaktura angelegt und für die App freigegeben. Die gebuchten Zeiten fließen zurück in baufaktura und stehen dort in der Nachkalkulation und im Arbeitszeitnachweis zur Verfügung.

Geräte und Systemvoraussetzungen

Auf welchen Geräten läuft die App?

Die App gibt es für Android und für iPhone und iPad. Sie wird über die offiziellen App-Stores installiert.

⚠️ Ältere Geräte: Geräte mit Android 11 oder älter sowie iPhones, die kein iOS 16.4 mehr erhalten, können die App nicht installieren. Prüfen Sie vor der Anschaffung von Firmengeräten die Betriebssystemversion.

Läuft die App auch auf dem PC oder Mac?

Nein. Die App ist ausschließlich für Smartphones und Tablets gedacht. Am Arbeitsplatz im Büro arbeiten Sie mit baufaktura unter Windows.

Brauchen die Mitarbeiter ein Firmenhandy?

Nicht zwingend. Die App läuft auf jedem geeigneten Smartphone, auch auf einem privaten Gerät. Jeder Mitarbeiter meldet sich mit seinen eigenen Zugangsdaten an. Nach dem Abmelden bleiben keine Firmendaten auf dem Gerät.

Welche Berechtigungen benötigt die App?

• Internet – für Anmeldung und Übertragung der Daten.
• Standort – optional, um die Adresse der Baustelle oder das Wetter im Bautagebuch automatisch zu ermitteln.
• Benachrichtigungen – optional, für die Erinnerung, wenn die automatische Zeiterfassung noch läuft.
• Kamera und Fotos – optional, für Fotos und Skizzen im Bautagebuch.
• Speicher – für den Export der eigenen Zeiten als Datei.

Alle optionalen Berechtigungen fragt die App erst ab, wenn die Funktion zum ersten Mal genutzt wird.

Zusammenspiel mit baufaktura

Wie kommen die Zeiten ins Büro?

Der Mitarbeiter erfasst seine Zeiten über den Tag und schickt den Tag anschließend mit „Tag absenden“ ab. Die App prüft die Einträge auf Überschneidungen, fehlende Projekte und inaktive Projekte und überträgt sie dann an baufaktura. Dort erscheinen die Buchungen in der Nachkalkulation und im Arbeitszeitnachweis.

Was muss im Büro vorbereitet werden?

1. In baufaktura die Option „App-Unterstützung aktivieren“ einschalten.
2. In der Mitarbeiterverwaltung die Mitarbeiter für die App anlegen. Nur angelegte Mitarbeiter können sich in der App anmelden.
3. In der Projektverwaltung die Projekte für die App anlegen, auf die gebucht werden soll. Abgeschlossene Projekte müssen nicht erfasst werden.

Kann das Büro gebuchte Zeiten nachträglich korrigieren?

Ja. In baufaktura werden alle gebuchten Zeiten aus der App angezeigt. Dort können Buchungen hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Die Änderungen werden zurück in die App übertragen.

Kann der Mitarbeiter abgeschickte Zeiten selbst ändern?

Ein abgeschickter Tag ist in der App abgeschlossen und kann vom Mitarbeiter nicht mehr bearbeitet werden. Wie viele zurückliegende Tage vor dem Absenden noch bearbeitet werden dürfen, legt die Einstellung „Editierbare Tage“ fest.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Der Mitarbeiter wird in baufaktura für die App blockiert. Er kann sich dann nicht mehr anmelden. Seine bisherigen Buchungen bleiben für die Auswertung erhalten.

Betrieb im Alltag

Funktioniert die App ohne Internet?

Zeiten, Pausen, Fehlzeiten und Bautagebücher können ohne Verbindung erfasst werden. Sie werden auf dem Gerät zwischengespeichert. Für die Anmeldung, das Absenden eines Tages, das Abrufen der gebuchten Zeiten sowie für Standort- und Wetterermittlung ist eine Internetverbindung nötig.

⚠️ Wichtig: Beim Abmelden oder beim Ändern des Passworts gehen noch nicht abgeschickte Buchungen verloren. Mitarbeiter sollten den Tag deshalb absenden, bevor sie sich abmelden.

Wie funktioniert die automatische Zeiterfassung?

Der Mitarbeiter startet bei Arbeitsbeginn die Stoppuhr, drückt bei Pausen auf „Pause“ und beendet die Erfassung bei Arbeitsende. Läuft die Erfassung noch, erinnert die App per Benachrichtigung daran. Erfassungen über mehrere Tage werden automatisch in Tageseinträge aufgeteilt.

In welchen Sprachen ist die App verfügbar?

Die App ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Sie richtet sich nach der Spracheinstellung des Geräts.

Wie werden Updates verteilt?

Updates kommen über den Google Play Store und den Apple App Store. Beim Start prüft die App, ob eine neue Version vorliegt, und weist darauf hin. Neuerungen werden nach dem Update im Versionsverlauf in der App angezeigt.

Wie sicher sind die Daten?

Die Übertragung zwischen App und Server erfolgt verschlüsselt. Die Anmeldung ist an persönliche Zugangsdaten gebunden, für Passwörter gelten Mindestanforderungen an Länge und Zeichen. 

So starten Sie mit der App

1. App-Freischaltung für Ihre baufaktura-Lizenz beim Vertrieb anfordern.
2. In baufaktura die App-Unterstützung aktivieren sowie Mitarbeiter und Projekte für die App anlegen.
3. Die App „baufaktura“ aus dem Google Play Store oder Apple App Store auf die Geräte der Mitarbeiter laden.
4. Mitarbeiter melden sich mit ihren Zugangsdaten an und buchen ihren ersten Tag.
5. Im Büro die eingegangenen Zeiten in baufaktura kontrollieren.